ドキュメントの種類
どのテンプレートにも種類があります。種類はドキュメントの中身とは関係なく、決めるのはただ一つ、作ったあとそのドキュメントがどう進むかです。四つあります。
1. 四つの種類
データ
皆で更新し続ける一つの記録。
例：連絡先シート、案件記録
フォーム
記入して送信する。ふつうは何度も。
例：初診票、注文書
契約書
署名し、あなたが確定して施錠する。
例：契約、同意書
公開文書
あなたが一つ書き、すべてのクライアントが同じものを読む。
例：お知らせ、価格表
2. 種類が決めない二つのこと
誰が記入できるか
ドキュメントにどの入力欄を置いたかで決まり、種類では決まりません。クライアントが記入できるのはあなたが置いた入力欄——テキスト欄、チェックボックス、日付、アップロード、署名——だけで、それ以外は触れません。あなたのチームはいつでもドキュメント全体を変えられます。クライアントに何かを記入してほしいなら、入力欄を足してください。種類を変えても、そうはなりません。
いくつあるか
どの種類も好きなだけ作れます。「ふつうは一つ」は習慣であって、上限ではありません。
3. 選び方
- クライアントに毎回新しく記入してほしい → フォーム（迷ったらこれ）
- 更新し続ける記録が一つほしい → データ
- 署名が必要で、署名後は変えさせない → 契約書
- 全員に同じものを見せたい → 公開文書
4. あとから変えたくなったら
テンプレートの種類はいつでもそのメニューから変えられます。すでに作られたドキュメントは、作られたときの種類のままです。
個々のドキュメントも自分のメニューから種類を変えられます。ただし公開文書には変えられません。