Tài liệu
Một tài liệu là bản đã điền của một mẫu — biểu mẫu onboarding của khách hàng, đánh giá hàng quý, thỏa thuận đã ký. Mỗi tài liệu sống dưới một khách hàng cụ thể, trong một thư mục cụ thể. Sau khi gửi, nó mang một trạng thái mà bạn có thể đẩy qua quy trình của mình.
1 · Tài liệu đến từ đâu
Phần lớn tài liệu đến từ liên kết chia sẻ. Bạn chia sẻ một mẫu, khách hàng điền vào và gửi, rồi Pocper tạo một tài liệu mới dưới khách hàng và thư mục đúng. Bạn không cần khởi tạo.
Bạn cũng có thể khởi tạo tài liệu trực tiếp từ trang khách hàng — tiện cho buổi gặp trực tiếp khi bạn tự điền hoặc cùng điền với khách hàng. Chọn mẫu, và một tài liệu mới xuất hiện trong thư mục đúng, sẵn sàng để chỉnh sửa.
2 · Vòng đời của tài liệu
Tài liệu mang một trạng thái cho biết nó đang ở giai đoạn nào trong quy trình của bạn — đang điền, đã gửi, đã kết toán, hoặc đã hủy. Khi khách hàng bấm Gửi, tài liệu chuyển từ đang điền sang đã gửi. Bạn đánh dấu là đã kết toán từ cổng quản trị khi mọi việc phía bạn xong. Tài liệu cũng có thể bị hủy: người điền biểu mẫu có thể tự hủy nó, và bạn có thể đánh dấu tài liệu là đã hủy — hoặc khôi phục nó — từ cổng quản trị. Vòng đời không bắt buộc; một tài liệu khởi tạo trong cổng quản trị mà không chia sẻ có thể nằm mãi ở trạng thái đang điền.
Không có nút lưu ở bất kỳ giai đoạn nào. Mỗi phím gõ được lưu ngay khoảnh khắc đó — những gì bạn thấy trong cổng quản trị chính là những gì có trên máy chủ. Không có chế độ nháp, không có lời nhắc "bạn có chắc muốn rời trang này không".
Một ngoại lệ: tài liệu từ mẫu loại Thỏa thuận không đi qua luồng gửi — bạn hoàn tất bằng cách khóa nó, và người điền cũng không thấy nút gửi hay nút hủy: cả hai đều do bạn quyết định trong cổng quản trị. Mẫu loại Bản phát hành thì hoàn toàn không tạo tài liệu (xem bài Loại tài liệu).
Trình chỉnh sửa tài liệu còn đặt ở góc trên bên phải hành động quan trọng nhất cho từng loại, để bạn khỏi phải mở menu. Với tài liệu loại Biểu mẫu, nó chuyển giữa đang điền và đã gửi; với Thỏa thuận, nó khóa và mở khóa tài liệu; với tài liệu loại Dữ liệu, nó mở hộp thoại chia sẻ. Mẫu loại Bản phát hành không bao giờ thành tài liệu, nên không có gì để thao tác. Nó hoạt động như nút Phát hành trên mẫu, và trạng thái đổi ngay lập tức — không tải lại trang.
3 · Chỉnh sửa và xem
Mở một tài liệu sẽ vào trình chỉnh sửa. Giao diện giống như khi chỉnh sửa mẫu, chỉ khác là tài liệu đã có dữ liệu sẵn. Bạn có thể sửa giá trị, thêm ghi chú, hoặc điền các trường mà khách hàng bỏ qua. Thay đổi tự động lưu.
Nhiều người có thể cùng vào một tài liệu cùng lúc. Bạn sẽ thấy con trỏ và thay đổi của nhau theo thời gian thực — tiện cho buổi tư vấn qua điện thoại khi bạn và khách hàng cùng nhìn vào cùng một biểu mẫu. Không cần giải quyết xung đột; ai gõ sau cùng thắng.
