Types de document
Chaque modèle a un type. Le type n'a rien à voir avec ce que dit le document : il ne décide que d'une chose, ce qui arrive au document une fois créé. Il y en a quatre.
1. Les quatre types
Un enregistrement que tout le monde continue de mettre à jour ensemble.
ex. une fiche de contact, un dossier
Rempli puis envoyé, en général encore et encore.
ex. un formulaire d'accueil, un bon de commande
Signé, puis confirmé par vous et verrouillé.
ex. un contrat, un consentement
Vous en écrivez un exemplaire ; tous les clients lisent le même.
ex. des annonces, une grille tarifaire
2. Deux choses que le type ne décide pas
Qui peut le remplir
Cela dépend des champs que porte le document, pas de son type. Un client ne peut remplir que les champs que vous y avez mis — zones de texte, cases à cocher, dates, fichiers, signatures — et rien d'autre ; votre équipe peut modifier tout le document à tout moment. Si vous voulez qu'un client remplisse quelque chose, ajoutez un champ. Changer le type n'y fera rien.
Combien d'exemplaires il y a
Chaque type peut avoir autant d'exemplaires que vous voulez. « En général un seul » est une habitude, pas une limite.
3. Comment choisir
- Les clients remplissent un nouvel exemplaire à chaque fois → Formulaire (en cas de doute, prenez celui-ci)
- Un enregistrement que l'on continue de mettre à jour → Données
- Il faut une signature, et plus aucun changement ensuite → Accord
- Tout le monde doit voir le même exemplaire → Publication
4. Changer d'avis plus tard
Vous pouvez changer le type d'un modèle à tout moment depuis son menu. Les documents déjà créés gardent le type avec lequel ils ont été créés.
Un document isolé peut aussi changer de type depuis son propre menu — sauf que rien ne peut devenir une Publication.