Kundenakte und dauerhafte Präferenzen
Dies ist Ihre dauerhafte Akte bei uns — ein gemeinsames Exemplar, das wir beide über alle Veranstaltungen hinweg aktuell halten. Sie ist an keine einzelne Veranstaltung gebunden. Ändern Sie sie direkt, sobald sich etwas ändert: eine neue entscheidungsbefugte Person, ein Rebranding, ein Dienstleister, mit dem Sie nie wieder arbeiten möchten. Jedes Briefing, jedes Budget und jeder Ablaufplan, den wir erstellen, geht von dem aus, was hier steht.
Abschnitt 1 — Kunde und Entscheidungsbefugte
Kunde / Name der Organisation:
Hauptentscheidungsbefugte Person:
Bevorzugter Kontaktweg und Erreichbarkeit:
Weitere Personen, die in Ihrem Namen Entscheidungen freigeben dürfen — Name, Funktion, Freigabebefugnis und Kontaktdaten:
Abschnitt 2 — Rechnungsstellung und Freigabegrenzen
Rechnungsempfänger (Firmierung auf Rechnungen):
Ansprechpartner für Rechnungen (Name und E-Mail):
Bestell- oder Referenznummer, die auf Rechnungen erforderlich ist:
Übliche Budgetspanne pro Veranstaltung:
Betrag, den wir ohne Rückfrage beauftragen dürfen:
Alles darüber hinaus benötigt die schriftliche Freigabe von:
Abschnitt 3 — Marken- und Gestaltungsrichtlinien
Farbpalette (Primär-, Sekundär-, Akzentfarbe):
Schriften und Ablageort der Markenassets:
Tonalität, Gestaltungsregeln und alles, was nicht zu Ihrer Marke passt — Logoverwendung, Sprache der Beschilderung, Bildsprache, zu vermeidende Farben oder Motive:
Markenrichtlinien, Logodateien oder eine Referenzpräsentation:
Abschnitt 4 — Dauerhafte Verpflegungs- und Barrierefreiheitsanforderungen
Diese gelten für jede Veranstaltung, sofern Sie uns nichts anderes mitteilen — so briefen wir Caterer und Locations von hier aus und fragen nicht jedes Mal erneut nach.
Ernährungsanforderungen und Allergien, die wir immer abdecken müssen — einschließlich regelmäßiger Gäste mit schwerer Allergie:
Anforderungen an die Barrierefreiheit — stufenloser Zugang, Bestuhlung, Induktionsschleife, Untertitelung, Ruheraum, Assistenzhunde, medizinisch bedingte Ernährungsbedarfe:
Abschnitt 5 — Dienstleister und Locations
Pro Dienstleister eine Zeile. Vermerken Sie den Status, damit wir auf einen Blick sehen, wen wir zuerst anrufen und wen wir nie wieder buchen.
Dienstleister oder Locations, die wir nie buchen dürfen, und warum:
Abschnitt 6 — Kalender wiederkehrender Veranstaltungen
Veranstaltungen, die jedes Jahr stattfinden, sowie Termine, gegen die wir nie planen sollten — Aufsichtsratssitzungen, religiöse Feiertage, umsatzschwache Zeiten, konkurrierende Branchentermine.
Wiederkehrende Veranstaltung | | | Vorlaufzeit bis zum Start |
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Termine und Zeiträume, die vollständig zu meiden sind:
Abschnitt 7 — Veranstaltungshistorie
Jede Veranstaltung, die wir gemeinsam umgesetzt haben. Ergänzen Sie nach jeder eine Zeile — daran messen wir beim nächsten Mal Budgets und Teilnehmerzahlen.
| | | | | Was zu wiederholen / zu vermeiden ist |
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Abschnitt 8 — Laufende Notizen
Datierte Einträge, sobald sich etwas ändert — eine neue Marketingleitung, ein Rebranding, eine geschlossene Location, eine telefonisch getroffene Grundsatzentscheidung. Neueste zuoberst.
Halten Sie diese Akte aktuell — sie ist die Grundlage jeder Veranstaltung, die wir für Sie planen.