Hồ sơ tài khoản khách hàng
Đây là hồ sơ thường trực của mối quan hệ hợp tác — mỗi khách hàng một bản duy nhất, được hai bên cùng cập nhật trong suốt thời gian làm việc với nhau. Hồ sơ này không gắn với bất kỳ dự án hay hợp đồng riêng lẻ nào. Mỗi khi thay đổi đầu mối liên hệ, kết thúc một công việc, hoặc cấp/thu hồi quyền truy cập, hãy cập nhật ngay tại đây thay vì lập tài liệu mới.
Phần 1 — Tổ chức và pháp nhân
Mã số thuế / mã số thuế GTGT:
Địa chỉ đăng ký kinh doanh:
Phần 2 — Đơn vị thanh toán và yêu cầu xuất hóa đơn
Đơn vị thanh toán (nếu khác đơn vị nêu trên):
Đầu mối kế toán công nợ phải trả:
Địa chỉ email nhận hóa đơn:
Thời hạn thanh toán đã thống nhất:
Có cần đơn đặt hàng (PO) trước khi bắt đầu công việc không?
Cổng tiếp nhận, mã tham chiếu hoặc thủ tục xuất hóa đơn khác mà chúng tôi phải tuân thủ:
Phần 3 — Đầu mối phía khách hàng
Toàn bộ những người phía khách hàng mà chúng tôi làm việc cùng, phạm vi phụ trách và mức thẩm quyền phê duyệt của họ. Hãy giữ danh sách này luôn cập nhật — danh sách người duyệt lỗi thời là nguyên nhân phổ biến nhất khiến sản phẩm bàn giao bị đình trệ.
Phần 4 — Đội ngũ phụ trách của chúng tôi
Người phụ trách khách hàng:
Đầu mối công việc hằng ngày:
Đầu mối thanh toán / hành chính:
Phương án thay thế khi người phụ trách vắng mặt:
Phần 5 — Hệ thống và quyền truy cập
Mọi công cụ, tài khoản hoặc không gian làm việc chung mà chúng tôi được cấp quyền, kèm ngày cấp hoặc ngày thu hồi. Tuyệt đối không ghi mật khẩu tại đây — chỉ ghi tên hệ thống, người được cấp và các mốc thời gian.
Danh sách liên tục ghi lại mọi công việc chúng tôi đã thực hiện cho khách hàng này. Thêm một dòng khi bắt đầu công việc; cập nhật trạng thái khi kết thúc.
Phần 7 — Nhịp họp và kênh liên lạc ưu tiên
Cuộc họp định kỳ — thứ và giờ:
Kênh ưu tiên cho liên lạc hằng ngày:
Nơi gửi sản phẩm bàn giao chính thức và phê duyệt:
Múi giờ và ghi chú về giờ làm việc:
Phần 8 — Quy trình leo thang đã thống nhất
Liên hệ với ai, theo thứ tự nào khi có vấn đề — trễ hạn, sự cố chất lượng, hóa đơn bị khiếu nại.
Cấp leo thang đầu tiên (phía chúng tôi):
Cấp leo thang đầu tiên (phía khách hàng):
Người quyết định cuối cùng nếu cấp đầu tiên không xử lý được:
Thời hạn phản hồi đã thống nhất cho vấn đề được leo thang và các ngoại lệ (nếu có):
Phần 9 — Ghi chú về quan hệ hợp tác
Nhật ký ghi ngày cho mọi điều đáng nhớ cho lần sau — một đợt tái cơ cấu phía khách hàng, một thói quen chúng tôi rút ra sau va vấp, một quyết định định hình cách hai bên làm việc, phản hồi đã đưa ra hoặc nhận được. Mục mới nhất ở trên cùng.
Hãy giữ hồ sơ này luôn cập nhật — đây là nơi duy nhất để cả hai bên trả lời câu hỏi “ai, bằng cách nào và từ khi nào”.