Dies ist die fortlaufende Akte unserer Geschäftsbeziehung — ein Exemplar je Kunde, das beide Seiten über die gesamte Zusammenarbeit hinweg aktuell halten. Sie ist nicht an ein einzelnes Projekt oder Mandat gebunden. Wenn sich eine Ansprechperson ändert, ein Auftrag abgeschlossen wird oder Zugänge erteilt oder entzogen werden, pflegen Sie das hier ein, statt ein neues Dokument anzulegen.
Abschnitt 1 — Unternehmen und Rechtsträger
Firmierung im Geschäftsverkehr:
Vollständiger Name des Rechtsträgers:
Sitz laut Handelsregister:
Abschnitt 2 — Rechnungsempfänger und Rechnungsanforderungen
Rechnungsempfänger (falls abweichend):
Ansprechpartner Kreditorenbuchhaltung:
E-Mail-Adresse für Rechnungen:
Vereinbartes Zahlungsziel:
Bestellnummer vor Arbeitsbeginn erforderlich?
Portal, Referenzcodes oder sonstige Rechnungsformalitäten, die wir einhalten müssen:
Abschnitt 3 — Ansprechpartner auf Kundenseite
Alle Personen auf Kundenseite, mit denen wir zu tun haben, wofür sie zuständig sind und wie weit ihre Freigabebefugnis reicht. Bitte aktuell halten — eine veraltete Freigabeliste ist die häufigste Ursache für ins Stocken geratene Lieferungen.
Abschnitt 4 — Unser Betreuungsteam
Ansprechpartner im Tagesgeschäft:
Ansprechpartner Abrechnung / Verwaltung:
Vertretungsregelung bei Abwesenheit der Kundenverantwortung:
Abschnitt 5 — Systeme und Zugänge
Jedes Werkzeug, Konto oder gemeinsame Arbeitsumgebung, wozu uns Zugang gewährt wurde, samt Datum der Erteilung oder des Entzugs. Hier niemals Passwörter erfassen — nur System, benannte Nutzerin oder benannter Nutzer und Daten notieren.
Abschnitt 6 — Auftragshistorie
Eine fortlaufende Liste aller Arbeiten, die wir für diesen Kunden erbracht haben. Bei Auftragsbeginn eine Zeile ergänzen, bei Abschluss den Status aktualisieren.
Abschnitt 7 — Besprechungsrhythmus und bevorzugte Kanäle
Fester Termin — Tag und Uhrzeit:
Bevorzugter Kanal für das Tagesgeschäft:
Wohin förmliche Lieferungen und Freigaben gehen:
Zeitzone und Hinweise zu den Arbeitszeiten:
Abschnitt 8 — Vereinbarter Eskalationsweg
Wer in welcher Reihenfolge kontaktiert wird, wenn etwas schiefläuft — ein versäumter Termin, ein Qualitätsproblem, eine strittige Rechnung.
Erste Eskalationsstufe (unsere Seite):
Erste Eskalationsstufe (Kundenseite):
Letztentscheidung, wenn die erste Stufe nicht weiterhilft:
Vereinbarte Reaktionsfrist bei eskalierten Vorgängen und etwaige Ausnahmen:
Abschnitt 9 — Notizen zur Zusammenarbeit
Ein datiertes Protokoll all dessen, was beim nächsten Mal hilfreich ist — eine Umstrukturierung auf Kundenseite, eine Vorliebe, die wir auf die harte Tour gelernt haben, eine Entscheidung, die unsere Zusammenarbeit geprägt hat, gegebenes oder erhaltenes Feedback. Neuester Eintrag oben.
Halten Sie diese Akte aktuell — sie ist für beide Seiten die eine Stelle, an der „wer, wie und seit wann“ beantwortet wird.