Tipos de documento
Toda plantilla tiene un tipo. El tipo no tiene nada que ver con lo que dice el documento: decide una sola cosa, qué pasa con el documento una vez creado. Hay cuatro.
1. Los cuatro tipos
Un registro que todos siguen actualizando juntos.
p. ej. una ficha de contacto, un expediente
Se rellena y se envía, normalmente una y otra vez.
p. ej. un formulario de admisión, un pedido
Se firma, tú lo confirmas y queda bloqueado.
p. ej. un contrato, un consentimiento
Tú escribes una copia; todos los clientes leen la misma.
p. ej. avisos, una lista de precios
2. Dos cosas que el tipo no decide
Quién puede rellenarlo
Depende de los campos que lleve el documento, no de su tipo. Un cliente solo puede rellenar los campos que tú pusiste —cuadros de texto, casillas, fechas, archivos, firmas— y nada más; tu equipo puede cambiar todo el documento en cualquier momento. Si quieres que un cliente rellene algo, añade un campo. Cambiar el tipo no lo hará.
Cuántas copias hay
Cualquier tipo puede tener tantas copias como quieras. «Normalmente una» es una costumbre, no un límite.
3. Cómo elegir
- Los clientes rellenan una copia nueva cada vez → Formulario (si dudas, elige este)
- Un registro que se sigue actualizando → Datos
- Hace falta una firma, y ningún cambio después → Acuerdo
- Todos deben ver la misma copia → Publicación
4. Si cambias de idea después
Puedes cambiar el tipo de una plantilla en cualquier momento desde su menú. Los documentos ya creados conservan el tipo con el que se crearon.
Un documento suelto también puede cambiar de tipo desde su propio menú, salvo que nada puede convertirse en Publicación.