Документы
Документ — это одна заполненная копия шаблона: онбординг вашего клиента, его квартальный обзор, подписанный сервисный договор. Каждый документ живёт под определённым клиентом, в определённой папке. После отправки у него есть статус, который вы двигаете по своему рабочему процессу.
1 · Откуда берутся документы
Большинство приходит через ссылки на расшаривание. Вы делитесь шаблоном, клиент заполняет и отправляет, Pocper создаёт новый документ под нужным клиентом и в нужной папке. Вы ничего не начинали.
Документ можно также запустить прямо со страницы клиента — удобно для очных встреч, когда вы заполняете форму сами или рядом с клиентом. Выберите шаблон — новый документ появится в нужной папке, готовый к редактированию.
2 · Жизненный цикл документа
У документа есть статус, который говорит, где он находится в вашем процессе — заполняется, отправлен, закрыт, отменён. Когда клиент жмёт «Отправить», документ переходит из «заполняется» в «отправлен». Вы помечаете его как «закрыт» из портала администрирования, когда у вас на стороне всё сделано. Документ также можно отменить: тот, кто заполняет форму, может отменить её сам, а вы можете пометить документ как отменённый — или восстановить его — из портала администрирования. Цикл не обязателен — документ, запущенный в портале и так и не расшаренный, может оставаться «заполняется» сколько угодно.
Кнопки «Сохранить» нет ни на одном этапе. Каждая клавиша сохраняется в момент нажатия — то, что вы видите в портале администрирования, и есть то, что лежит на сервере. Без режима черновика, без вопросов «Уверены, что хотите покинуть страницу?».
Одно исключение: документы из шаблонов типа «Соглашение» не проходят через отправку — вы завершаете их блокировкой, а тот, кто их заполняет, не видит ни кнопки отправки, ни кнопки отмены: и то и другое решаете вы в панели администратора. Шаблоны типа «Публикация» вообще не создают документов (см. статью «Типы документов»).
Редактор документа также выносит в правый верхний угол единственное действие, важное для каждого типа, чтобы не открывать меню. У документа типа «Форма» оно переключает между «заполняется» и «отправлен»; у «Соглашения» — блокирует и разблокирует документ; у документа типа «Данные» — открывает диалог общего доступа. Шаблоны типа «Публикация» никогда не становятся документами, поэтому действовать не над чем. Оно работает как кнопка «Опубликовать» у шаблонов, и статус меняется мгновенно — без перезагрузки страницы.
3 · Редактирование и просмотр
Открытие документа сразу переносит вас в редактор. Внешний вид такой же, как при редактировании шаблона, только в документе уже заполнены данные. Можно править значения, добавлять заметки, заполнять поля, которые клиент пропустил. Изменения сохраняются сами.
В одном документе может одновременно работать несколько человек. Вы видите курсоры и изменения друг друга в реальном времени — удобно для телефонной консультации, когда вы и клиент смотрите на одну форму. Никаких разрешений конфликтов не нужно — побеждает тот, кто напечатал последним.
