Guide des services et formules d’organisation d’événements
Ce guide explique ce que comprend chacune de nos formules, comment se déroule le rétroplanning du premier échange au démontage, comment fonctionnent les honoraires et les paiements aux prestataires, et ce que nous attendons de vous en chemin. C’est un document de référence : il n’y a rien à remplir ni à renvoyer. Les conditions qui nous engagent sont celles de votre contrat de services signé.
Section 1 — Quelle formule vous convient
Trois niveaux de service. La différence ne tient pas à notre implication, mais au moment où nous démarrons et à la part du travail qui nous revient plutôt qu’à vous.
| | | |
|---|
| | | |
Concept, thème et direction artistique | | Nous affinons ce que vous avez | |
Recherche de lieux, visites et relecture des contrats | | Relecture uniquement : vous réservez | |
Recherche de prestataires, devis et négociation | | | |
Construction et suivi du budget | Budget complet, suivi jusqu’à la clôture | Revue budgétaire à deux jalons | |
| Illimitées, plus un point écrit mensuel | | Deux réunions de passation |
Conducteur, plan de salle et planning des prestataires | Nous les produisons et les pilotons | Nous les produisons et les pilotons | Nous les reconstruisons à partir de vos notes |
Équipe sur place le jour J | Chef de projet et équipe, dimensionnée au nombre d’invités | Chef de projet et un assistant | Coordinateur référent, du montage au démontage |
Clôture et bilan après l’événement | Clôture financière complète et bilan écrit | | |
Section 2 — Le rétroplanning
Une mission d’organisation complète se déroule à peu près ainsi. Des délais plus courts compriment les premières étapes plutôt qu’ils ne les suppriment.
- 12–9 mois avant. Premier échange, brief, cadre budgétaire, présélection de dates et recherche de lieu. Contrat signé et acompte versé avant tout contact avec un prestataire.
- 9–6 mois avant. Lieu contractualisé. Direction artistique arrêtée. Prestataires prioritaires — traiteur, audiovisuel, production, animation — identifiés, chiffrés et réservés.
- 6–3 mois avant. Dégustation du menu, ébauche du plan de salle, locations et décoration confirmées, invitations et inscriptions ouvertes, besoins d’accessibilité et régimes alimentaires recueillis.
- 8 semaines avant. Programme et conducteur rédigés. Briefs transmis aux intervenants et aux artistes. Signalétique et imprimés envoyés en production.
- 4 semaines avant. Suivi du nombre d’invités. Plan de table entamé. Planning prestataires diffusé. Plan de secours et plan météo rédigés.
- 2 semaines avant. Nombre définitif d’invités transmis au traiteur. Visite finale sur place. Conducteur verrouillé. Solde des honoraires facturé.
- Semaine de l’événement. Livraisons confirmées, équipes briefées, répétition organisée si le programme l’exige, liste de contacts d’urgence transmise à tous les prestataires.
- Jour J. Montage, gestion des prestataires, flux des invités, lancement des séquences, résolution des imprévus, démontage et restitution du lieu.
- Sous 15 jours ouvrés. Factures finales rapprochées, frais de casse ou d’heures supplémentaires soldés, bilan écrit remis avec des recommandations pour la prochaine fois.
Section 3 — Honoraires et circuit de paiement des prestataires
- L’organisation complète et partielle est chiffrée en honoraires forfaitaires, définis après le premier échange. La coordination le jour J est chiffrée au forfait pour un nombre d’heures sur place déterminé.
- Les événements très importants ou sur plusieurs jours peuvent être chiffrés en pourcentage de la dépense totale, avec un minimum annoncé. La base retenue figure dans votre contrat avant le démarrage.
- Nos honoraires couvrent uniquement notre temps et notre expertise. Les coûts prestataires — lieu, traiteur, locations, audiovisuel, animation, fleurs, personnel — sont distincts et à votre charge.
- Dans la mesure du possible, les prestataires vous facturent directement et vous les réglez directement. Vous voyez le prix réel et aucune marge ne transite par nous.
- Lorsqu’un prestataire n’accepte de contracter qu’avec nous, nous réglons pour votre compte sur une avance validée au préalable et refacturons au coût réel, justificatifs joints.
- Nous n’acceptons ni commission ni rétrocommission de la part des prestataires. Si un tarif partenaire existe, la remise vous revient, pas à nous.
- Toute dépense supérieure au seuil de validation consigné dans votre dossier client requiert votre accord écrit avant engagement.
Section 4 — Acomptes et échéances de paiement
| | |
|---|
| | Bloque votre date et nous permet de démarrer. Non remboursable. |
| À la confirmation du lieu et des principaux prestataires | La phase de recherche et de contractualisation des honoraires. |
| Selon le contrat de chaque prestataire | Réglés selon l’échéancier propre à chaque prestataire : nous suivons et vous relançons. |
Nombre définitif d’invités | 14 jours avant l’événement | Le traiteur et les places sont facturés sur cette base. Ce nombre peut augmenter, pas diminuer. |
| 7 jours avant l’événement | Le reste des honoraires. Exigible avant le montage. |
| Dans les 15 jours ouvrés suivants | Heures supplémentaires, casse, bar à la consommation et écart éventuel sur l’avance. |
Section 5 — Modifications, report et annulation
- Les petits ajustements font partie du métier et ne sont pas facturés. Une modification qui impose de rechercher de nouveaux prestataires, de refaire le budget ou de réimprimer des supports déjà produits fait l’objet d’un devis écrit avant exécution.
- Un report à une nouvelle date dans les douze mois transfère vos honoraires sans frais, une fois. Les prestataires fixent leurs propres conditions de report et ne suivront pas forcément.
- Un second report, ou un décalage au-delà de douze mois, est traité comme une nouvelle mission et fait l’objet d’un nouveau devis.
- En cas d’annulation, l’acompte de réservation n’est pas remboursable et toute échéance d’honoraires déjà facturée reste due au titre du travail réalisé à cette date.
- Une annulation dans les 30 jours précédant l’événement rend la totalité des honoraires exigible, le travail étant alors pour l’essentiel accompli.
- Les frais d’annulation des prestataires relèvent du contrat de chacun, pas du nôtre. Nous défendrons toujours votre dossier, mais nous ne pouvons pas lever leurs conditions.
Section 6 — Météo et force majeure
- Chaque élément en extérieur fait l’objet d’un plan pluie écrit, et nous fixons ensemble une heure limite de décision — généralement 24 à 48 heures avant l’ouverture — pour trancher sereinement plutôt que dans l’urgence.
- Les coûts de chapiteau, de bâche ou de repli en intérieur sont chiffrés à l’avance, pour que la décision ne soit jamais une surprise financière.
- La force majeure — intempéries graves, urgence publique, fermeture du lieu, arrêt des transports, restriction de l’autorité publique — suspend les obligations des deux parties tant qu’elle dure.
- En cas de force majeure, nous privilégions le décalage de la date à l’annulation, et nous ne facturons pas de frais de report.
- Une assurance événement est vivement conseillée dès que les dépenses non remboursables sont significatives. Nous pouvons vous orienter vers des courtiers mais ne vendons ni ne souscrivons de couverture.
Section 7 — Heures supplémentaires, déplacements et frais additionnels
- Les heures sur place figurent dans votre contrat. Le temps au-delà est facturé à l’heure et par membre d’équipe, par tranches de 30 minutes, et validé avec vous le soir même avant d’être engagé.
- Les heures supplémentaires du lieu, la prolongation du bar et l’attente des prestataires sont facturées par ces prestataires à leurs propres tarifs et refacturées telles quelles.
- Les déplacements hors de notre rayon d’intervention habituel sont refacturés au coût réel : kilométrage ou billets, plus l’hébergement lorsqu’une nuitée est inévitable.
- Les visites de site au-delà de celles incluses dans votre formule et les répétitions ajoutées tardivement sont chiffrées avant d’être planifiées.
- Rien ne figure sur votre facture finale sans que vous l’ayez vu et validé au préalable.
Section 8 — Ce que nous attendons de vous
- Au départ : un budget réaliste, les noms de toutes les personnes habilitées à valider une décision et votre charte de marque si l’événement porte votre identité.
- Pendant la recherche : une décision sous cinq jours ouvrés sur les présélections et les devis. Les options posées expirent et les bons prestataires partent en premier.
- À l’étape création : un retour franc. Nous dire tôt que quelque chose ne va pas ne coûte rien ; nous le dire une fois produit coûte cher.
- Quatre semaines avant : les noms des intervenants, le contenu du déroulé, les régimes alimentaires et besoins d’accessibilité, et tout élément protocolaire ou culturel à respecter à la lettre.
- Deux semaines avant : le nombre définitif d’invités et le plan de table validé, ainsi qu’une personne désignée pouvant décider le jour J.
- Le jour J : laissez-nous piloter. La meilleure chose à faire est de profiter de votre événement et de renvoyer toutes les questions à votre responsable sur place.
Ce guide décrit notre façon habituelle de travailler et ne constitue pas un contrat. Les prestations incluses, les honoraires et les dates de votre événement sont ceux de votre contrat de services signé.