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イベントプランニング

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クライアントイベントファイルと常設要望

これは当社とお客様が共有する常設ファイルです。個別のイベントに紐づくものではなく、ご一緒するすべてのイベントを通じて双方で最新の状態に保ちます。決裁者の交代、ブランド刷新、二度と使いたくない業者など、変更があればその都度この場で書き換えてください。当社が作成する企画書・予算・進行表は、すべてここに書かれた内容を起点とします。

第1条 — クライアントと決裁者

クライアント／組織名：

主たる決裁者：

役職：

メールアドレス：

電話番号：

ご希望の連絡手段と時間帯：

お客様に代わって決裁できる方——氏名、役職、決裁できる範囲、連絡先：

第2条 — 請求と決裁基準額

請求先（請求書に記載する正式名称）：

請求先住所：

請求担当者（氏名とメールアドレス）：

請求書に記載が必要な発注番号・参照番号：

1イベントあたりの標準予算帯：

事前確認なしに当社が発注してよい金額：

その金額を超える場合に書面承認が必要な方：

第3条 — ブランド・スタイルガイドライン

カラーパレット（メイン、サブ、アクセント）：

書体、およびブランド素材の保管場所：

トーン、スタイル上のルール、ブランドに合わないもの——ロゴの扱い、サイン表記、写真のテイスト、避けるべき色やモチーフ：

ブランドガイドライン、ロゴデータ、参考資料：

ファイルアップロード

第4条 — 常設の食事制限・アクセシビリティ要件

別途ご指示がない限り、これらはすべてのイベントに引き継がれます。毎回お伺いするのではなく、ここを基にケータリング業者や会場へ手配します。

常に対応が必要な食事制限とアレルギー——定期的にご出席の重度アレルギーの方を含めて：

アクセシビリティ要件——段差のない動線、座席、ヒアリングループ、字幕、静養スペース、補助犬、医療上の食事対応：

第5条 — 業者・会場

取引先ごとに1行ずつ。ステータスを記入いただくと、最初に声をかけるべき先と二度と使わない先が一目で分かります。

カテゴリー	業者／会場	ステータス	備考

絶対に手配してはいけない業者・会場とその理由：

第6条 — 定例イベントカレンダー

毎年恒例のイベントと、絶対に日程をぶつけてはいけない時期——取締役会、宗教行事、閑散期、競合する業界イベント。

定例イベント	通常の時期	標準的な規模	着手に必要なリードタイム

完全に避けるべき日程・期間：

第7条 — イベント履歴

ご一緒に実施したすべてのイベント。開催のたびに1行追加してください。次回の予算と人数を見積もる基準になります。

日付	イベント	会場	参加人数	最終費用	継続すべき点／避けるべき点

第8条 — 更新メモ

変化があった都度の日付入りメモ——マーケティング責任者の交代、ブランド刷新、閉鎖した会場、電話で決めた常設ルールなど。新しいものを上に。

本ファイルの最終確認日：

このファイルを常に最新に——お客様のイベント企画はすべてここから始まります。

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このテンプレートについて

The クライアントイベントファイルと常設要望 template is a ready-to-use form from Pocper's イベントプランニング pack. Customize the fields to match your workflow, then share a link so clients can complete it and upload documents in real time.

このテンプレートの内容

クライアントイベントファイルと常設要望
第1条 — クライアントと決裁者
第2条 — 請求と決裁基準額
第3条 — ブランド・スタイルガイドライン
第4条 — 常設の食事制限・アクセシビリティ要件
第5条 — 業者・会場
第6条 — 定例イベントカレンダー
第7条 — イベント履歴
第8条 — 更新メモ

よくある質問

What is the クライアントイベントファイルと常設要望 template for?

It's a structured form you send to clients to collect the information, documents, and signatures a イベントプランニング workflow needs — without the back-and-forth of email.

Can I edit this template?

Yes. Import it into your Pocper workspace, then add, remove, or reword any field before sharing it. Every template is fully editable.

How do clients fill it out?