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客戶活動檔案與常設偏好

這是我們與您之間的常設檔案——一份雙方共同維護、貫穿每一場合作活動的紀錄，不隸屬於任何單一活動。只要有任何變動（新的決策者、品牌改版、再也不想合作的廠商），請直接在此更新。我們製作的每一份需求簡報、預算與流程表，都從這裡寫下的內容開始。

第一節 — 客戶與決策者

客戶／組織名稱：

主要決策者：

職稱／職務：

電子郵件：

電話：

偏好的聯絡方式與時段：

其他可代您核准決策的人員——姓名、職務、可核准的範圍，以及聯絡方式：

第二節 — 帳務與核准權限

開立發票對象（發票抬頭法定名稱）：

帳單地址：

帳務聯絡人（姓名與電子郵件）：

發票上須註明的採購單或參考編號：

每場活動的常見預算級距：

我方可先行支用而無須事前詢問的金額：

超過該金額須取得下列人員書面核准：

第三節 — 品牌與風格規範

色彩配置（主色、輔色、強調色）：

字體，以及品牌素材存放位置：

語氣、風格規則，以及任何不符合您品牌的元素——標誌用法、指標文案、攝影風格、應避免的顏色或圖樣：

品牌規範、標誌檔案或參考簡報：

上傳檔案

第四節 — 常設飲食與無障礙需求

除非另行告知，這些需求會沿用到每一場活動，我們會直接依此向餐飲業者與場地說明，不再每次重問。

我們必須始終顧及的飲食需求與過敏原——包含經常出席且有嚴重過敏的人員：

無障礙需求——無台階通道、座位安排、聽力輔助迴路、字幕、安靜空間、服務動物、醫療飲食需求：

第五節 — 廠商與場地

每家供應商一列。請標註狀態，讓我們一眼就知道該優先聯絡誰、又有誰絕不再合作。

類別	廠商／場地	狀態	備註

絕對不可預訂的廠商或場地，以及原因：

第六節 — 例行活動行事曆

每年固定舉辦的活動，以及絕不可安排在同期的日期——董事會、宗教節慶、營運淡季、同業競爭檔期。

例行活動	慣例時間	常見規模	需提前啟動的時間

應完全避開的日期與期間：

第七節 — 活動歷程

我們一同完成的每一場活動。每辦完一場就新增一列——這是我們下次評估預算與人數的基準。

日期	活動	場地	出席人數	最終支出	值得延續／應避免之處

第八節 — 持續紀錄

隨情況變動的日期式紀錄——新任行銷主管、品牌改版、歇業的場地、通話中議定的常設決策。最新的放最上面。

檔案最後檢視日期：

請保持本檔案更新——我們為您規劃的每一場活動，都以此為起點。

使用這個範本

關於此範本

The 客戶活動檔案與常設偏好 template is a ready-to-use form from Pocper's 活動策劃 pack. Customize the fields to match your workflow, then share a link so clients can complete it and upload documents in real time.

此範本包含的內容

客戶活動檔案與常設偏好
第一節 — 客戶與決策者
第二節 — 帳務與核准權限
第三節 — 品牌與風格規範
第四節 — 常設飲食與無障礙需求
第五節 — 廠商與場地
第六節 — 例行活動行事曆
第七節 — 活動歷程
第八節 — 持續紀錄

常見問題

What is the 客戶活動檔案與常設偏好 template for?

It's a structured form you send to clients to collect the information, documents, and signatures a 活動策劃 workflow needs — without the back-and-forth of email.

Can I edit this template?

Yes. Import it into your Pocper workspace, then add, remove, or reword any field before sharing it. Every template is fully editable.

How do clients fill it out?

You share a single link. Clients open it in any browser, complete the form, and their responses sync back to you in real time.

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類別

廠商／場地

狀態

備註

例行活動

慣例時間

常見規模

需提前啟動的時間

日期

活動

場地

出席人數

最終支出

值得延續／應避免之處

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第一節 — 客戶與決策者
第二節 — 帳務與核准權限
第三節 — 品牌與風格規範
第四節 — 常設飲食與無障礙需求
第五節 — 廠商與場地
第六節 — 例行活動行事曆
第七節 — 活動歷程
第八節 — 持續紀錄

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第二節 — 帳務與核准權限

第三節 — 品牌與風格規範

第四節 — 常設飲食與無障礙需求

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第二節 — 帳務與核准權限

第三節 — 品牌與風格規範

第四節 — 常設飲食與無障礙需求

第五節 — 廠商與場地

第六節 — 例行活動行事曆

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