Clients
Un client est une des personnes ou organisations avec qui vous travaillez : un patient, un acheteur, un locataire, un élève. Ils n'ont jamais besoin d'un compte Pocper, et la plupart arrivent sans que vous fassiez quoi que ce soit.
1 · Comment les gens arrivent
La plupart des clients se créent tout seuls. Quelqu'un ouvre un lien que vous avez envoyé et commence le document ; Pocper crée la fiche client à ce moment-là, avant même que le document soit rempli, et y classe le document. Si le lien ne demandait ni nom ni courriel, la fiche s'affiche comme « Nouveau client » jusqu'à ce que vous la modifiiez.
Vous pouvez aussi ajouter quelqu'un à la main avant un premier rendez-vous, pour que ses documents soient prêts à son arrivée. Un nom suffit ; le courriel est facultatif et c'est lui qui permet de lui envoyer plus tard un lien vers le portail.
Si un lien de partage n'a pas l'archivage automatique activé, chaque document commencé depuis ce lien crée un nouveau client, même par quelqu'un qui a déjà rempli le même formulaire. Activez-le pour un formulaire que vos habitués utilisent régulièrement. Si des doublons finissent par s'accumuler, deux fiches client peuvent être fusionnées.
2 · Retrouver quelqu'un
La liste des clients est consultable par recherche et paginée plutôt qu'en défilement infini. Cherchez par nom et ouvrez la ligne.
La page d'un client réunit tout ce que vous avez pour cette personne, sans que vous ayez rien classé. Les documents que vous démarrez pour elle sont regroupés plutôt qu'entassés dans une liste ; la section 4 explique ce qui décide des groupes, et où atterrit à la place un envoi fait par lien de partage.
3 · Leurs informations
Le nom et le courriel d'un client se modifient depuis la page du client. Corriger un nom ne change rien d'autre : documents, dossiers et liens restent où ils sont.
Renseignez le courriel même si vous ne comptez pas vous en servir. C'est là qu'arrive la connexion au portail, et c'est ce que compare l'archivage automatique quand la même personne revient.
4 · Pourquoi leurs documents sont déjà triés
Les documents que vous démarrez pour un client sont regroupés par le dossier de modèles dont chacun provient : un formulaire d'inscription, une revue trimestrielle et un contrat de service atterrissent dans trois groupes distincts. Un document envoyé par un lien de partage fait exception : il va directement dans la zone Shared du client, où il peut le voir dans le portail.
Vous ne classez jamais rien vous-même. Démarrez un document pour un client depuis un nouveau dossier de modèles et il apparaît dans un nouveau groupe ; rien d'autre ne bouge.