本指南說明我們各項企劃方案包含哪些服務、從第一通電話到撤場的時程如何進行、費用與供應商付款如何運作，以及過程中我們需要您配合什麼。這是一份參考文件，沒有需要填寫或回傳的欄位。真正對雙方具有拘束力的，是您已簽署的服務合約內容。
三種服務層級。差別不在於我們用心與否，而在於我們多早介入、以及多少工作由我們而非由您承擔。
全案企劃的委任大致依下列節奏進行。前置時間較短時，是壓縮前期階段，而非取消這些階段。
- 活動前 12–9 個月。需求訪談、簡報、預算架構、日期候選與場地尋找。簽約並支付訂金後，我們才會接觸任何供應商。
- 活動前 9–6 個月。完成場地簽約。鎖定設計方向。優先供應商——餐飲、視聽、製作、表演——完成尋找、報價與預訂。
- 活動前 6–3 個月。菜單試菜、平面圖初稿、租賃與佈置確認，邀請函與報名系統上線，收集無障礙與飲食需求。
- 活動前 8 週。節目與流程草案完成。講者與表演者簡報發出。指標與印刷品送製作。
- 活動前 4 週。賓客人數趨勢掌握。座位圖開始規劃。供應商排程分送。應變與天候方案完成撰寫。
- 活動前 2 週。最終賓客人數交予餐飲業者。至場地進行最終場勘。流程表定稿。企劃費尾款開立發票。
- 活動當週。確認各項配送、工作團隊簡報、視節目需求安排彩排、緊急聯絡表發送所有供應商。
- 活動當天。進場佈置、供應商管理、賓客動線、節目提示、問題處理、撤場與場地歸還。
- 活動後 15 個工作天內。結算最終請款、處理毀損或加班費用，並提交書面檢討報告與下次改進建議。
- 全案與部分企劃以固定企劃費報價，於需求訪談後界定範圍。當日統籌則以固定費用報價，涵蓋約定的現場時數。
- 規模特別大或跨日的活動，可能改以活動總支出的一定比例報價，並設有最低金額。實際採用哪一種計費方式，都會在開工前寫入您的合約。
- 我們的費用僅涵蓋我們的時間與專業。供應商費用——場地、餐飲、租賃、視聽、表演、花藝、人力——另計，由您負擔。
- 在可行情況下，供應商直接向您請款、由您直接付款。您看到的是真實價格，不會有加價經我們流過。
- 若某供應商僅願與我們簽約，我們會依事先核准的預付款代為支付，並以原價轉開發票並附上單據。
- 我們不收取供應商的佣金或回扣。若有優惠夥伴價格，折扣全數歸您，不歸我們。
- 任何超過您客戶檔案中所載核准門檻的支出，都需要您的書面同意，我們才會下訂。
- 小幅調整本來就是企劃的一部分，不另收費。若某項變更需要重新尋找供應商、重建預算或重印已製作的物料，我們會先以書面報價，再行處理。
- 延期至十二個月內的新日期，企劃費可全額移轉一次，不另收費。供應商有各自的延期條款，未必比照辦理。
- 第二次延期，或改至十二個月之後，視為新的委任並重新報價。
- 取消時，簽約訂金不予退還，已開立發票的企劃費期款，就取消日前已完成的工作仍應支付。
- 於活動前 30 天內取消，代表全額企劃費仍應支付，因屆時工作已大致完成。
- 供應商的取消費用依各供應商自身合約辦理，非依我們的合約。我們一定會為您力爭，但無法免除他們的條款。
- 每一項戶外環節都會有書面的雨天備案，並約定一個決策截止時間——通常是開場前 24 至 48 小時——讓決定能從容做出，而非在當天倉促決定。
- 棚架、遮蔽或室內備案的費用會事先報價，讓這個決定不會變成財務上的意外。
- 不可抗力——劇烈天候、公共緊急事件、場地關閉、交通停擺、政府機關限制——於其存續期間中止雙方義務。
- 發生不可抗力時，我們會優先協議改期而非取消，且不收取延期費用。
- 若活動含有相當金額的不可退款支出，強烈建議投保活動保險。我們可以介紹保險經紀，但不銷售也不代辦保險。
- 現場時數載明於您的合約。超出部分按每位工作人員每小時計費，以 30 分鐘為單位，並於發生前當晚與您確認。
- 場地加班、延長吧檯與供應商待命，由各該供應商依自身費率計收並直接轉付。
- 超出我們標準服務範圍的交通按實際成本計收——里程或票價，若無可避免需過夜則另加住宿。
- 超出方案所含次數的場勘，以及臨時追加的彩排，都會在安排前先行報價。
- 任何未經您事先看過並同意的項目，都不會出現在最終請款單上。
- 一開始——務實的預算、所有可核准決策的人員名單，以及若活動承載您的品牌形象，請提供品牌規範。
- 尋找供應商期間——請於五個工作天內就入圍名單與報價做出決定。保留的選項會過期，好的供應商總是先被訂走。
- 設計階段——請給我們誠實的回饋。及早告訴我們哪裡不對不需要成本；等到做出來才說就要花錢。
- 活動前四週——講者名單、流程內容、飲食與無障礙需求，以及任何必須精準無誤的儀典或文化細節。
- 活動前兩週——最終賓客人數與確認座位，以及一位當天可作決定的指定聯絡人。
- 活動當天——請把現場交給我們。您能做的最好的事，就是好好享受自己的活動，並把所有問題都轉給您的現場負責人。
本指南描述我們一般的作業方式，其本身並非合約。您這場活動的方案內容、費用與日期，以雙方簽署的服務合約為準。