Dossier client et préférences permanentes
Voici votre dossier permanent chez nous : un exemplaire unique que nous tenons tous les deux à jour pour tous les événements que nous réalisons ensemble. Il n’est rattaché à aucun événement en particulier. Modifiez-le directement dès qu’une information change : un nouveau décideur, un changement d’identité, un prestataire avec lequel vous ne voulez plus travailler. Chaque brief, budget et conducteur que nous produisons part de ce qui est écrit ici.
Section 1 — Client et décideurs
Nom du client ou de l’organisation :
Canal et horaires de contact préférés :
Toute autre personne pouvant approuver des décisions en votre nom : nom, fonction, ce qu’elle peut valider et comment la joindre :
Section 2 — Facturation et seuils de validation
Entité facturée (dénomination sociale sur les factures) :
Contact facturation (nom et e-mail) :
Numéro de commande ou référence à faire figurer sur les factures :
Fourchette de budget habituelle par événement :
Montant que nous pouvons engager sans demander au préalable :
Au-delà de ce seuil, l’accord écrit doit venir de :
Section 3 — Charte de marque et style
Palette de couleurs (principale, secondaire, accent) :
Typographies et emplacement des éléments de marque :
Ton, règles de style et tout ce qui ne correspond pas à votre marque : traitement du logo, formulation de la signalétique, style photographique, couleurs ou motifs à éviter :
Charte graphique, fichiers de logo ou présentation de référence :
Section 4 — Exigences permanentes en matière alimentaire et d’accessibilité
Elles valent pour tous vos événements, sauf indication contraire ; nous briefons traiteurs et lieux à partir d’ici plutôt que de vous redemander à chaque fois.
Régimes alimentaires et allergies à toujours prendre en compte, y compris les personnes souffrant d’une allergie grave et présentes régulièrement :
Besoins d’accessibilité : accès de plain-pied, places assises, boucle magnétique, sous-titrage, espace calme, chiens d’assistance, besoins médico-alimentaires :
Section 5 — Prestataires et lieux
Ajoutez une ligne par prestataire. Indiquez le statut pour savoir d’un coup d’œil qui appeler en premier et qui ne plus jamais réserver.
Prestataires ou lieux à ne jamais réserver, et pourquoi :
Section 6 — Calendrier des événements récurrents
Les événements qui reviennent chaque année, ainsi que les dates à ne jamais concurrencer : conseils d’administration, fêtes religieuses, périodes creuses, dates concurrentes du secteur.
Dates et périodes à éviter absolument :
Section 7 — Historique des événements
Tous les événements réalisés ensemble. Ajoutez une ligne après chacun : c’est notre référence pour comparer budgets et fréquentation la fois suivante.
Section 8 — Notes de suivi
Entrées datées au fil des changements : un nouveau directeur marketing, un changement d’identité, un lieu qui a fermé, une décision permanente prise au téléphone. Les plus récentes en haut.
Dossier revu pour la dernière fois le :
Tenez ce dossier à jour : c’est la référence dont part chaque événement que nous organisons pour vous.