資料夾

1 · 每位客戶都有兩個分區

打開一位客戶會看到兩個區域。上面掛著客戶名字的是 Shared，裡面的東西客戶全看得到。下面是 Internal——你的筆記、檢查表、還沒送出的草稿。

分區是唯一決定可見性的因素，沒有逐份文件的分享開關。

• 把文件拖進 Internal——客戶就看不到了。
• 把它往上拖到 Shared——客戶就看得到。

兩個分區都不能改名或刪除，也沒有資料夾裡的資料夾。客戶的結構永遠就是兩層。

2 · 資料夾怎麼出現

多數資料夾會自己出現。你替客戶建立的文件，會落進對應其範本資料夾的那個資料夾；客戶還沒有的話就當場建一個。透過分享連結送出的文件是例外：它直接進到 Shared 分區。

你也可以在初次會面前先建好，客戶來的時候東西就都備妥了。資料夾依你拖曳的順序排列，每位客戶各自獨立。

3 · 資料夾裡的一列是什麼

一列不一定是文件，有時候它是「建立一份文件」的入口。是哪一種，取決於文件類型。

• 表單 — 建立動作，灰色、帶一個加號。每點一次就產生一份新副本。
• 資料 — 就是文件本身，即使還沒有人打開過。每個資料夾一份，點下去就進入那份文件。
• 協議 — 與資料相同：每個資料夾一份，那一列就是文件。
• 發布 — 唯讀的閱讀入口。每位客戶打開的都是同一份。

四種可以自由混在同一個資料夾裡：反覆寄出的客戶資料表、你們共同維護的紀錄、所有人都要讀的條款。

4 · 移動

在同一位客戶之內，列可以拖到別的資料夾，也可以拖到另一個分區。

把一列拖到已經有同一份範本的資料夾上，兩列都會保留——同一份範本可以在同一個資料夾裡出現不只一次。

跨資料夾則想放幾次都行——一個物件一個資料夾、一個案子一個資料夾，各自跑同一組文件。

5 · 資料夾與範本資料夾

一個資料夾跟隨一個範本資料夾，你可以從資料夾選單改指到別的範本資料夾，或解除連結。之後把範本資料夾改名不會改到既有的客戶資料夾，只有新建的會用新名字。

刪除範本資料夾會解除所有跟隨它的客戶資料夾的連結，並從每一個客戶資料夾移除它的列，不論那些列被拖到了哪裡——表單的建立列、還沒有人打開過的資料或協議列，以及發布的閱讀入口。已經建立的文件會留在原處。