Dies ist die zentrale, dauerhaft geführte Akte Ihrer Mandatsbeziehung zu unserer Kanzlei. Sie ist keinem einzelnen Wirtschaftsjahr zugeordnet und wird nie neu ausgefüllt — Sie und Ihre Steuerberatung halten sie gemeinsam aktuell, und jede Erklärung, jede Meldung und jede Beratung stützt sich auf das, was hier steht. Sobald sich etwas ändert — ein neues Bundesland, eine neue Bank, ein neuer Geschäftsführer, eine andere Software — aktualisieren Sie den betreffenden Abschnitt und ergänzen Sie eine datierte Zeile unter den laufenden Notizen. Erfassen Sie hier niemals vollständige Kontonummern oder Steuer-Identifikationsnummern; ausschließlich die letzten vier Stellen.
Abschnitt 1 — Identität und Registrierung des Unternehmens
Vollständige Firmierung (genau wie eingetragen):
Geschäftsbezeichnung / abweichender Handelsname:
Steuernummer — nur die letzten 4 Stellen:
Registergericht / Bundesland der Gründung:
Gründungs- / Eintragungsdatum:
Mandant unserer Kanzlei seit:
Beteiligungsverhältnisse — Gesellschafter oder Partner und ihre Anteile in Prozent:
Abschnitt 2 — Anschriften
Postanschrift — wohin Bescheide und Schriftverkehr gesendet werden sollen:
Anschrift des Sitzes laut Handelsregister / Zustellungsbevollmächtigter:
Hauptort der Geschäftstätigkeit (falls abweichend von der Postanschrift):
Abschnitt 3 — Wirtschaftsjahr und jährlicher Meldekalender
Ende des Wirtschaftsjahres (Monat und Tag):
Gewinnermittlungsart (Einnahmen-Überschuss-Rechnung / Bilanzierung):
Die wiederkehrenden Erklärungen und Meldungen dieses Unternehmens, wer sie jeweils erstellt und wann sie fällig sind:
Turnus der Lohnsteueranmeldung (Zahlungen und Meldungen):
Turnus der Umsatzsteuer-Voranmeldung:
Zeitplan der Steuervorauszahlungen:
Abschnitt 4 — Dauerhafte Ansprechpartnerliste
Alle Personen, mit denen wir zu diesem Unternehmen sprechen müssen — Inhaber, kaufmännische Leitung oder Buchhaltung, Bankbetreuung, Rechtsanwalt, Lohnabrechnungsdienstleister, Versicherungsmakler. Halten Sie die Liste aktuell, damit nichts liegen bleibt, während wir die richtige Person suchen.
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Inhaber / Geschäftsführung | | |
Kaufmännische Leitung / Buchhaltung | | |
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Lohnabrechnungsdienstleister | | |
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Abschnitt 5 — Registrierungen bei Behörden und steuerliche Anknüpfungspunkte
Bundesländer, Gemeinden und Staaten, in denen das Unternehmen registriert ist — Ertragsteuer, Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Gewerbesteuer oder Offenlegungspflichten — jeweils mit Register- oder Kontonummer:
Anknüpfungspunkte, die wir beobachten — Beschäftigte im Homeoffice in anderen Regionen, Lagerbestände außerhalb des Sitzlandes, drohende Lieferschwellen, Marktplatzumsätze:
Abschnitt 6 — Buchhaltungssysteme und Zugriffe
Version des Kontenrahmens / zuletzt umgestellt am:
Eingesetzte Systeme für Lohn, Reisekosten, Kasse und Belegablage:
Wer hat auf welches System Zugriff und in welcher Rolle — nur Namen und Rollen. Erfassen Sie in dieser Akte niemals Passwörter oder Zugangsdaten.
Abschnitt 7 — Bank- und Zahlungsdienstleisterkonten
Nur Institut und die letzten vier Stellen — niemals die vollständige Kontonummer.
| Verwendungszweck des Kontos | | |
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Abschnitt 8 — Mandatshistorie
Eine Zeile je Geschäftsjahr, damit jede Person, die diese Akte übernimmt, sieht, was erledigt wurde und von wem.
| | Verantwortlicher Berufsträger | |
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Abschnitt 9 — Vortragsfähige steuerliche Merkmale
Werte, die von einem Jahr ins nächste übertragen werden. Aktualisieren Sie sie mit jeder eingereichten Erklärung — sie sind das Erste, was man beim Wiederaufnehmen der Akte braucht.
| Betrag / Bemessungsgrundlage | | |
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Vortragsfähige Steuerermäßigungen | | | |
Abschreibungsbasis / kumulierte Abschreibung | | | |
Zu versteuerndes Einkommen des Vorjahres | | | |
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Abschnitt 10 — Offene Punkte
Was derzeit offen ist — erwartete Unterlagen, zu beantwortende Bescheide, laufende Registrierungen, ungeklärte Fragen. Halten Sie fest, wer wofür bis wann zuständig ist:
Zuletzt gemeinsam durchgesehen am:
Abschnitt 11 — Laufende Beratungsnotizen
Datierte Einträge, der neueste oben — ausgeübte Wahlrechte, eingenommene Rechtsauffassungen und ihre Begründung, Änderungen der Gesellschaft, Erwerb oder Veräußerung von Vermögen, eingegangene Bescheide und ihre Erledigung, erteilte Empfehlungen und die daraufhin getroffene Entscheidung. Dies ist das Gedächtnis des Mandats.
Abschnitt 12 — Anlagen zur Dauerakte
Laden Sie die Unterlagen hoch, die in die Dauerakte gehören — Gründungsurkunde, Gesellschaftsvertrag, Vergabe der Steuernummer, Bescheinigungen über steuerliche Optionen, Registerauszüge, Erklärungen der Vorjahre:
Diese Akte bleibt für die gesamte Dauer des Mandats geöffnet. Halten Sie sie aktuell, dann beginnt jede Erklärung, jede Meldung und jedes Gespräch auf gesicherter Grundlage.