Dokumenttypen
Jede Vorlage hat einen Typ. Der Typ hat nichts damit zu tun, was im Dokument steht — er entscheidet nur eines: was mit dem Dokument geschieht, sobald es angelegt ist. Es gibt vier.
1. Die vier Typen
Ein Datensatz, den alle gemeinsam immer weiter aktualisieren.
z. B. ein Kontaktblatt, eine Fallakte
Ausgefüllt und abgesendet — meist immer wieder.
z. B. ein Aufnahmeformular, eine Bestellung
Unterschrieben, dann von dir bestätigt und gesperrt.
z. B. ein Vertrag, eine Einwilligung
Du schreibst ein Exemplar; alle Kunden lesen dasselbe.
z. B. Ankündigungen, eine Preisliste
2. Zwei Dinge, die der Typ nicht entscheidet
Wer es ausfüllen kann
Das hängt davon ab, welche Felder das Dokument trägt, nicht von seinem Typ. Ein Kunde kann nur die Felder ausfüllen, die du hineingesetzt hast — Textfelder, Kontrollkästchen, Datumsfelder, Uploads, Unterschriften — und sonst nichts; dein Team kann das ganze Dokument jederzeit ändern. Soll ein Kunde etwas ausfüllen, füge ein Feld hinzu. Den Typ zu ändern bewirkt das nicht.
Wie viele Exemplare es gibt
Jeder Typ kann so viele Exemplare haben, wie du willst. „Meist eines“ ist eine Gewohnheit, keine Grenze.
3. Wie du wählst
- Kunden füllen jedes Mal ein neues Exemplar aus → Formular (im Zweifel dieses)
- Ein Datensatz, der immer weiter aktualisiert wird → Daten
- Es braucht eine Unterschrift, danach keine Änderungen mehr → Vereinbarung
- Alle sollen dasselbe Exemplar sehen → Veröffentlichung
4. Später umentscheiden
Den Typ einer Vorlage kannst du jederzeit über ihr Menü ändern. Bereits angelegte Dokumente behalten den Typ, mit dem sie erstellt wurden.
Auch ein einzelnes Dokument kann über sein eigenes Menü den Typ wechseln — nur in eine Veröffentlichung lässt sich nichts umwandeln.