Tipos de documento
Todo modelo tem um tipo. O tipo não tem nada a ver com o que o documento diz — ele decide uma coisa só: o que acontece com o documento depois de criado. São quatro.
1. Os quatro tipos
Um registro que todos continuam atualizando juntos.
ex.: uma ficha de contato, um registro de caso
Preenchido e enviado — normalmente várias vezes.
ex.: um formulário de admissão, um pedido
Assinado, depois confirmado por você e travado.
ex.: um contrato, um termo de consentimento
Você escreve uma cópia; todos os clientes leem a mesma.
ex.: avisos, uma tabela de preços
2. Duas coisas que o tipo não decide
Quem pode preencher
Depende dos campos que o documento carrega, não do tipo. Um cliente só preenche os campos que você colocou — caixas de texto, caixas de seleção, datas, envios de arquivo, assinaturas — e nada mais; sua equipe pode mudar o documento inteiro a qualquer momento. Se quiser que um cliente preencha algo, adicione um campo. Mudar o tipo não faz isso.
Quantas cópias existem
Qualquer tipo pode ter quantas cópias você quiser. “Normalmente uma” é um costume, não um limite.
3. Como escolher
- Clientes preenchem uma cópia nova a cada vez → Formulário (na dúvida, escolha este)
- Um registro que continua sendo atualizado → Dados
- Precisa de assinatura, e nenhuma mudança depois → Acordo
- Todos devem ver a mesma cópia → Publicação
4. Mudar de ideia depois
Você pode mudar o tipo de um modelo a qualquer momento pelo menu dele. Documentos já criados mantêm o tipo com que foram criados.
Um documento isolado também pode mudar de tipo pelo próprio menu — só que nada pode virar Publicação.