Типы документов
У каждого шаблона есть тип. Тип не имеет отношения к тому, что написано в документе, — он определяет только одно: что происходит с документом после создания. Типов четыре.
1. Четыре типа
Одна запись, которую все вместе продолжают обновлять.
например, карточка контактов, запись по делу
Заполняется и отправляется — обычно снова и снова.
например, анкета приёма, заказ
Подписывается, затем вы подтверждаете и запираете.
например, договор, согласие
Вы пишете один экземпляр; все клиенты читают один и тот же.
например, объявления, прайс-лист
2. Две вещи, которые тип не определяет
Кто может заполнять
Это зависит от того, какие поля есть в документе, а не от типа. Клиент может заполнить только поля, которые вы добавили, — текстовые поля, флажки, даты, загрузку файлов, подписи — и ничего больше; ваша команда может изменить весь документ в любой момент. Если клиент должен что-то заполнить, добавьте поле. Смена типа этого не даст.
Сколько экземпляров
У любого типа может быть сколько угодно экземпляров. «Обычно один» — это привычка, а не ограничение.
3. Как выбрать
- Клиенты каждый раз заполняют новый экземпляр → Форма (если сомневаетесь, берите её)
- Одна запись, которую продолжают обновлять → Данные
- Нужна подпись, и никаких правок после → Соглашение
- Все должны видеть один и тот же экземпляр → Публикация
4. Если передумаете
Тип шаблона можно изменить в любой момент из его меню. Уже созданные документы сохраняют тип, с которым были созданы.
Отдельный документ тоже можно перевести в другой тип из его собственного меню — только в «Публикацию» превратить ничего нельзя.