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Dossier principal du client

Voici votre dossier permanent auprès de l’établissement : un exemplaire unique que la réception et vous tenez à jour d’un séjour à l’autre. Il n’est rattaché à aucune réservation particulière. Mettez-le à jour dès qu’un élément change et nous préparerons toujours votre chambre à partir des bonnes informations.

Identité et coordonnées

Nom complet (tel qu’il figure sur la pièce d’identité) :

Nom d’usage / façon dont vous souhaitez être accueilli(e) :

Adresse e-mail :

Portable / WhatsApp :

Langue préférée pour nos échanges :

Adresse du domicile (rue, ville, code postal, pays) :

Personne à prévenir en cas d’urgence — nom, lien, téléphone :

Pièce d’identité enregistrée

La réglementation sur la fiche de police impose à l’établissement d’enregistrer une pièce d’identité pour chaque client majeur. Nous ne conservons que les références ci-dessous ; le document lui-même est conservé de façon sécurisée et n’est jamais communiqué, sauf obligation légale.

Type de document (passeport / carte nationale d’identité / permis de conduire) :

Numéro du document :

Pays de délivrance / nationalité :

Date d’expiration du document :

Date de naissance :

Scan ou photo du document (facultatif — à remplacer à chaque renouvellement) :

Téléverser un fichier

Facturation et coordonnées de l’entreprise

Facturer à mon nom, à l’adresse personnelle indiquée ci-dessus

Facturer à mon entreprise / employeur (coordonnées ci-dessous)

Raison sociale :

Numéro de TVA intracommunautaire / SIRET :

Adresse de facturation et e-mail du service comptabilité fournisseurs :

Numéro de bon de commande ou centre de coût à faire figurer sur les factures :

Préférences permanentes de chambre

Elles s’appliquent à chaque séjour, sauf indication contraire de votre part pour une réservation donnée.

Configuration de la literie :

Un lit double (queen ou king size)

Deux lits simples (configuration twin)

Oreiller :

Moelleux

Ferme

Hypoallergénique — ni duvet ni plumes nulle part dans la chambre

Emplacement de la chambre :

Chambre calme, éloignée de la rue, de l’ascenseur et de l’escalier

Étage élevé, selon disponibilité

Rez-de-chaussée ou accès de plain-pied indispensable

Salle de bains adaptée (barres d’appui, douche à l’italienne) indispensable

Autres consignes permanentes (température, minibar, journal, couverture du soir, serviettes supplémentaires) :

Régime alimentaire et allergies

Ces informations sont conservées durablement et transmises à notre cuisine à chaque séjour, pour vous éviter de les répéter. Prévenez-nous immédiatement en cas de changement.

Végétarien

Végétalien

Sans gluten

Sans produits laitiers / sans lactose

Halal

Casher

Allergies et intolérances — soyez le plus précis possible (fruits à coque, arachide, crustacés, œuf, soja, sésame) et indiquez la gravité de chacune :

Heure habituelle du petit-déjeuner :

Animaux et véhicules enregistrés

Nom, espèce, race et poids de l’animal :

Il s’agit d’un chien d’assistance dûment déclaré

Marque, modèle, couleur et plaque d’immatriculation du véhicule :

Véhicule électrique — borne de recharge nécessaire

Historique des séjours

Journal continu de tous les séjours — la réception ajoute une ligne à chaque départ. Les plus récents en bas.

Dates	Chambre	Tarif / canal de réservation	Remarques

Premier séjour chez nous :

Numéro de fidélité ou d’adhérent, le cas échéant :

Consentements de communication et de marketing

Vous pouvez modifier ces choix à tout moment : signalez-le à la réception ou modifiez directement ce dossier.

M’envoyer les confirmations de réservation et les informations de séjour par e-mail

Me contacter par WhatsApp ou SMS au sujet de ma réservation en cours

M’envoyer les offres de saison et les actualités de l’établissement

M’envoyer une invitation à donner mon avis après le séjour

Ne pas utiliser ma photographie ni mon nom sur les réseaux sociaux

Date de la dernière mise à jour des consentements :

Notes de l’équipe

Les petites attentions qui font qu’un habitué se sent reconnu : sa table préférée en salle, le vin qui lui a plu, une date d’anniversaire, la balade dont il redemande, ce qui s’est mal passé une fois et la façon dont nous l’avons réglé. Ajoutez des notes datées, les plus récentes en haut.

Tenez ce dossier à jour : c’est à partir de lui que nous préparons chaque séjour, une seule modification ici vous évite de tout répéter à chaque arrivée.

Utiliser ce modèle

Modèles inclus dans ce pack

The Hôtellerie — Hôtel Boutique et Chambre d'hôte pack includes 7 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Questions fréquentes

What's included in the Hôtellerie — Hôtel Boutique et Chambre d'hôte templates?

The Hôtellerie — Hôtel Boutique et Chambre d'hôte pack contains 7 templates: Dossier principal du client, Confirmation de réservation et acceptation du règlement intérieur, Préférences du client et informations d’arrivée, Livret d’accueil avant arrivée — Merci d’en confirmer la réception, Rapport d’incident et de dommage, Avis de départ et invitation à laisser un commentaire, Guide de la maison et informations aux clients. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Hôtellerie — Hôtel Boutique et Chambre d'hôte templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.