本案内では、各企画プランに含まれる内容、初回のお打ち合わせから撤収までの進行、報酬と業者への支払いの仕組み、そして道中で当社がお客様にお願いすることをご説明します。参考資料であり、ご記入やご返送いただくものはありません。双方を拘束するのは、ご署名いただいたサービス契約書に記載された条件です。
サービスは3段階です。違いは熱意の差ではなく、どれだけ早く着手し、どれだけの作業をお客様ではなく当社が担うかにあります。
フルプランニングの場合、おおよそ次の流れで進みます。準備期間が短い場合は、前半の工程を省くのではなく圧縮します。
- 12〜9か月前。ヒアリング、企画方針、予算の枠組み、日程候補、会場探し。契約書へのご署名と着手金のお支払いをいただいてから業者に打診します。
- 9〜6か月前。会場契約締結。デザインの方向性を確定。優先度の高い業者——ケータリング、音響映像、制作、出演——の選定・見積り・発注。
- 6〜3か月前。試食、レイアウト図の初稿、レンタル品と装飾の確定、招待状と申込受付の開始、アクセシビリティと食事制限の収集。
- 8週間前。プログラムと進行台本の草案作成。登壇者・出演者への依頼書発行。サインと印刷物を制作へ入稿。
- 4週間前。参加人数の推移を把握。席次の作成開始。業者スケジュールの配布。予備案と荒天時対応の文書化。
- 2週間前。最終人数をケータリング業者へ提出。会場での最終下見。進行表の確定。企画報酬の残額をご請求。
- イベント週。納品の確認、スタッフへの説明、必要に応じたリハーサル、緊急連絡先一覧を全業者へ配布。
- イベント当日。搬入、業者管理、来場者の動線、プログラムのキュー出し、トラブル対応、撤収、会場の返却。
- 15営業日以内。最終請求の精算、破損や超過時間の費用処理、次回への提案を含む書面での振り返り報告の提出。
- フル／パーシャルプランニングは、ヒアリング後に範囲を定めた定額の企画報酬でお見積りします。当日コーディネートは、定めた現場対応時間に対する定額でのお見積りです。
- 大規模イベントや複数日にわたるイベントでは、総費用に対する一定割合（最低金額あり）でのお見積りとなる場合があります。いずれの方式かは、着手前に契約書へ明記します。
- 当社の報酬は当社の稼働と専門性のみを対象とします。業者費用——会場、ケータリング、レンタル、音響映像、出演、装花、人員——は別途、お客様のご負担です。
- 可能な限り、業者からお客様へ直接ご請求し、お客様が直接お支払いいただきます。実際の価格がそのまま見え、当社を通じた上乗せは発生しません。
- 業者が当社としか契約しない場合は、事前承認いただいた立替枠から当社がお支払いし、領収書を添えて実費のままご請求します。
- 当社は業者からの手数料やリベートを一切受け取りません。優待価格が適用される場合、その差額はお客様に帰属します。
- クライアントファイルに記録された決裁基準額を超える支出は、書面でのご承認をいただいてから発注します。
| | |
|---|
| | 日程を確保し、当社が作業を開始できるようにするためのもの。返金不可。 |
| | |
| | 各業者の支払条件に従ってお支払いいただきます——当社が管理しリマインドします。 |
| | ケータリングと席次はこの人数で請求されます。増やすことはできても減らせません。 |
| | |
| | 超過時間、破損、実費精算のドリンク、立替金の差額など。 |
- 小さな変更は企画の一部であり、費用はかかりません。業者の選び直し、予算の作り直し、制作済み印刷物の刷り直しが必要な変更は、着手前に書面でお見積りします。
- 12か月以内の新しい日程への延期は、1回に限り企画報酬をそのまま繰り越します。業者は各社独自の延期規定を持ち、同様の扱いになるとは限りません。
- 2回目の延期、または12か月を超える変更は、新たな業務委託として改めてお見積りします。
- キャンセルの場合、着手金は返金されず、既に請求済みの企画報酬の分割金は、その日までに実施した業務の対価として支払義務が残ります。
- イベント30日前以内のキャンセルは企画報酬全額をお支払いいただきます。その時点で業務は実質的に完了しているためです。
- 業者のキャンセル料は各業者の契約に従うもので、当社の契約によるものではありません。交渉は必ず行いますが、先方の規定を免除することはできません。
- 屋外の要素にはすべて書面の雨天対応案を用意し、判断期限——通常は開場の24〜48時間前——を取り決めます。当日に慌てず、落ち着いて判断するためです。
- テント、屋根、屋内代替案の費用は事前にお見積りし、判断の際に金額面での不意打ちが起きないようにします。
- 不可抗力——荒天、公共の緊急事態、会場閉鎖、交通機関の停止、公的機関による規制——は、その継続中、双方の義務を停止させます。
- 不可抗力の際は、中止よりも日程変更を優先し、延期料はいただきません。
- 返金されない支出が相当額に及ぶイベントでは、イベント保険への加入を強くお勧めします。ブローカーのご紹介は可能ですが、当社が保険を販売・手配することはありません。
- 現場対応時間は契約書に明記します。それを超える時間はスタッフ1名につき1時間単位（30分刻み）で加算し、発生前に当日その場でご確認いただきます。
- 会場の延長料金、バーの延長、業者の待機は、各業者の料率で請求され、そのまま転嫁されます。
- 標準対応範囲を超える移動は実費——交通費に加え、やむを得ず宿泊が必要な場合は宿泊費——をご請求します。
- プランに含まれる回数を超える下見、および直前に追加されたリハーサルは、日程を組む前にお見積りします。
- 事前にご確認・ご承認いただいていないものが最終請求書に載ることはありません。
- 着手時——現実的なご予算、決裁できる方全員のお名前、そしてイベントが貴社ブランドを背負う場合はブランドガイドライン。
- 選定期間中——候補リストと見積りについて5営業日以内のご判断。仮押さえには期限があり、良い業者から先に埋まります。
- デザイン段階——率直なご意見。違和感を早く伝えていただく分にはコストはかかりませんが、制作後に伝わるとお金がかかります。
- 4週間前——登壇者名、進行内容、食事制限とアクセシビリティ要件、そして絶対に間違えてはいけない儀礼的・文化的事項。
- 2週間前——最終参加人数と確定した席次、および当日に判断できる担当者を1名。
- 当日——運営は当社にお任せください。お客様にとって最善の行動は、ご自身のイベントを楽しみ、あらゆる質問を現場責任者へ回していただくことです。
本案内は当社の通常の進め方を示すものであり、それ自体が契約書ではありません。お客様のイベントのプラン内容・費用・日程は、ご署名いただいたサービス契約書の内容が優先します。