Types de documents
Chaque template a un type. Le type décide combien de copies un client peut avoir, qui les modifie, et comment un document se conclut — envoyé, verrouillé, ou jamais vraiment terminé. Il y en a quatre : Données, Formulaire, Accord et Publication.
1. Un réglage, quatre comportements
Le type d'un template est un réglage du template, comme son nom. Les nouveaux templates démarrent en Formulaire — le classique formulaire à remplir et envoyer — et vous pouvez changer le type plus tard depuis le menu du template.
Les quatre types en un coup d'œil :
Une fiche partagée par client, que vous et le client modifiez ensemble.
Un formulaire à remplir — créez autant de copies que nécessaire.
Un document officiel que vous rédigez, puis confirmez pour le verrouiller.
Un document publié que tous les clients consultent ; vous seul le modifiez.
2. Données — une fiche par dossier
Un template Données garde exactement un paper par dossier — une fiche de contact, un dossier client, un profil qui vit. Ouvrez-le depuis un client et Pocper ouvre la copie de ce dossier, en la créant la première fois. Il n'y a jamais de deuxième copie à réconcilier. La plupart des clients n'ont ce template que dans un seul dossier, ce qui revient en pratique à une fiche par client ; si vous répétez le même flux dans plusieurs dossiers — un par bien, un par affaire — chaque dossier garde la sienne.
Vous et le client modifiez la même fiche ensemble, et comme tout document Pocper elle s'enregistre au fil de la frappe. Un paper Données n'est jamais vraiment « terminé » — c'est la page sur laquelle vous revenez sans cesse.
3. Formulaire — autant de copies que nécessaire
Formulaire est le type par défaut et le flux classique de Pocper : le client ouvre une copie, la remplit et l'envoie. Chaque remplissage devient son propre paper sous le client, avec son propre statut et son propre historique — un même client peut donc avoir trois formulaires d'accueil ou cinquante bons de commande.
Les liens de partage ont été faits pour Formulaire : envoyez le lien, et chaque envoi se classe tout seul comme un nouveau paper sous le bon client. Dans le doute, choisissez Formulaire.
4. Accord — rédiger, puis verrouiller
Un Accord est un document officiel — un contrat, un consentement, une lettre de mission. Chaque dossier en contient au plus un, et il ne passe jamais par le flux d'envoi. Vous le rédigez jusqu'à la version finale, puis vous le confirmez pour le verrouiller.
Comme un accord est un document que vous préparez, les clients ne peuvent pas en démarrer un eux-mêmes depuis le portail client.
5. Publication — un document que tout le monde voit
Une Publication est un contenu que vous écrivez une fois et que chaque client lit — annonces, tarifs, règles de la maison. Elle ne devient jamais un paper : les clients voient le document publié lui-même, en lecture seule, dans leur portail.
Vous seul pouvez modifier une publication. Tous les clients partagent le même document : republier vos modifications le met à jour pour tout le monde d'un coup.
6. Côte à côte
| Type | Copies par dossier | Qui modifie | Comment ça se conclut |
|---|---|---|---|
| Données | Une | Vous et le client | Reste ouvert — une fiche continue |
| Formulaire | Autant que nécessaire | Le client remplit ; vous pouvez aussi modifier | Le client l'envoie |
| Accord | Une | Vous | Vous le confirmez pour le verrouiller |
| Publication | Aucune — tout le monde voit le même document | Vous seul | Republier pour le mettre à jour |
7. Choisir et changer un type
Choisissez le type à la création du template, ou changez-le plus tard depuis le menu du template — le réglage suit le template.
Changer le type d'un template ne réécrit pas l'histoire : chaque paper garde le type avec lequel il a été créé. Les formulaires envoyés restent des formulaires envoyés même si le template devient autre chose.
Et après ?
Les types vivent sur les templates, alors Modèles est la suite naturelle — l'article couvre le menu du template où vous les définissez et les changez.