Loại tài liệu
Mỗi mẫu đều có một loại. Loại không liên quan gì đến nội dung tài liệu — nó chỉ quyết định một điều: tài liệu đi tiếp thế nào sau khi được tạo. Có bốn loại.
1. Bốn loại
Một bản ghi mà mọi người cùng cập nhật mãi.
ví dụ: phiếu liên hệ, hồ sơ vụ việc
Điền rồi gửi — thường gửi đi gửi lại.
ví dụ: biểu mẫu tiếp nhận, đơn hàng
Ký, rồi bạn xác nhận và khoá.
ví dụ: hợp đồng, phiếu đồng ý
Bạn viết một bản; mọi khách hàng đọc cùng bản đó.
ví dụ: thông báo, bảng giá
2. Hai điều loại không quyết định
Ai được điền
Tuỳ tài liệu có những trường nào, không tuỳ loại. Khách hàng chỉ điền được các trường bạn đã đặt vào — ô văn bản, hộp kiểm, ngày, tải tệp, chữ ký — ngoài ra không động được gì; đội của bạn có thể sửa cả tài liệu bất cứ lúc nào. Muốn khách hàng điền gì, hãy thêm trường. Đổi loại sẽ không làm được điều đó.
Có bao nhiêu bản
Loại nào cũng tạo được bao nhiêu bản tuỳ ý. “Thường một bản” chỉ là thói quen, không phải giới hạn.
3. Chọn thế nào
- Muốn khách hàng mỗi lần điền một bản mới → Biểu mẫu (phân vân thì chọn loại này)
- Muốn một bản ghi cập nhật liên tục → Dữ liệu
- Cần chữ ký, ký xong không được sửa → Thỏa thuận
- Muốn mọi người xem cùng một bản → Bản phát hành
4. Sau này muốn đổi
Bạn có thể đổi loại của mẫu bất cứ lúc nào từ menu của nó. Tài liệu đã tạo giữ nguyên loại lúc được tạo.
Một tài liệu đơn lẻ cũng đổi được loại từ menu của chính nó — chỉ là không gì đổi được thành Bản phát hành.