app.pocper.com

Hồ sơ khách lưu trú

Đây là hồ sơ thường trực của quý khách tại cơ sở chúng tôi — một bản duy nhất mà bộ phận lễ tân và quý khách cùng cập nhật qua mọi kỳ lưu trú. Hồ sơ này không gắn với bất kỳ đặt phòng riêng lẻ nào. Hãy cập nhật mỗi khi có thay đổi để chúng tôi luôn chuẩn bị phòng theo đúng thông tin.

Thông tin nhân thân và liên hệ

Họ và tên (như trên giấy tờ tùy thân):

Tên gọi quý khách muốn chúng tôi dùng khi chào hỏi:

Email:

Di động / Zalo / WhatsApp:

Ngôn ngữ liên lạc ưa dùng:

Địa chỉ thường trú (số nhà, đường, tỉnh/thành, mã bưu chính, quốc gia):

Người liên hệ khẩn cấp — họ tên, quan hệ, số điện thoại:

Giấy tờ tùy thân đã lưu

Quy định khai báo lưu trú ở hầu hết các quốc gia buộc cơ sở lưu trú phải ghi nhận giấy tờ tùy thân của mỗi khách đã thành niên. Chúng tôi chỉ lưu các thông tin dưới đây; bản giấy tờ được bảo quản an toàn và không chia sẻ ngoài các trường hợp pháp luật yêu cầu.

Loại giấy tờ (hộ chiếu / căn cước công dân / giấy phép lái xe):

Số giấy tờ:

Nơi cấp / quốc tịch:

Ngày hết hạn giấy tờ:

Ngày sinh:

Bản chụp hoặc ảnh giấy tờ (không bắt buộc — thay mới mỗi khi gia hạn):

Tải lên tệp

Thông tin xuất hóa đơn và công ty

Xuất hóa đơn cho cá nhân tôi theo địa chỉ thường trú nêu trên

Xuất hóa đơn cho công ty / đơn vị công tác của tôi (thông tin bên dưới)

Tên công ty:

Mã số thuế:

Địa chỉ xuất hóa đơn và email bộ phận kế toán công nợ:

Số đơn hàng hoặc mã trung tâm chi phí cần ghi trên hóa đơn:

Sở thích phòng cố định

Áp dụng cho mọi kỳ lưu trú, trừ khi quý khách yêu cầu khác cho một đặt phòng cụ thể.

Bố trí giường:

Một giường đôi (queen hoặc king)

Hai giường đơn (kiểu twin)

Gối:

Mềm

Cứng

Chống dị ứng — không dùng lông vũ ở bất kỳ vị trí nào trong phòng

Vị trí phòng:

Phòng yên tĩnh, xa mặt đường, thang máy và cầu thang

Tầng cao nếu còn phòng trống

Cần phòng tầng trệt hoặc lối đi không bậc thang

Cần phòng tắm tiếp cận được (tay vịn, buồng tắm không gờ)

Ghi chú cố định khác về phòng (nhiệt độ, minibar, báo, dọn phòng buổi tối, khăn tắm thêm):

Chế độ ăn và dị ứng

Được lưu lâu dài và chuyển cho bếp trước mỗi kỳ lưu trú, để quý khách không phải giải thích lại. Xin báo ngay nếu có thay đổi.

Ăn chay (có trứng, sữa)

Ăn thuần chay

Không gluten

Không sữa / không lactose

Halal

Kosher

Dị ứng và không dung nạp — xin nêu càng cụ thể càng tốt (hạt cây, đậu phộng, hải sản có vỏ, trứng, đậu nành, mè) kèm mức độ nghiêm trọng của từng loại:

Giờ ăn sáng thường lệ:

Thú cưng và phương tiện đã lưu

Tên, loài, giống và cân nặng của thú cưng:

Đây là chó trợ giúp / chó dẫn đường đã được cấp chứng nhận

Hãng xe, dòng xe, màu sắc và biển số:

Xe điện — cần trạm sạc

Lịch sử lưu trú

Nhật ký liên tục của mọi kỳ lưu trú — lễ tân thêm một dòng vào mỗi lần trả phòng. Mới nhất ở dưới cùng.

Thời gian	Phòng	Giá / kênh đặt phòng	Ghi chú

Lần lưu trú đầu tiên tại đây:

Số thẻ khách hàng thân thiết / hội viên (nếu có):

Đồng ý về liên lạc và tiếp thị

Quý khách có thể thay đổi bất kỳ lựa chọn nào vào bất cứ lúc nào — báo lễ tân hoặc tự chỉnh sửa hồ sơ này.

Gửi xác nhận đặt phòng và thông tin lưu trú qua email

Liên hệ qua Zalo / WhatsApp / SMS về đặt phòng hiện tại

Gửi ưu đãi theo mùa và tin tức của cơ sở lưu trú

Gửi lời mời đánh giá sau khi trả phòng

Vui lòng không sử dụng hình ảnh hoặc tên của tôi trên mạng xã hội

Ngày rà soát các đồng ý gần nhất:

Ghi chú của cơ sở lưu trú

Những chi tiết nhỏ khiến khách quen cảm thấy được nhớ đến — bàn ưa thích trong nhà hàng, loại rượu vang họ thích, ngày kỷ niệm, cung đường đi bộ họ luôn hỏi, chuyện từng chưa ổn và cách chúng tôi khắc phục. Ghi kèm ngày tháng, mới nhất ở trên cùng.

Hãy giữ hồ sơ này luôn cập nhật — đây là căn cứ để chúng tôi chuẩn bị cho mỗi kỳ lưu trú, và một lần chỉnh sửa ở đây giúp quý khách không phải nhắc lại khi nhận phòng.

Dùng mẫu này

Mẫu trong bộ này

The Lưu trú — Khách sạn Boutique & B&B pack includes 7 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Câu hỏi thường gặp

What's included in the Lưu trú — Khách sạn Boutique & B&B templates?

The Lưu trú — Khách sạn Boutique & B&B pack contains 7 templates: Hồ sơ khách lưu trú, Xác nhận Đặt phòng & Cam kết Nội quy, Sở thích của Khách & Chi tiết Đến, Gói Chào mừng Trước khi Đến — Vui lòng Xác nhận Đã nhận, Báo cáo Sự cố & Hư hỏng, Phản hồi Khi Trả phòng & Lời mời Đánh giá, Cẩm nang lưu trú và thông tin dành cho khách. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Lưu trú — Khách sạn Boutique & B&B templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.