これは当社とお客様が共有する常設ファイルです。個別のイベントに紐づくものではなく、ご一緒するすべてのイベントを通じて双方で最新の状態に保ちます。決裁者の交代、ブランド刷新、二度と使いたくない業者など、変更があればその都度この場で書き換えてください。当社が作成する企画書・予算・進行表は、すべてここに書かれた内容を起点とします。
お客様に代わって決裁できる方——氏名、役職、決裁できる範囲、連絡先：
トーン、スタイル上のルール、ブランドに合わないもの——ロゴの扱い、サイン表記、写真のテイスト、避けるべき色やモチーフ：
別途ご指示がない限り、これらはすべてのイベントに引き継がれます。毎回お伺いするのではなく、ここを基にケータリング業者や会場へ手配します。
常に対応が必要な食事制限とアレルギー——定期的にご出席の重度アレルギーの方を含めて：
アクセシビリティ要件——段差のない動線、座席、ヒアリングループ、字幕、静養スペース、補助犬、医療上の食事対応：
取引先ごとに1行ずつ。ステータスを記入いただくと、最初に声をかけるべき先と二度と使わない先が一目で分かります。
毎年恒例のイベントと、絶対に日程をぶつけてはいけない時期——取締役会、宗教行事、閑散期、競合する業界イベント。
ご一緒に実施したすべてのイベント。開催のたびに1行追加してください。次回の予算と人数を見積もる基準になります。
変化があった都度の日付入りメモ——マーケティング責任者の交代、ブランド刷新、閉鎖した会場、電話で決めた常設ルールなど。新しいものを上に。
このファイルを常に最新に——お客様のイベント企画はすべてここから始まります。