Dossier permanent du client
Ce dossier est l'unique document permanent de votre relation avec le cabinet. Il n'est rattaché à aucun exercice et n'est jamais rerempli : vous et votre expert-comptable le tenez à jour, et chaque déclaration, dépôt et conseil que nous délivrons s'appuie sur ce qui y figure. Dès qu'un élément change — nouveau lieu d'activité, nouvelle banque, nouveau dirigeant, changement de logiciel — mettez à jour la rubrique concernée et ajoutez une ligne datée dans les Notes de suivi. N'inscrivez jamais un numéro de compte complet ni un numéro de sécurité sociale entier : les quatre derniers chiffres suffisent.
Section 1 — Identification et immatriculation de l'entité
Dénomination sociale (telle qu'immatriculée) :
Nom commercial / enseigne :
Numéro SIREN — 4 derniers chiffres uniquement :
Greffe et lieu d'immatriculation :
Client du cabinet depuis :
Structure du capital — associés, actionnaires ou porteurs de parts et leurs pourcentages :
Adresse de correspondance — où adresser courriers et notifications :
Siège social / adresse de domiciliation :
Établissement principal (si différent de l'adresse de correspondance) :
Section 3 — Exercice comptable et calendrier annuel des déclarations
Date de clôture de l'exercice (jour et mois) :
Méthode comptable (encaissements / engagements / mixte) :
Les déclarations récurrentes dues chaque année par l'entité, qui les prépare et leur échéance :
Périodicité des déclarations sociales (DSN et cotisations) :
Périodicité des déclarations de TVA :
Échéancier des acomptes d'impôt :
Section 4 — Répertoire permanent des interlocuteurs
Toutes les personnes que nous pouvons avoir à contacter au sujet de l'entité : dirigeant, contrôleur de gestion ou comptable interne, banquier, avocat, prestataire de paie, courtier en assurance. Tenez ce répertoire à jour pour qu'aucun dossier ne s'arrête faute du bon interlocuteur.
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Dirigeant / associé principal | | |
Contrôleur / comptable interne | | |
Banquier / chargé de clientèle | | |
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Section 5 — Immatriculations locales et périmètre fiscal
Départements, communes et pays où l'entité est immatriculée — impôt sur les sociétés, TVA, retenues sociales, CFE ou dépôt annuel — avec la référence d'immatriculation ou de compte correspondante :
Éléments susceptibles de créer de nouvelles obligations — salariés à distance, stocks détenus hors du territoire habituel, seuils de chiffre d'affaires proches, ventes via marketplaces :
Section 6 — Systèmes comptables et accès
Logiciel de comptabilité :
Version du plan comptable / dernière refonte :
Outils de paie, de notes de frais, d'encaissement et d'archivage utilisés :
Qui dispose d'un accès à chaque outil et à quel niveau — noms et fonctions uniquement. N'inscrivez jamais de mot de passe ni d'identifiant dans ce dossier.
Section 7 — Comptes bancaires et d'encaissement
Indiquez uniquement l'établissement et les quatre derniers chiffres — jamais le numéro de compte complet.
Section 8 — Historique de la mission
Une ligne par exercice travaillé, pour que toute personne reprenant le dossier voie ce qui a été fait et par qui.
Section 9 — Reports et attributs fiscaux
Soldes qui se reportent d'un exercice sur l'autre. Mettez-les à jour au dépôt de chaque déclaration : c'est la première information dont on a besoin en reprenant le dossier.
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Crédits d'impôt reportables | | | |
Base amortissable / amortissements cumulés | | | |
Résultat imposable de l'exercice précédent | | | |
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Section 10 — Points en suspens
Ce qui reste ouvert à ce jour — pièces attendues, avis à traiter, immatriculations en cours, questions non tranchées. Indiquez qui prend en charge chaque point et pour quand :
Dernière revue commune le :
Section 11 — Notes de suivi
Entrées datées, la plus récente en haut — options exercées, positions retenues et leur justification, modifications statutaires, biens acquis ou cédés, avis reçus et leur traitement, conseils donnés et décision prise. C'est la mémoire de la mission.
Section 12 — Pièces du dossier permanent
Joignez les pièces qui composent le dossier permanent — extrait Kbis, statuts, avis de situation SIRENE, notification du régime fiscal, attestations d'immatriculation, liasses des exercices antérieurs :
Ce dossier reste ouvert pendant toute la durée de la mission. Tenez-le à jour et chaque déclaration, dépôt et échange partira sur des bases solides.