Kunden
Ein Kunde ist eine der Personen oder Organisationen, mit denen du arbeitest — ein Patient, ein Käufer, ein Mieter, ein Schüler. Sie brauchen nie ein Pocper-Konto, und die meisten tauchen auf, ohne dass du etwas tust.
1 · Wie Menschen auftauchen
Die meisten Kunden legen sich selbst an. Jemand öffnet einen Link, den du verschickt hast, und beginnt das Dokument; Pocper legt in diesem Moment den Kundendatensatz an — noch bevor das Dokument ausgefüllt ist — und legt es darunter ab. Hat der Link weder nach einem Namen noch nach einer E-Mail gefragt, erscheint der Datensatz als „Neuer Kunde“, bis du ihn bearbeitest.
Du kannst jemanden auch vor dem ersten Termin von Hand anlegen, damit die Dokumente bereitliegen, wenn er kommt. Ein Name genügt; die E-Mail ist optional und ist das, womit du ihm später einen Portal-Link schicken kannst.
Ist bei einem Freigabelink die Auto-Archivierung aus, erzeugt jedes darüber begonnene Dokument einen neuen Kunden — auch von jemandem, der dasselbe Formular schon einmal ausgefüllt hat. Schalte sie ein für ein Formular, das deine Stammkunden wiederholt nutzen. Wenn sich doch Dubletten ansammeln, lassen sich zwei Kundendatensätze zu einem zusammenführen.
2 · Jemanden finden
Die Kundenliste ist durchsuchbar und seitenweise statt endlos scrollend. Nach Namen suchen und die Zeile öffnen.
Die Seite eines Kunden hält alles, was du zu dieser Person hast, ohne dass du etwas abgelegt hättest. Die Dokumente, die du für sie anlegst, sind gruppiert statt in eine Liste gekippt; was die Gruppen bestimmt und wo stattdessen eine Einsendung über einen Freigabelink landet, steht in Abschnitt 4.
3 · Ihre Daten
Name und E-Mail eines Kunden lassen sich beide auf der Kundenseite bearbeiten. Einen Namen zu korrigieren ändert sonst nichts: Dokumente, Ordner und Links bleiben, wo sie sind.
Trag die E-Mail auch dann ein, wenn du sie nicht brauchst. Dorthin geht der Portal-Login, und daran gleicht die Auto-Archivierung ab, wenn dieselbe Person wiederkommt.
4 · Warum ihre Dokumente bereits sortiert sind
Die Dokumente, die du für einen Kunden anlegst, sind nach der Vorlagenmappe gruppiert, aus der jedes stammt — ein Aufnahmeformular, eine Quartalsprüfung und ein Servicevertrag landen in drei getrennten Gruppen. Ein über einen Freigabelink eingesendetes Dokument ist die Ausnahme: Es landet direkt in der Shared-Zone des Kunden, wo er es im Portal sieht.
Du legst nie selbst etwas ab. Leg für einen Kunden ein Dokument aus einer neuen Vorlagenmappe an, und es erscheint in einer neuen Gruppe; sonst bewegt sich nichts.