Đây là hồ sơ thường trực của quý khách tại cơ sở chúng tôi — một bản duy nhất mà bộ phận lễ tân và quý khách cùng cập nhật qua mọi kỳ lưu trú. Hồ sơ này không gắn với bất kỳ đặt phòng riêng lẻ nào. Hãy cập nhật mỗi khi có thay đổi để chúng tôi luôn chuẩn bị phòng theo đúng thông tin.
Thông tin nhân thân và liên hệ
Họ và tên (như trên giấy tờ tùy thân):
Tên gọi quý khách muốn chúng tôi dùng khi chào hỏi:
Di động / Zalo / WhatsApp:
Ngôn ngữ liên lạc ưa dùng:
Địa chỉ thường trú (số nhà, đường, tỉnh/thành, mã bưu chính, quốc gia):
Người liên hệ khẩn cấp — họ tên, quan hệ, số điện thoại:
Quy định khai báo lưu trú ở hầu hết các quốc gia buộc cơ sở lưu trú phải ghi nhận giấy tờ tùy thân của mỗi khách đã thành niên. Chúng tôi chỉ lưu các thông tin dưới đây; bản giấy tờ được bảo quản an toàn và không chia sẻ ngoài các trường hợp pháp luật yêu cầu.
Loại giấy tờ (hộ chiếu / căn cước công dân / giấy phép lái xe):
Bản chụp hoặc ảnh giấy tờ (không bắt buộc — thay mới mỗi khi gia hạn):
Thông tin xuất hóa đơn và công ty
Địa chỉ xuất hóa đơn và email bộ phận kế toán công nợ:
Số đơn hàng hoặc mã trung tâm chi phí cần ghi trên hóa đơn:
Áp dụng cho mọi kỳ lưu trú, trừ khi quý khách yêu cầu khác cho một đặt phòng cụ thể.
Ghi chú cố định khác về phòng (nhiệt độ, minibar, báo, dọn phòng buổi tối, khăn tắm thêm):
Được lưu lâu dài và chuyển cho bếp trước mỗi kỳ lưu trú, để quý khách không phải giải thích lại. Xin báo ngay nếu có thay đổi.
Dị ứng và không dung nạp — xin nêu càng cụ thể càng tốt (hạt cây, đậu phộng, hải sản có vỏ, trứng, đậu nành, mè) kèm mức độ nghiêm trọng của từng loại:
Thú cưng và phương tiện đã lưu
Tên, loài, giống và cân nặng của thú cưng:
Hãng xe, dòng xe, màu sắc và biển số:
Nhật ký liên tục của mọi kỳ lưu trú — lễ tân thêm một dòng vào mỗi lần trả phòng. Mới nhất ở dưới cùng.
Lần lưu trú đầu tiên tại đây:
Số thẻ khách hàng thân thiết / hội viên (nếu có):
Đồng ý về liên lạc và tiếp thị
Quý khách có thể thay đổi bất kỳ lựa chọn nào vào bất cứ lúc nào — báo lễ tân hoặc tự chỉnh sửa hồ sơ này.
Ngày rà soát các đồng ý gần nhất:
Ghi chú của cơ sở lưu trú
Những chi tiết nhỏ khiến khách quen cảm thấy được nhớ đến — bàn ưa thích trong nhà hàng, loại rượu vang họ thích, ngày kỷ niệm, cung đường đi bộ họ luôn hỏi, chuyện từng chưa ổn và cách chúng tôi khắc phục. Ghi kèm ngày tháng, mới nhất ở trên cùng.
Hãy giữ hồ sơ này luôn cập nhật — đây là căn cứ để chúng tôi chuẩn bị cho mỗi kỳ lưu trú, và một lần chỉnh sửa ở đây giúp quý khách không phải nhắc lại khi nhận phòng.