Dokumentarten
Jedes Template hat eine Art. Die Art entscheidet, wie viele Kopien ein Klient haben kann, wer sie bearbeitet und wie ein Dokument abschließt — abgesendet, gesperrt oder nie wirklich fertig. Es gibt vier: Daten, Formular, Vereinbarung und Veröffentlichung.
1. Eine Einstellung, vier Verhaltensweisen
Die Art eines Templates ist eine Template-Einstellung, wie sein Name. Neue Templates starten als Formular — das klassische Ausfüllen-und-Absenden-Formular — und du kannst die Art später über das Menü des Templates umstellen.
Die vier Arten auf einen Blick:
Ein gemeinsamer Datensatz pro Kunde, den Sie und der Kunde zusammen bearbeiten.
Ein ausfüllbares Formular – beliebig viele Kopien erstellbar.
Ein formelles Dokument: bearbeiten, dann zur Ablage bestätigen und sperren.
Ein veröffentlichtes Dokument für alle Kunden; nur Sie bearbeiten es.
2. Daten — ein Datensatz pro Ordner
Ein Daten-Template hält genau ein Paper pro Ordner — ein Kontaktblatt, eine Fallakte, ein laufendes Profil. Öffne es von einem Klienten aus, und Pocper öffnet die Kopie dieses Ordners, beim ersten Mal wird sie angelegt. Es gibt nie eine zweite Kopie zum Abgleichen. Die meisten Klienten führen das Template in nur einem Ordner, in der Praxis ist das also ein Datensatz pro Klient; wiederholst du denselben Ablauf in mehreren Ordnern — einer pro Objekt, einer pro Fall — behält jeder Ordner seinen eigenen Datensatz.
Du und der Klient bearbeitet denselben Datensatz gemeinsam, und wie jedes Pocper-Dokument speichert er beim Tippen. Ein Daten-Paper ist nie wirklich „fertig" — es ist die Seite, zu der du immer wieder zurückkommst.
3. Formular — so viele Kopien wie nötig
Formular ist die Standard-Art und der klassische Pocper-Ablauf: Der Klient öffnet eine Kopie, füllt sie aus und sendet ab. Jedes Ausfüllen wird zu einem eigenen Paper unter dem Klienten, mit eigenem Status und eigener Historie — ein Klient kann also drei Aufnahmeformulare oder fünfzig Bestellformulare haben.
Share-Links wurden für Formular gemacht: Schick den Link, und jede Einsendung legt sich selbst als neues Paper beim richtigen Klienten ab. Im Zweifel nimm Formular.
4. Vereinbarung — bearbeiten, dann sperren
Eine Vereinbarung ist ein formelles Dokument — ein Vertrag, eine Einwilligung, ein Mandatsschreiben. Jeder Ordner enthält höchstens eine, und sie durchläuft nie den Absende-Flow. Stattdessen bearbeitest du sie bis zur Endfassung und bestätigst sie dann, um sie zur Ablage zu sperren.
Weil eine Vereinbarung ein Dokument ist, das du vorbereitest, können Klienten sie nicht selbst über das Klientenportal starten.
5. Veröffentlichung — ein Dokument, das alle sehen
Eine Veröffentlichung ist Inhalt, den du einmal schreibst und den jeder Klient liest — Ankündigungen, Preislisten, Hausregeln. Sie wird nie zu einem Paper: Klienten sehen das veröffentlichte Dokument selbst, schreibgeschützt, in ihrem Portal.
Nur du kannst eine Veröffentlichung bearbeiten. Alle Klienten teilen dasselbe Dokument — deine Änderungen erneut zu veröffentlichen aktualisiert es für alle auf einmal.
6. Seite an Seite
| Art | Kopien pro Ordner | Wer bearbeitet | Wie es abschließt |
|---|---|---|---|
| Daten | Eine | Du und der Klient | Bleibt offen — ein laufender Datensatz |
| Formular | So viele wie nötig | Der Klient füllt aus; du kannst mitbearbeiten | Der Klient sendet ab |
| Vereinbarung | Eine | Du | Du bestätigst und sperrst sie |
| Veröffentlichung | Keine — alle sehen dasselbe Dokument | Nur du | Erneut veröffentlichen, um zu aktualisieren |
7. Art wählen und ändern
Wähle die Art beim Anlegen eines Templates, oder ändere sie später über das Menü des Templates — die Einstellung gehört zum Template.
Die Art eines Templates zu ändern schreibt keine Geschichte um: Jedes Paper behält die Art, mit der es erstellt wurde. Abgesendete Formulare bleiben abgesendete Formulare, auch wenn das Template etwas anderes wird.
Wie geht's weiter
Arten leben auf Templates, deshalb ist Vorlagen die natürliche nächste Lektüre — dort geht es um das Template-Menü, in dem du sie setzt und änderst.