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Dossier client et préférences permanentes

Voici votre dossier permanent chez nous : un exemplaire unique que nous tenons tous les deux à jour pour tous les événements que nous réalisons ensemble. Il n’est rattaché à aucun événement en particulier. Modifiez-le directement dès qu’une information change : un nouveau décideur, un changement d’identité, un prestataire avec lequel vous ne voulez plus travailler. Chaque brief, budget et conducteur que nous produisons part de ce qui est écrit ici.

Section 1 — Client et décideurs

Nom du client ou de l’organisation :

Décideur principal :

Fonction ou titre :

E-mail :

Téléphone :

Canal et horaires de contact préférés :

Toute autre personne pouvant approuver des décisions en votre nom : nom, fonction, ce qu’elle peut valider et comment la joindre :

Section 2 — Facturation et seuils de validation

Entité facturée (dénomination sociale sur les factures) :

Adresse de facturation :

Contact facturation (nom et e-mail) :

Numéro de commande ou référence à faire figurer sur les factures :

Fourchette de budget habituelle par événement :

Montant que nous pouvons engager sans demander au préalable :

Au-delà de ce seuil, l’accord écrit doit venir de :

Section 3 — Charte de marque et style

Palette de couleurs (principale, secondaire, accent) :

Typographies et emplacement des éléments de marque :

Ton, règles de style et tout ce qui ne correspond pas à votre marque : traitement du logo, formulation de la signalétique, style photographique, couleurs ou motifs à éviter :

Charte graphique, fichiers de logo ou présentation de référence :

Téléverser un fichier

Section 4 — Exigences permanentes en matière alimentaire et d’accessibilité

Elles valent pour tous vos événements, sauf indication contraire ; nous briefons traiteurs et lieux à partir d’ici plutôt que de vous redemander à chaque fois.

Régimes alimentaires et allergies à toujours prendre en compte, y compris les personnes souffrant d’une allergie grave et présentes régulièrement :

Besoins d’accessibilité : accès de plain-pied, places assises, boucle magnétique, sous-titrage, espace calme, chiens d’assistance, besoins médico-alimentaires :

Section 5 — Prestataires et lieux

Ajoutez une ligne par prestataire. Indiquez le statut pour savoir d’un coup d’œil qui appeler en premier et qui ne plus jamais réserver.

Catégorie	Prestataire ou lieu	Statut	Remarques

Prestataires ou lieux à ne jamais réserver, et pourquoi :

Section 6 — Calendrier des événements récurrents

Les événements qui reviennent chaque année, ainsi que les dates à ne jamais concurrencer : conseils d’administration, fêtes religieuses, périodes creuses, dates concurrentes du secteur.

Événement récurrent	Période habituelle	Taille habituelle	Délai de lancement

Dates et périodes à éviter absolument :

Section 7 — Historique des événements

Tous les événements réalisés ensemble. Ajoutez une ligne après chacun : c’est notre référence pour comparer budgets et fréquentation la fois suivante.

Date	Événement	Lieu	Participants	Coût final	À reconduire ou à éviter

Section 8 — Notes de suivi

Entrées datées au fil des changements : un nouveau directeur marketing, un changement d’identité, un lieu qui a fermé, une décision permanente prise au téléphone. Les plus récentes en haut.

Dossier revu pour la dernière fois le :

Tenez ce dossier à jour : c’est la référence dont part chaque événement que nous organisons pour vous.

Utiliser ce modèle

Modèles inclus dans ce pack

Le pack Planification d'événements contient 8 modèles prêts à l'emploi. Chacun est un formulaire structuré et entièrement modifiable que vous pouvez partager avec vos clients pour rassembler informations, documents et signatures au même endroit.

Questions fréquentes

Que contiennent les modèles Planification d'événements ?

Le pack Planification d'événements contient 8 modèles : Dossier client et préférences permanentes, Brief et exigences de l'événement, Liste de coordination du lieu et des prestataires, Déroulé du jour de l'événement, Bilan et retour d'expérience post-événement, Proposition de budget d'événement et validation, Contrat de services d'organisation d'événements, Guide des services et formules d'organisation d'événements. Tous sont prêts à l'emploi et entièrement modifiables.

Puis-je personnaliser ces modèles ?

Oui. Chaque modèle Pocper est entièrement modifiable : ajoutez ou supprimez des champs, changez la formulation et adaptez chaque formulaire à votre processus avant de le partager avec vos clients.

Comment utiliser les modèles Planification d'événements ?

Importez le pack dans votre espace Pocper, ouvrez un modèle, adaptez-le à vos besoins, puis partagez un lien pour que vos clients le remplissent et téléversent leurs documents en temps réel.