Das Kundenportal
Das Portal ist die Kundenseite von Pocper: eine Adresse, unter der jemand alles in seiner Shared-Zone sieht, das Geschickte öffnet und die Dokumente startet, die du erlaubst — ohne Konto und ohne dass du etwas mailst.
1 · Einschalten
Das Portal gehört dem Team, nicht einzelnen Kunden. Schalte es einmal in den Einstellungen ein, und dein Team bekommt eine Portaladresse. Alle gehen über dieselbe Adresse; wer jemand ist, entscheidet sich beim Anmelden, nicht an der URL, von der er kommt.
2 · Einen Klienten hereinholen, per E-Mail
Der gewöhnliche Weg hinein ist ein E-Mail-Link. Der Kunde tippt auf der Portalseite seine Adresse ein, Pocper mailt ihm einen Link, er klickt und ist drin. Kein Passwort zu erfinden, nichts fürs nächste Mal zu merken.
Dieser Link funktioniert einmal und verfällt nach fünfzehn Minuten. Eine einmal begonnene Sitzung hält etwa eine Woche, bevor sie erneut fragt.
Die Sitzung hängt an der E-Mail-Adresse, nicht an einem einzelnen Kundendatensatz. Steht dieselbe Adresse bei mehreren deiner Kunden, sieht diese Person nach einer Anmeldung alle davon — ein Gedanke wert, bevor du eine gemeinsame Büroadresse bei mehreren unabhängigen Kunden einträgst.
3 · Einen Klienten hereinholen, ohne E-Mail
Viele Kunden haben keine verlässliche E-Mail-Adresse. Für die erzeugst du einen persönlichen Link für genau diesen Kunden und übergibst ihn, wie es passt: ein QR-Code auf einer Karte, eine Nachricht, ein Ausdruck. Er verfällt nicht, und wer ihn öffnet, ist dieser Kunde.
Für einen Kunden ganz ohne E-Mail-Adresse ist das der einzige Weg hinein. Behandle den Link als das Zugangsmittel: Wer ihn hat, ist drin, also veröffentliche ihn nicht.
4 · Was sie sehen
Sie sehen nur die Shared-Zone, in der Reihenfolge, die du eingerichtet hast. Alles in Internal ist für sie unsichtbar — nicht ausgegraut, sondern schlicht nicht da.
Was sie tun können, hängt vom Typ jedes Dokuments ab. Sie können die angebotenen Formulare ausfüllen, einen gemeinsamen Datensatz mitbearbeiten, eine Vereinbarung lesen und bestätigen und eine Veröffentlichung lesen. Eine bestätigte Vereinbarung zeigt sich als bestätigt, niemand muss nachfragen.
Sie wählen bei der Ankunft ihre eigene Sprache, aus derselben Auswahl wie im übrigen Pocper. Deine Oberflächensprache hat nichts damit zu tun, was sie lesen.
5 · Den Zugang entziehen
- Für einen Kunden: erzeuge einen neuen persönlichen Link. Der alte hört sofort auf zu funktionieren — das Werkzeug für einen Link, der irgendwo gelandet ist, wo du ihn nicht wolltest.
- Für alle auf einmal: wechsle den Portalcode des Teams. Das ändert die Adresse selbst und meldet jeden Kunden ab, sodass jeder ausgegebene Link im selben Moment nicht mehr geht.
6 · Was das Portal nicht ist
Das Portal ist nicht white-label. Die Anmeldekarte trägt die Pocper-Marke, und es gibt keine Einstellung, die sie entfernt. Wenn deine Kunden nie einen fremden Namen sehen dürfen, verschick stattdessen Links.
Es gibt außerdem eine Grenze, die man kennen sollte: Ist das Dokumentkontingent deines Tarifs aufgebraucht, erscheinen die Knöpfe, die neue Dokumente anlegen würden, nicht mehr im Portal. Kunden bekommen nichts über deine Abrechnung zu sehen.
Wie geht's weiter
Kunden sind die eine Art Mensch in Pocper. Die andere sind die Leute, mit denen du arbeitest: Team behandelt, wie du Kollegen in denselben Arbeitsbereich einlädst und woran sie dort kommen.