Tipi di documento
Ogni modello ha un tipo. Il tipo non ha nulla a che fare con ciò che il documento dice: decide una cosa sola, che cosa succede al documento una volta creato. Sono quattro.
1. I quattro tipi
Un registro che tutti continuano ad aggiornare insieme.
es. una scheda contatti, un fascicolo
Compilato e inviato — di norma più e più volte.
es. un modulo di accoglienza, un ordine
Firmato, poi confermato da te e bloccato.
es. un contratto, un consenso
Tu ne scrivi una copia; tutti i clienti leggono la stessa.
es. avvisi, un listino
2. Due cose che il tipo non decide
Chi può compilarlo
Dipende dai campi che il documento contiene, non dal tipo. Un cliente può compilare solo i campi che hai messo tu — caselle di testo, caselle di spunta, date, caricamenti, firme — e nient'altro; il tuo team può cambiare l'intero documento in qualsiasi momento. Se vuoi che un cliente compili qualcosa, aggiungi un campo. Cambiare il tipo non serve.
Quante copie ci sono
Ogni tipo può avere tutte le copie che vuoi. «Di norma una» è un'abitudine, non un limite.
3. Come scegliere
- I clienti compilano una copia nuova ogni volta → Modulo (nel dubbio, scegli questo)
- Un registro che continua a essere aggiornato → Dati
- Serve una firma, e nessuna modifica dopo → Accordo
- Tutti devono vedere la stessa copia → Pubblicazione
4. Cambiare idea in seguito
Puoi cambiare il tipo di un modello in qualsiasi momento dal suo menu. I documenti già creati mantengono il tipo con cui sono stati creati.
Anche un singolo documento può cambiare tipo dal proprio menu — solo che nulla può diventare una Pubblicazione.