Registre des cocontractants et des contrats
Ce dossier est le registre maître permanent de cette contrepartie : un exemplaire unique que les deux parties tiennent à jour pendant toute la relation. Il n’est rattaché à aucun contrat particulier. Dès qu’une dénomination sociale, une adresse, un signataire ou le statut d’un contrat évolue, mettez-le à jour ici plutôt que de ressaisir les informations dans le document suivant.
Identification de la personne morale
Dénomination sociale complète :
Nom commercial ou enseigne (si différent) :
Numéro d’immatriculation au RCS (SIREN) :
Numéro de TVA intracommunautaire :
Forme juridique (société, société de personnes, entrepreneur individuel, particulier, autre) :
Date de début de la relation :
Siège social tel qu’il figure au registre public :
Adresse de notification contractuelle, si différente du siège social :
Adresse e-mail pour les notifications :
Toutes les personnes pouvant engager cette entité, l’origine de leur pouvoir de représentation et le montant au-delà duquel une seconde signature ou l’accord de l’organe de direction est requis.
Contacts opérationnels et facturation
Nom du contact au quotidien :
E-mail du contact au quotidien :
Téléphone du contact au quotidien :
Nom du contact facturation :
E-mail de facturation / portail de facturation :
Numéro de commande ou référence à porter sur les factures :
Registre des contrats en vigueur
Une ligne par contrat signé avec cette contrepartie. Conservez dans la liste les contrats arrivés à échéance ou résiliés, avec leur statut, afin que l’historique reste visible.
Journal des avenants, cessions et notifications
Entrées datées : chaque avenant signé, durée prolongée, contrat cédé ou nové, notification envoyée ou reçue. Les plus récentes en haut.
Prochaine date de reconduction ou de tacite reconduction :
Date limite pour notifier le non-renouvellement :
Prochaine revue prévue de la relation ou des tarifs :
Autres dates importantes : attestations d’assurance, expiration de licences, attestations de conformité :
Tout ce que doit savoir la personne qui rédigera le prochain contrat : positions négociées, clauses que cette contrepartie demande systématiquement, litiges et leur résolution, particularités du circuit de validation.
Joignez les pièces sociales qui étayent ce dossier : extrait Kbis, attestation fiscale, décision de l’organe de direction sur les pouvoirs de signature, attestation d’assurance :
Tenez ce registre à jour : chaque contrat que nous rédigeons ensemble part des informations qui y figurent.