Đây là hồ sơ thường trực duy nhất cho mối quan hệ hợp tác giữa quý khách và công ty chúng tôi. Hồ sơ không gắn với bất kỳ năm tài chính nào và không bao giờ được lập lại — quý khách và kế toán phụ trách cùng nhau cập nhật, mọi tờ khai, mọi báo cáo và mọi cuộc tư vấn đều dựa trên nội dung ghi ở đây. Mỗi khi có thay đổi — thêm địa bàn hoạt động, thêm ngân hàng, thay người đại diện, đổi phần mềm — hãy cập nhật phần liên quan và ghi thêm một dòng có ngày tháng vào mục Ghi chú tư vấn thường xuyên. Tuyệt đối không ghi đầy đủ số tài khoản hay số căn cước công dân tại đây; chỉ ghi bốn số cuối.
Phần 1 — Thông tin pháp lý và đăng ký doanh nghiệp
Tên pháp lý đầy đủ (đúng như trên giấy đăng ký):
Tên giao dịch / thương hiệu:
Mã số thuế — chỉ 4 số cuối:
Tỉnh/thành phố nơi đăng ký:
Ngày thành lập / cấp giấy chứng nhận đăng ký:
Là khách hàng của công ty chúng tôi từ:
Cơ cấu sở hữu — thành viên, cổ đông hoặc đối tác và tỷ lệ góp vốn:
Địa chỉ nhận thư — nơi gửi thông báo và văn bản:
Địa chỉ trụ sở chính theo đăng ký kinh doanh:
Địa điểm kinh doanh chính (nếu khác địa chỉ nhận thư):
Phần 3 — Năm tài chính và lịch kê khai hằng năm
Ngày kết thúc năm tài chính (tháng và ngày):
Cơ sở hạch toán (tiền mặt / dồn tích / hỗn hợp):
Các tờ khai và báo cáo định kỳ doanh nghiệp phải nộp mỗi năm, ai lập và thời hạn nộp:
Tần suất kê khai thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm (nộp và báo cáo):
Tần suất kê khai thuế giá trị gia tăng:
Lịch tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp:
Phần 4 — Danh sách đầu mối liên hệ thường trực
Tất cả những người chúng tôi có thể cần trao đổi về doanh nghiệp này — chủ sở hữu, kế toán trưởng hoặc kế toán viên, cán bộ ngân hàng, luật sư, đơn vị làm lương, môi giới bảo hiểm. Hãy giữ danh sách luôn cập nhật để công việc không bị đình trệ vì phải tìm đúng người.
| | |
|---|
Chủ sở hữu / người đại diện | | |
Kế toán trưởng / kế toán viên | | |
Cán bộ ngân hàng phụ trách | | |
| | |
Đơn vị dịch vụ tiền lương | | |
| | |
Phần 5 — Đăng ký tại địa phương và phạm vi nghĩa vụ thuế
Các tỉnh, thành và địa bàn nơi doanh nghiệp đã đăng ký — thuế thu nhập, thuế giá trị gia tăng, khấu trừ thuế tiền lương, lệ phí môn bài hoặc báo cáo thường niên — kèm mã số đăng ký hoặc mã đơn vị của từng nơi:
Các yếu tố phát sinh nghĩa vụ thuế đang theo dõi — nhân sự làm việc từ xa, hàng tồn kho gửi ở địa bàn khác, ngưỡng doanh thu sắp chạm, doanh thu qua sàn thương mại điện tử:
Phần 6 — Hệ thống kế toán và quyền truy cập
Phần mềm kế toán đang dùng:
Phiên bản hệ thống tài khoản / lần điều chỉnh gần nhất:
Các hệ thống tiền lương, chi phí, bán hàng và lưu trữ chứng từ đang sử dụng:
Ai có quyền truy cập hệ thống nào và ở mức nào — chỉ ghi họ tên và vai trò. Tuyệt đối không ghi mật khẩu hay thông tin đăng nhập vào hồ sơ này.
Phần 7 — Tài khoản ngân hàng và tài khoản thanh toán
Chỉ ghi tên ngân hàng và bốn số cuối — tuyệt đối không ghi đầy đủ số tài khoản.
Phần 8 — Lịch sử cung cấp dịch vụ
Mỗi năm làm việc một dòng, để bất kỳ ai tiếp nhận hồ sơ đều thấy được đã làm những gì và do ai thực hiện.
Phần 9 — Các chỉ tiêu thuế chuyển tiếp
Những số dư được chuyển từ năm này sang năm khác. Hãy cập nhật mỗi khi nộp tờ khai — đây là thông tin cần xem đầu tiên khi mở lại hồ sơ.
| | | |
|---|
Lỗ được chuyển sang các năm sau | | | |
Ưu đãi, khấu trừ thuế chuyển tiếp | | | |
Nguyên giá / khấu hao lũy kế | | | |
Thu nhập chịu thuế năm trước | | | |
| | | |
Phần 10 — Việc còn tồn đọng
Những việc đang còn dở — chứng từ đang chờ, công văn cần trả lời, thủ tục đăng ký chưa xong, vấn đề chưa được giải quyết. Ghi rõ ai phụ trách và hạn hoàn thành:
Lần rà soát chung gần nhất:
Phần 11 — Ghi chú tư vấn thường xuyên
Các mục ghi có ngày tháng, mới nhất ở trên — các lựa chọn chính sách đã đăng ký, quan điểm áp dụng và lý do, thay đổi về doanh nghiệp, tài sản mua vào hoặc bán ra, công văn nhận được và cách xử lý, tư vấn đã đưa ra và quyết định sau đó. Đây là ký ức nghề nghiệp của toàn bộ quá trình hợp tác.
Phần 12 — Tài liệu đính kèm hồ sơ thường trực
Đính kèm những tài liệu thuộc hồ sơ thường trực — giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, thông báo mã số thuế, xác nhận phương pháp tính thuế, giấy xác nhận đăng ký tại địa phương, tờ khai quyết toán các năm trước:
Hồ sơ này luôn mở trong suốt quá trình hợp tác. Giữ cho hồ sơ luôn cập nhật, mọi tờ khai, mọi báo cáo và mọi trao đổi đều bắt đầu từ nền tảng vững chắc.