Expediente maestro del cliente
Este es el expediente permanente único de su relación con nuestro despacho. No está vinculado a ningún ejercicio fiscal y nunca se vuelve a rellenar: usted y su asesor lo mantienen al día, y toda declaración, presentación y consulta de asesoramiento que gestionamos parte de lo aquí recogido. Cuando algo cambie —una nueva comunidad autónoma, un nuevo banco, un nuevo administrador, un cambio de programa— actualice el apartado correspondiente y añada una línea fechada en las Notas de seguimiento. No anote nunca números de cuenta completos ni el NIF íntegro; solo los cuatro últimos dígitos.
Apartado 1 — Identificación y datos registrales de la entidad
Denominación social (tal como figura en el registro):
NIF — solo los 4 últimos dígitos:
Comunidad autónoma y registro de constitución:
Cliente del despacho desde:
Estructura de propiedad — socios, accionistas o partícipes y sus porcentajes:
Domicilio a efectos de notificaciones y correspondencia:
Domicilio social inscrito / representante registral:
Centro de actividad principal (si difiere del domicilio de notificaciones):
Apartado 3 — Ejercicio fiscal y calendario anual de presentaciones
Cierre del ejercicio (día y mes):
Criterio contable (caja / devengo / mixto):
Presentaciones periódicas que corresponden a esta entidad cada año, quién prepara cada una y su fecha de vencimiento:
Periodicidad de las declaraciones de nóminas y Seguridad Social:
Periodicidad de las declaraciones de IVA:
Calendario de pagos fraccionados:
Apartado 4 — Directorio permanente de contactos
Todas las personas con las que podríamos necesitar hablar sobre esta entidad: propietario, controller o contable, gestor bancario, abogado, gestoría de nóminas, corredor de seguros. Manténgalo al día para que nada se detenga mientras buscamos al interlocutor adecuado.
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Propietario / administrador | | |
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Apartado 5 — Registros autonómicos y locales, presencia fiscal
Comunidades autónomas y municipios donde la entidad está dada de alta —impuesto de sociedades, IVA, retenciones de nóminas, tasas o cuentas anuales— con la referencia de registro o del expediente de cada una:
Circunstancias que vigilamos y pueden generar nuevas obligaciones: personal en remoto, existencias fuera de la comunidad, umbrales de facturación próximos, ventas por marketplace:
Apartado 6 — Sistemas contables y accesos
Plataforma de contabilidad:
Versión del plan de cuentas / última reestructuración:
Sistemas de nóminas, gastos, TPV y archivo documental en uso:
Quién dispone de acceso a cada sistema y con qué nivel: solo nombres y funciones. No anote nunca contraseñas ni credenciales en este expediente.
Apartado 7 — Cuentas bancarias y de cobro
Indique solo la entidad financiera y los cuatro últimos dígitos; nunca el número de cuenta completo.
Apartado 8 — Histórico del encargo
Una línea por cada ejercicio de trabajo, para que cualquiera que retome este expediente vea qué se ha hecho y quién lo hizo.
Apartado 9 — Créditos y bases pendientes de aplicar
Saldos que se arrastran de un ejercicio al siguiente. Actualícelos a medida que se presenta cada declaración: son lo primero que necesita quien retoma el expediente.
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Bases imponibles negativas pendientes de compensar | | | |
Deducciones pendientes de aplicar | | | |
Base de amortización / amortización acumulada | | | |
Base imponible del ejercicio anterior | | | |
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Apartado 10 — Asuntos pendientes
Qué está pendiente ahora mismo: documentación en espera, requerimientos por contestar, altas en trámite, dudas sin resolver. Indique quién se encarga de cada punto y con qué plazo:
Última revisión conjunta el:
Apartado 11 — Notas de seguimiento del asesor
Anotaciones fechadas, las más recientes arriba: opciones ejercidas, criterios aplicados y su motivo, cambios societarios, inmuebles adquiridos o vendidos, requerimientos recibidos y cómo se resolvieron, recomendaciones dadas y la decisión adoptada. Esta es la memoria del encargo.
Apartado 12 — Documentación del expediente permanente
Adjunte los documentos que forman parte del expediente permanente: escritura de constitución, estatutos, tarjeta de NIF, alta censal, certificados de registro y declaraciones de ejercicios anteriores:
Este expediente permanece abierto durante toda la relación profesional. Manténgalo al día y cada declaración, presentación y conversación partirá de una base sólida.