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Kundenakte und dauerhafte Präferenzen

Dies ist Ihre dauerhafte Akte bei uns — ein gemeinsames Exemplar, das wir beide über alle Veranstaltungen hinweg aktuell halten. Sie ist an keine einzelne Veranstaltung gebunden. Ändern Sie sie direkt, sobald sich etwas ändert: eine neue entscheidungsbefugte Person, ein Rebranding, ein Dienstleister, mit dem Sie nie wieder arbeiten möchten. Jedes Briefing, jedes Budget und jeder Ablaufplan, den wir erstellen, geht von dem aus, was hier steht.

Abschnitt 1 — Kunde und Entscheidungsbefugte

Kunde / Name der Organisation:

Hauptentscheidungsbefugte Person:

Funktion / Position:

E-Mail:

Telefon:

Bevorzugter Kontaktweg und Erreichbarkeit:

Weitere Personen, die in Ihrem Namen Entscheidungen freigeben dürfen — Name, Funktion, Freigabebefugnis und Kontaktdaten:

Abschnitt 2 — Rechnungsstellung und Freigabegrenzen

Rechnungsempfänger (Firmierung auf Rechnungen):

Rechnungsanschrift:

Ansprechpartner für Rechnungen (Name und E-Mail):

Bestell- oder Referenznummer, die auf Rechnungen erforderlich ist:

Übliche Budgetspanne pro Veranstaltung:

Betrag, den wir ohne Rückfrage beauftragen dürfen:

Alles darüber hinaus benötigt die schriftliche Freigabe von:

Abschnitt 3 — Marken- und Gestaltungsrichtlinien

Farbpalette (Primär-, Sekundär-, Akzentfarbe):

Schriften und Ablageort der Markenassets:

Tonalität, Gestaltungsregeln und alles, was nicht zu Ihrer Marke passt — Logoverwendung, Sprache der Beschilderung, Bildsprache, zu vermeidende Farben oder Motive:

Markenrichtlinien, Logodateien oder eine Referenzpräsentation:

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Abschnitt 4 — Dauerhafte Verpflegungs- und Barrierefreiheitsanforderungen

Diese gelten für jede Veranstaltung, sofern Sie uns nichts anderes mitteilen — so briefen wir Caterer und Locations von hier aus und fragen nicht jedes Mal erneut nach.

Ernährungsanforderungen und Allergien, die wir immer abdecken müssen — einschließlich regelmäßiger Gäste mit schwerer Allergie:

Anforderungen an die Barrierefreiheit — stufenloser Zugang, Bestuhlung, Induktionsschleife, Untertitelung, Ruheraum, Assistenzhunde, medizinisch bedingte Ernährungsbedarfe:

Abschnitt 5 — Dienstleister und Locations

Pro Dienstleister eine Zeile. Vermerken Sie den Status, damit wir auf einen Blick sehen, wen wir zuerst anrufen und wen wir nie wieder buchen.

Kategorie	Dienstleister / Location	Status	Anmerkungen

Dienstleister oder Locations, die wir nie buchen dürfen, und warum:

Abschnitt 6 — Kalender wiederkehrender Veranstaltungen

Veranstaltungen, die jedes Jahr stattfinden, sowie Termine, gegen die wir nie planen sollten — Aufsichtsratssitzungen, religiöse Feiertage, umsatzschwache Zeiten, konkurrierende Branchentermine.

Wiederkehrende Veranstaltung	Üblicher Zeitraum	Übliche Größenordnung	Vorlaufzeit bis zum Start

Termine und Zeiträume, die vollständig zu meiden sind:

Abschnitt 7 — Veranstaltungshistorie

Jede Veranstaltung, die wir gemeinsam umgesetzt haben. Ergänzen Sie nach jeder eine Zeile — daran messen wir beim nächsten Mal Budgets und Teilnehmerzahlen.

Datum	Veranstaltung	Location	Teilnehmerzahl	Endkosten	Was zu wiederholen / zu vermeiden ist

Abschnitt 8 — Laufende Notizen

Datierte Einträge, sobald sich etwas ändert — eine neue Marketingleitung, ein Rebranding, eine geschlossene Location, eine telefonisch getroffene Grundsatzentscheidung. Neueste zuoberst.

Akte zuletzt geprüft am:

Halten Sie diese Akte aktuell — sie ist die Grundlage jeder Veranstaltung, die wir für Sie planen.

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Vorlagen in diesem Paket

The Eventplanung pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Häufig gestellte Fragen

What's included in the Eventplanung templates?

The Eventplanung pack contains 8 templates: Kundenakte und dauerhafte Präferenzen, Event-Briefing & Anforderungen, Veranstaltungsort- & Anbieter-Koordinationscheckliste, Tagesablauf der Veranstaltung, Nachbesprechung & Feedback, Veranstaltungsbudget — Angebot und Freigabe, Vertrag über Eventplanungsleistungen, Leitfaden zu Eventplanungsleistungen und Paketen. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Eventplanung templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.