Leitfaden zu Eventplanungsleistungen und Paketen
Dieser Leitfaden erklärt, was in jedem unserer Planungspakete enthalten ist, wie der Zeitplan vom ersten Gespräch bis zum Abbau verläuft, wie Honorare und Dienstleisterzahlungen funktionieren und was wir unterwegs von Ihnen brauchen. Er ist ein Nachschlagedokument — es gibt nichts auszufüllen oder zurückzusenden. Verbindlich sind allein die Bedingungen in Ihrem unterzeichneten Dienstleistungsvertrag.
Abschnitt 1 — Welches Paket passt
Drei Servicestufen. Der Unterschied liegt nicht daran, wie sehr wir uns kümmern — sondern daran, wie früh wir beginnen und wie viel der Arbeit bei uns statt bei Ihnen liegt.
| | | Koordination am Veranstaltungstag |
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Konzept, Thema und Designrichtung | | Wir verfeinern Ihre Vorlage | |
Locationsuche, Besichtigungen und Vertragsprüfung | | | |
Dienstleistersuche, Angebote und Verhandlung | | | |
Budgetaufbau und -verfolgung | Vollständiges Budget, verfolgt bis zum Abschluss | Budgetprüfung an zwei Kontrollpunkten | |
| Unbegrenzt, plus monatliche schriftliche Updates | Sechs terminierte Meetings | |
Ablaufplan, Raumplan und Dienstleisterzeitplan | Wir erstellen und verantworten sie | Wir erstellen und verantworten sie | Wir bauen sie aus Ihren Notizen neu auf |
Team vor Ort am Veranstaltungstag | Lead-Planer plus Crew, skaliert nach Gästezahl | Lead-Planer plus eine Assistenz | Lead-Koordination, von Aufbau bis Abbau |
Abrechnung und Nachbereitung nach der Veranstaltung | Vollständiger finanzieller Abschluss und schriftliche Auswertung | | |
Abschnitt 2 — Der Planungszeitplan
Ein Full-Planning-Auftrag verläuft ungefähr so. Kürzere Vorlaufzeiten verdichten die frühen Phasen, statt sie zu streichen.
- 12–9 Monate vorher. Erstgespräch, Briefing, Budgetrahmen, Terminvorauswahl und Locationsuche. Vertrag unterzeichnet und Anzahlung geleistet, bevor wir einen Dienstleister ansprechen.
- 9–6 Monate vorher. Location unter Vertrag. Designrichtung festgelegt. Priorisierte Dienstleister — Catering, AV, Produktion, Entertainment — recherchiert, angefragt und gebucht.
- 6–3 Monate vorher. Menüverkostung, Entwurf des Raumplans, Mietequipment und Dekoration bestätigt, Einladungen und Anmeldung live, Bedarfe zu Barrierefreiheit und Verpflegung erhoben.
- 8 Wochen vorher. Programm und Ablaufregie entworfen. Briefings für Sprecher und Künstler versandt. Beschilderung und Druck in Produktion gegeben.
- 4 Wochen vorher. Gästezahl zeichnet sich ab. Sitzplan begonnen. Dienstleisterzeitplan verteilt. Notfall- und Wetterplan schriftlich fixiert.
- 2 Wochen vorher. Endgültige Gästezahl an das Catering. Letzter Rundgang in der Location. Ablaufplan final. Restbetrag des Planungshonorars in Rechnung gestellt.
- Veranstaltungswoche. Lieferungen bestätigt, Crew gebrieft, Probe abgehalten, wo das Programm eine erfordert, Notfallkontaktliste an alle Dienstleister verteilt.
- Veranstaltungstag. Aufbau, Dienstleistersteuerung, Gästeführung, Programmregie, Problemlösung, Abbau und Rückgabe der Location.
- Innerhalb von 15 Werktagen. Schlussrechnungen abgeglichen, Schäden oder Überstunden abgerechnet, schriftliche Auswertung mit Empfehlungen für das nächste Mal geliefert.
Abschnitt 3 — Honorare und Ablauf der Dienstleisterzahlungen
- Full und Partial Planning werden als pauschales Planungshonorar angeboten, das nach dem Erstgespräch festgelegt wird. Die Koordination am Veranstaltungstag wird als Pauschale für eine definierte Stundenzahl vor Ort angeboten.
- Sehr große oder mehrtägige Veranstaltungen können stattdessen als Prozentsatz der Gesamtausgaben mit einem festgelegten Mindesthonorar angeboten werden. Welche Grundlage gilt, steht vor Arbeitsbeginn in Ihrem Vertrag.
- Unser Honorar deckt ausschließlich unsere Zeit und Expertise ab. Dienstleisterkosten — Location, Catering, Mietequipment, AV, Entertainment, Floristik, Personal — fallen gesondert an und gehen zu Ihren Lasten.
- Wo immer möglich, stellen Dienstleister Ihnen direkt Rechnung und Sie zahlen sie direkt. So sehen Sie den echten Preis, und kein Aufschlag läuft über uns.
- Wenn ein Dienstleister ausschließlich mit uns abschließt, zahlen wir in Ihrem Namen aus einem vorab freigegebenen Vorschuss und reichen die Rechnung zu Selbstkosten mit Belegen weiter.
- Wir nehmen keine Provisionen oder Vermittlungsentgelte von Dienstleistern an. Gibt es einen Partnerpreis, geht der Rabatt an Sie, nicht an uns.
- Ausgaben oberhalb der in Ihrer Kundenakte hinterlegten Freigabegrenze benötigen Ihre schriftliche Zustimmung, bevor wir sie beauftragen.
Abschnitt 4 — Anzahlungen und Zahlungsmeilensteine
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| | Sichert Ihren Termin und gibt uns die Arbeit frei. Nicht erstattungsfähig. |
| Bei Bestätigung von Location und Hauptdienstleistern | Die Phase der Dienstleistersuche und Vertragsschließung des Planungshonorars. |
| Je nach Vertrag des einzelnen Dienstleisters | Zahlbar nach dem Zahlungsplan des jeweiligen Dienstleisters — wir behalten den Überblick und erinnern Sie. |
| 14 Tage vor der Veranstaltung | Catering und Bestuhlung werden auf dieser Zahl abgerechnet. Sie kann steigen, aber nicht sinken. |
| 7 Tage vor der Veranstaltung | Der verbleibende Teil des Planungshonorars. Fällig vor dem Aufbau. |
| Innerhalb von 15 Werktagen danach | Überstunden, Schäden, Getränke nach Verbrauch und etwaige Vorschussdifferenzen. |
Abschnitt 5 — Änderungen, Verschiebung und Stornierung
- Kleine Änderungen gehören zur Planung und kosten nichts. Eine Änderung, die eine erneute Dienstleistersuche, einen Neuaufbau des Budgets oder den Nachdruck produzierter Materialien erfordert, wird vor der Umsetzung schriftlich angeboten.
- Eine Verschiebung auf einen neuen Termin innerhalb von zwölf Monaten überträgt Ihr Planungshonorar einmalig ohne Zusatzkosten. Dienstleister setzen eigene Verschiebungsbedingungen und ziehen möglicherweise nicht mit.
- Eine zweite Verschiebung oder eine Verlegung über zwölf Monate hinaus gilt als neuer Auftrag und wird neu angeboten.
- Bei Stornierung wird die Buchungsanzahlung nicht erstattet, und jede bereits in Rechnung gestellte Honorarrate bleibt für die bis dahin erbrachte Arbeit fällig.
- Eine Stornierung innerhalb von 30 Tagen vor der Veranstaltung macht das volle Planungshonorar fällig, da die Arbeit zu diesem Zeitpunkt im Wesentlichen erledigt ist.
- Stornogebühren von Dienstleistern richten sich nach deren eigenen Verträgen, nicht nach unserem. Wir setzen uns immer für Sie ein, können deren Bedingungen aber nicht aufheben.
Abschnitt 6 — Wetter und höhere Gewalt
- Für jedes Outdoor-Element gibt es einen schriftlichen Schlechtwetterplan, und wir vereinbaren eine Entscheidungsfrist — meist 24 bis 48 Stunden vor Einlass —, damit in Ruhe entschieden werden kann statt am Tag selbst.
- Kosten für Zelt, Überdachung oder Indoor-Alternative werden vorab angeboten, damit die Entscheidung nie eine finanzielle Überraschung ist.
- Höhere Gewalt — extreme Wetterlagen, öffentlicher Notstand, Schließung der Location, Ausfall des Verkehrs, behördliche Anordnung — setzt die Pflichten beider Seiten für ihre Dauer aus.
- Im Fall höherer Gewalt hat für uns die Verlegung des Termins Vorrang vor einer Absage, und wir berechnen dafür keine Verschiebungsgebühr.
- Eine Veranstaltungsversicherung wird bei jeder Veranstaltung mit nennenswerten nicht erstattungsfähigen Ausgaben dringend empfohlen. Wir können Ihnen Makler nennen, vermitteln oder verkaufen aber selbst keinen Versicherungsschutz.
Abschnitt 7 — Überstunden, Reisen und Zusatzkosten
- Die Stunden vor Ort sind in Ihrem Vertrag festgelegt. Darüber hinausgehende Zeit wird pro Stunde und Crewmitglied in 30-Minuten-Schritten berechnet und noch am Abend mit Ihnen bestätigt, bevor sie anfällt.
- Überstunden der Location, verlängerter Barbetrieb und Bereitschaftszeiten von Dienstleistern werden von diesen zu deren eigenen Sätzen berechnet und direkt weitergereicht.
- Reisen außerhalb unseres üblichen Einsatzradius werden zu Selbstkosten berechnet — Kilometergeld oder Fahrkarten sowie Übernachtung, wenn diese unvermeidbar ist.
- Besichtigungen über die in Ihrem Paket enthaltenen hinaus sowie kurzfristig ergänzte Proben werden angeboten, bevor sie terminiert werden.
- Auf Ihrer Schlussrechnung steht nichts, was Sie nicht zuvor gesehen und freigegeben haben.
Abschnitt 8 — Was wir von Ihnen brauchen
- Zu Beginn — ein realistisches Budget, die Namen aller Entscheidungsbefugten und Ihre Markenrichtlinien, wenn die Veranstaltung Ihre Identität trägt.
- Während der Dienstleistersuche — eine Entscheidung innerhalb von fünf Werktagen zu Auswahllisten und Angeboten. Reservierte Optionen verfallen, und die guten Dienstleister sind zuerst weg.
- In der Designphase — ehrliches Feedback. Uns früh zu sagen, dass etwas nicht stimmt, kostet nichts; es nach der Produktion zu sagen, kostet Geld.
- Vier Wochen vorher — Namen der Sprecher, Inhalte des Ablaufs, Verpflegungs- und Barrierefreiheitsbedarfe sowie alles Zeremonielle oder Kulturelle, das exakt stimmen muss.
- Zwei Wochen vorher — die endgültige Gästezahl und die bestätigte Bestuhlung sowie eine namentlich benannte Person, die am Tag selbst entscheiden darf.
- Am Tag selbst — lassen Sie uns machen. Das Beste, was Sie tun können: Ihre eigene Veranstaltung genießen und jede Frage an Ihre Ansprechperson vor Ort weiterleiten.
Dieser Leitfaden beschreibt, wie wir üblicherweise arbeiten, und ist selbst kein Vertrag. Paketinhalte, Honorare und Termine für Ihre Veranstaltung sind die in Ihrem unterzeichneten Dienstleistungsvertrag festgelegten.