Il s'agit du dossier permanent de notre relation : un exemplaire unique par client, tenu à jour par les deux parties pendant toute la durée de notre collaboration. Il n'est rattaché à aucun projet ni aucune mission en particulier. Dès qu'un contact change, qu'une mission se termine ou qu'un accès est accordé ou retiré, mettez ce dossier à jour plutôt que d'en ouvrir un nouveau.
Section 1 — Organisation et entité juridique
Dénomination sociale complète :
Numéro de TVA intracommunautaire :
Adresse du siège social :
Section 2 — Entité facturée et exigences de facturation
Entité facturée (si différente de celle indiquée ci-dessus) :
Contact comptabilité fournisseurs :
Adresse e-mail de réception des factures :
Conditions de règlement convenues :
Un bon de commande est-il exigé avant le démarrage des travaux ?
Portail, codes de référence ou autres formalités de facturation à respecter :
Section 3 — Interlocuteurs côté client
Toutes les personnes côté client avec lesquelles nous traitons, leur périmètre de responsabilité et l'étendue de leur pouvoir de validation. Tenez cette liste à jour : une liste de validateurs obsolète est la première cause de livrable bloqué.
Section 4 — Notre équipe dédiée au compte
Interlocuteur au quotidien :
Contact facturation / administratif :
Modalités de remplacement en cas d'absence du responsable de compte :
Section 5 — Systèmes et accès
Chaque outil, compte ou espace de travail partagé auquel un accès nous a été donné, avec la date d'octroi ou de retrait. Ne notez jamais de mots de passe ici : indiquez seulement le système, l'utilisateur nommé et les dates.
Section 6 — Historique des missions
Une liste continue de tous les travaux réalisés pour ce client. Ajoutez une ligne au démarrage d'une mission et mettez le statut à jour à sa clôture.
Section 7 — Rythme des réunions et canaux privilégiés
Réunion récurrente — jour et heure :
Canal privilégié pour les échanges au quotidien :
Destinataire des livrables formels et des validations :
Fuseau horaire et précisions sur les horaires de travail :
Section 8 — Circuit d'escalade convenu
Qui est prévenu, et dans quel ordre, lorsqu'un problème survient : une échéance manquée, un défaut de qualité, une facture contestée.
Premier niveau d'escalade (de notre côté) :
Premier niveau d'escalade (côté client) :
Décideur final si le premier niveau ne parvient pas à trancher :
Délai de réponse convenu pour une escalade, et exceptions éventuelles :
Section 9 — Notes sur la relation
Un journal daté de tout ce qui mérite d'être retenu pour la prochaine fois : une réorganisation côté client, une préférence apprise à nos dépens, une décision ayant façonné notre manière de travailler ensemble, un retour donné ou reçu. L'entrée la plus récente en haut.
Tenez ce dossier à jour : c'est le seul endroit où chacune des deux parties doit chercher la réponse à « qui, comment et depuis quand ».