Contrat de services d’organisation d’événements
Le présent contrat porte sur l’organisation et la coordination d’un événement déterminé entre l’agence événementielle (l’« Organisateur ») et le client (le « Client »). Il ne prend effet que lorsque LES DEUX parties ont signé ci-dessous et que l’acompte de réservation a été encaissé. L’Organisateur rédige et signe en premier, puis transmet ce document au Client pour relecture et contresignature, soit dans l’application, soit en l’imprimant, en le signant et en téléversant une copie scannée.
Organisateur (dénomination sociale) :
Siège social de l’Organisateur :
Client (dénomination ou nom complet) :
Adresse de facturation du Client :
E-mail de contact du Client :
Téléphone de contact du Client :
Nombre d’invités contractuel :
Heures de présence sur place couvertes par le présent contrat (du montage au démontage) :
Le présent contrat ne couvre que l’événement décrit ci-dessus. Tout autre événement, date ou lieu fait l’objet d’un contrat distinct.
Article 3 — Formule et périmètre des prestations
L’Organisateur fournira les prestations décrites ci-dessous. Tout ce qui n’y figure pas est hors périmètre et fait l’objet d’un devis distinct avant réalisation.
Tout ce qui est expressément exclu de la mission (le Client peut consigner ici tout accord à formaliser) :
Article 4 — Honoraires et échéancier de paiement
Les honoraires ci-dessous rémunèrent uniquement le temps et l’expertise de l’Organisateur. Les coûts des prestataires et du lieu sont distincts et à la charge du Client.
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Acompte de réservation (non remboursable) | | |
| | À la confirmation du lieu et des principaux prestataires |
| | 7 jours avant l’événement |
Honoraires d’organisation totaux | | |
- Les factures sont payables sous 14 jours à compter de leur émission et au plus tard à l’échéance indiquée ci-dessus.
- L’Organisateur peut suspendre ses travaux en cas d’impayé, après mise en demeure écrite, et n’est pas responsable des dates ou prestataires perdus pendant la suspension.
- Le temps sur place au-delà des heures prévues à l’article 2 est facturé à l’heure et par membre d’équipe, et confirmé au Client le jour même avant d’être engagé.
- Les déplacements hors du rayon d’intervention habituel de l’Organisateur et l’hébergement lorsqu’il est inévitable sont refacturés au coût réel.
Article 5 — Paiements aux prestataires et remboursements
- Dans la mesure du possible, les prestataires contractent et facturent directement avec le Client, qui les règle directement selon l’échéancier propre à chacun.
- Lorsqu’un prestataire n’accepte de contracter qu’avec l’Organisateur, celui-ci règle pour le compte du Client sur une avance préalablement validée et refacture au coût réel, justificatifs à l’appui.
- L’Organisateur n’applique aucune marge sur les coûts prestataires et ne conserve aucune commission. Toute remise de partenaire privilégié est reversée au Client.
- L’Organisateur n’engagera le Client sur aucune dépense supérieure au seuil de validation convenu par écrit sans son accord écrit préalable.
- Les contrats prestataires lient le prestataire et son signataire. L’Organisateur coordonne et défend les intérêts du Client mais ne garantit pas l’exécution d’un tiers.
Seuil de validation convenu pour cet événement (dépense que l’Organisateur peut engager sans demander au préalable) :
Article 6 — Report, annulation et remboursements
- Le Client peut reporter une fois à une nouvelle date dans les douze mois, sous réserve des disponibilités de l’Organisateur, les honoraires étant transférés sans frais supplémentaires.
- Un report supplémentaire, ou un décalage au-delà de douze mois, est considéré comme une nouvelle mission et fait l’objet d’un nouveau devis.
- En cas d’annulation, l’acompte de réservation n’est pas remboursable et toute échéance déjà facturée reste due au titre du travail réalisé jusqu’à la date d’annulation.
- Une annulation dans les 30 jours précédant l’événement rend la totalité des honoraires exigible, le travail étant alors pour l’essentiel achevé.
- Les acomptes et frais d’annulation des prestataires relèvent du contrat propre à chacun et ne sont pas remboursés par l’Organisateur.
- Aucune des parties n’est en faute en cas de retard ou d’inexécution résultant d’un cas de force majeure : intempéries graves, urgence publique, fermeture du lieu, arrêt des transports ou restriction imposée par l’autorité publique. Dans ce cas, les parties chercheront d’abord à décaler la date, sans frais de report.
- L’Organisateur peut résilier par notification écrite si le Client se montre abusif envers les équipes ou les prestataires, ou lui demande d’agir de manière illicite. Les honoraires versés jusque-là ne sont pas remboursés.
Article 7 — Responsabilité et assurances
- L’Organisateur est couvert en responsabilité civile et en responsabilité civile professionnelle et fournira les attestations au lieu sur demande.
- La responsabilité totale de l’Organisateur au titre du présent contrat est limitée au montant des honoraires effectivement réglés par le Client.
- L’Organisateur n’est pas responsable des préjudices indirects ou immatériels, notamment perte de bénéfice, perte de partenariat ou atteinte à la réputation.
- L’Organisateur n’est pas responsable des actes, omissions ou de l’insolvabilité des prestataires tiers ou du lieu, ni des dommages causés par les invités.
- Aucune disposition du présent article ne limite la responsabilité en cas de décès ou de dommage corporel causé par négligence, ni en cas de fraude.
- Le Client répond du comportement de ses invités, des dommages causés au lieu par son groupe et des autorisations ou licences détenues à son propre nom.
- Une assurance annulation est vivement recommandée lorsque les dépenses non remboursables sont importantes. L’Organisateur ne souscrit ni ne commercialise de couverture.
Article 8 — Images et confidentialité
- L’Organisateur souhaite photographier la décoration et l’installation et utiliser ces images dans un portfolio, sur un site web et sur les réseaux sociaux. C’est facultatif et le Client choisit ci-dessous.
- Chaque partie préserve la confidentialité des informations commerciales et personnelles de l’autre, sauf lorsque leur communication à un prestataire est nécessaire à la réalisation de l’événement ou lorsque la loi l’exige.
- Les listes d’invités et les données alimentaires ou d’accessibilité ne servent qu’à cet événement et sont supprimées une fois les comptes soldés.
Utilisation des images : veuillez choisir
Toute restriction supplémentaire concernant les images, la presse ou les réseaux sociaux :
Client — nom en capitales :
Touchez pour signer
Dessinez votre signature dans la fenêtre contextuelle
Organisateur — nom en capitales :
Touchez pour signer
Dessinez votre signature dans la fenêtre contextuelle
Facultatif : téléversez un scan contresigné, le contrat du lieu ou une attestation d’assurance :
Les modèles sont fournis à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Consultez un professionnel du droit avant de vous appuyer sur ce document.