Vertrag über Eventplanungsleistungen
Dieser Vertrag regelt die Planung und Koordination einer konkreten Veranstaltung zwischen der Eventagentur („Planer“) und dem Kunden („Kunde“). Er wird erst wirksam, wenn BEIDE Parteien unten unterschrieben haben und die Buchungsanzahlung eingegangen ist. Der Planer erstellt und unterzeichnet zuerst und stellt dieses Dokument anschließend dem Kunden zur Prüfung und Gegenzeichnung bereit — entweder direkt in der App oder durch Ausdrucken, Unterschreiben und Hochladen eines Scans.
Eingetragene Anschrift des Planers:
Kunde (vollständiger rechtlicher Name):
Rechnungsanschrift des Kunden:
Kontakt-E-Mail des Kunden:
Kontakttelefon des Kunden:
Abschnitt 2 — Die Veranstaltung
Vertraglich vereinbarte Gästezahl:
Von diesem Vertrag abgedeckte Stunden vor Ort (Aufbau bis Abbau):
Dieser Vertrag umfasst ausschließlich die oben beschriebene Einzelveranstaltung. Jede weitere Veranstaltung, jeder weitere Termin oder Veranstaltungsort erfordert einen eigenen Vertrag.
Abschnitt 3 — Leistungsstufe und Leistungsumfang
Beauftragte Leistungsstufe:
Der Planer erbringt die nachstehend aufgeführten Leistungen. Alles, was nicht aufgeführt ist, liegt außerhalb des Leistungsumfangs und wird vor der Ausführung gesondert angeboten.
Ausdrücklich von diesem Auftrag ausgeschlossene Leistungen (der Kunde kann hier festhalten, was vereinbart wurde):
Abschnitt 4 — Planungshonorar und Zahlungsplan
Das nachstehende Planungshonorar gilt ausschließlich für Zeit und Expertise des Planers. Kosten für Dienstleister und Location fallen gesondert an und liegen in der Verantwortung des Kunden.
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Buchungsanzahlung (nicht erstattungsfähig) | | |
| | Bei Bestätigung von Location und Hauptdienstleistern |
| | 7 Tage vor der Veranstaltung |
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- Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Ausstellung zu zahlen, spätestens jedoch zum oben genannten Fälligkeitstermin.
- Der Planer kann die Arbeit bei überfälligen Beträgen nach schriftlicher Mahnung aussetzen und haftet nicht für Termine oder Dienstleister, die während einer Aussetzung verloren gehen.
- Zeit vor Ort über die in Abschnitt 2 genannten Stunden hinaus wird pro Stunde und Crewmitglied berechnet und am selben Tag mit dem Kunden bestätigt, bevor sie anfällt.
- Reisen außerhalb des üblichen Einsatzradius des Planers sowie unvermeidbare Übernachtungen werden zu Selbstkosten berechnet.
Abschnitt 5 — Dienstleisterzahlungen und Auslagen
- Wo immer möglich, schließen Dienstleister den Vertrag direkt mit dem Kunden, stellen ihm direkt Rechnung, und der Kunde zahlt sie direkt nach deren jeweiligem Zahlungsplan.
- Schließt ein Dienstleister ausschließlich mit dem Planer ab, zahlt der Planer im Namen des Kunden aus einem vorab freigegebenen Vorschuss und reicht die Kosten zum Nennwert mit Belegen weiter.
- Der Planer erhebt keinen Aufschlag auf Dienstleisterkosten und behält keine Dienstleisterprovisionen ein. Jeder Partnerrabatt wird an den Kunden weitergegeben.
- Der Planer verpflichtet den Kunden zu keinen Ausgaben oberhalb der schriftlich vereinbarten Freigabegrenze ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Kunden.
- Dienstleisterverträge bestehen zwischen dem Dienstleister und der jeweils unterzeichnenden Partei. Der Planer koordiniert und vertritt die Interessen des Kunden, garantiert aber nicht die Leistung Dritter.
Für diese Veranstaltung vereinbarte Freigabegrenze (Betrag, den der Planer ohne Rückfrage beauftragen darf):
Abschnitt 6 — Verschiebung, Stornierung und Erstattungen
- Der Kunde kann die Veranstaltung einmalig auf einen neuen Termin innerhalb von zwölf Monaten verschieben, sofern der Planer verfügbar ist; das Planungshonorar wird ohne Zusatzkosten übertragen.
- Eine weitere Verschiebung oder eine Verlegung über zwölf Monate hinaus gilt als neuer Auftrag und wird neu angeboten.
- Bei Stornierung wird die Buchungsanzahlung nicht erstattet, und jede bereits in Rechnung gestellte Rate bleibt für die bis zum Stornierungsdatum erbrachte Arbeit fällig.
- Eine Stornierung innerhalb von 30 Tagen vor der Veranstaltung macht das volle Planungshonorar fällig, da die Arbeit zu diesem Zeitpunkt im Wesentlichen abgeschlossen ist.
- Anzahlungen und Stornogebühren von Dienstleistern richten sich nach deren eigenen Verträgen und werden vom Planer nicht erstattet.
- Keine Partei verstößt gegen den Vertrag bei Verzögerung oder Nichterfüllung infolge höherer Gewalt — extreme Wetterlagen, öffentlicher Notstand, Schließung der Location, Ausfall des Verkehrs oder behördliche Anordnung. In diesem Fall werden die Parteien zunächst versuchen, den Termin ohne Verschiebungsgebühr zu verlegen.
- Der Planer kann den Vertrag mit schriftlicher Mitteilung beenden, wenn der Kunde Crew oder Dienstleister beleidigend behandelt oder den Planer zu rechtswidrigem Handeln auffordert. Bis dahin gezahlte Honorare werden nicht erstattet.
Abschnitt 7 — Haftung und Versicherung
- Der Planer unterhält eine Betriebshaftpflicht- und eine Berufshaftpflichtversicherung und legt der Location auf Anfrage entsprechende Nachweise vor.
- Die Gesamthaftung des Planers aus diesem Vertrag ist auf das vom Kunden tatsächlich gezahlte Planungshonorar begrenzt.
- Der Planer haftet nicht für mittelbare Schäden oder Folgeschäden, einschließlich entgangenen Gewinns, verlorener Sponsorings oder Reputationsschäden.
- Der Planer haftet nicht für Handlungen, Unterlassungen oder Insolvenz von Drittdienstleistern oder der Location und ebenso wenig für durch Gäste verursachte Schäden.
- Nichts in diesem Abschnitt beschränkt die Haftung für Tod oder Körperverletzung infolge Fahrlässigkeit oder für Betrug.
- Der Kunde ist verantwortlich für das Verhalten der Gäste, für von seiner Gruppe verursachte Schäden an der Location sowie für Genehmigungen oder Lizenzen, die auf seinen Namen lauten.
- Eine Veranstaltungsausfallversicherung wird dringend empfohlen, wenn erhebliche nicht erstattungsfähige Ausgaben anfallen. Der Planer vermittelt oder verkauft keinen Versicherungsschutz.
Abschnitt 8 — Bildmaterial und Vertraulichkeit
- Der Planer möchte Styling und Aufbau fotografieren und diese Aufnahmen im Portfolio, auf einer Website und in sozialen Medien verwenden. Dies ist freiwillig; der Kunde entscheidet unten.
- Jede Partei behandelt die geschäftlichen und persönlichen Informationen der anderen vertraulich, außer wenn eine Weitergabe an einen Dienstleister zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder das Gesetz sie verlangt.
- Gästelisten sowie Angaben zu Verpflegung und Barrierefreiheit werden ausschließlich für diese Veranstaltung genutzt und nach Abschluss der Abrechnung gelöscht.
Verwendung von Bildmaterial — bitte auswählen:
Weitere Einschränkungen zu Bildmaterial, Presse oder sozialen Medien:
Abschnitt 9 — Bestätigungen
Abschnitt 10 — Unterschriften
Kunde — Name in Druckbuchstaben:
×Zum Unterschreiben tippen
Planer — Name in Druckbuchstaben:
×Zum Unterschreiben tippen
Optional — laden Sie einen gegengezeichneten Scan, den Locationvertrag oder einen Versicherungsnachweis hoch:
Vorlagen dienen ausschließlich als Referenz und stellen keine Rechtsberatung dar. Ziehen Sie qualifizierten Rechtsrat hinzu, bevor Sie sich auf dieses Dokument stützen.