Belge türleri
Her şablonun bir türü vardır. Türün belgede ne yazdığıyla ilgisi yoktur; yalnızca tek bir şeyi belirler: belge oluşturulduktan sonra ne olacağını. Dört tane var.
1. Dört tür
Herkesin birlikte güncellemeyi sürdürdüğü tek bir kayıt.
örn. bir iletişim föyü, bir dosya kaydı
Doldurulur ve gönderilir — genellikle tekrar tekrar.
örn. bir kabul formu, bir sipariş
İmzalanır, sonra siz onaylar ve kilitlersiniz.
örn. bir sözleşme, bir rıza formu
Siz bir kopya yazarsınız; tüm müşteriler aynısını okur.
örn. duyurular, bir fiyat listesi
2. Türün belirlemediği iki şey
Kim doldurabilir
Bu, belgede hangi alanların olduğuna bağlıdır, türüne değil. Bir müşteri yalnızca sizin koyduğunuz alanları — metin kutuları, onay kutuları, tarihler, dosya yüklemeleri, imzalar — doldurabilir, başka hiçbir şeye dokunamaz; ekibiniz belgenin tamamını istediği zaman değiştirebilir. Bir müşterinin bir şey doldurmasını istiyorsanız bir alan ekleyin. Türü değiştirmek bunu sağlamaz.
Kaç kopya var
Her türden istediğiniz kadar kopya olabilir. “Genellikle bir” bir alışkanlıktır, sınır değil.
3. Nasıl seçilir
- Müşteriler her seferinde yeni bir kopya doldursun → Form (kararsızsanız bunu seçin)
- Sürekli güncellenen tek bir kayıt → Veri
- İmza gerekiyor, sonrasında değişiklik yok → Sözleşme
- Herkes aynı kopyayı görsün → Yayın
4. Sonradan fikir değiştirmek
Bir şablonun türünü istediğiniz zaman menüsünden değiştirebilirsiniz. Zaten oluşturulmuş belgeler, oluşturuldukları türde kalır.
Tek bir belgenin türü de kendi menüsünden değiştirilebilir — yalnızca hiçbir şey Yayın'a dönüştürülemez.