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客戶活動檔案與常設偏好

這是我們與您之間的常設檔案——一份雙方共同維護、貫穿每一場合作活動的紀錄，不隸屬於任何單一活動。只要有任何變動（新的決策者、品牌改版、再也不想合作的廠商），請直接在此更新。我們製作的每一份需求簡報、預算與流程表，都從這裡寫下的內容開始。

第一節 — 客戶與決策者

客戶／組織名稱：

主要決策者：

職稱／職務：

電子郵件：

電話：

偏好的聯絡方式與時段：

其他可代您核准決策的人員——姓名、職務、可核准的範圍，以及聯絡方式：

第二節 — 帳務與核准權限

開立發票對象（發票抬頭法定名稱）：

帳單地址：

帳務聯絡人（姓名與電子郵件）：

發票上須註明的採購單或參考編號：

每場活動的常見預算級距：

我方可先行支用而無須事前詢問的金額：

超過該金額須取得下列人員書面核准：

第三節 — 品牌與風格規範

色彩配置（主色、輔色、強調色）：

字體，以及品牌素材存放位置：

語氣、風格規則，以及任何不符合您品牌的元素——標誌用法、指標文案、攝影風格、應避免的顏色或圖樣：

品牌規範、標誌檔案或參考簡報：

上傳檔案

第四節 — 常設飲食與無障礙需求

除非另行告知，這些需求會沿用到每一場活動，我們會直接依此向餐飲業者與場地說明，不再每次重問。

我們必須始終顧及的飲食需求與過敏原——包含經常出席且有嚴重過敏的人員：

無障礙需求——無台階通道、座位安排、聽力輔助迴路、字幕、安靜空間、服務動物、醫療飲食需求：

第五節 — 廠商與場地

每家供應商一列。請標註狀態，讓我們一眼就知道該優先聯絡誰、又有誰絕不再合作。

類別	廠商／場地	狀態	備註

絕對不可預訂的廠商或場地，以及原因：

第六節 — 例行活動行事曆

每年固定舉辦的活動，以及絕不可安排在同期的日期——董事會、宗教節慶、營運淡季、同業競爭檔期。

例行活動	慣例時間	常見規模	需提前啟動的時間

應完全避開的日期與期間：

第七節 — 活動歷程

我們一同完成的每一場活動。每辦完一場就新增一列——這是我們下次評估預算與人數的基準。

日期	活動	場地	出席人數	最終支出	值得延續／應避免之處

第八節 — 持續紀錄

隨情況變動的日期式紀錄——新任行銷主管、品牌改版、歇業的場地、通話中議定的常設決策。最新的放最上面。

檔案最後檢視日期：

請保持本檔案更新——我們為您規劃的每一場活動，都以此為起點。

使用這個範本

此套組中的範本

活動策劃範本包收錄 8 份可直接使用的範本。每一份都是結構化、可自由編輯的表單，你可以分享給客戶，把資料、文件與簽名一次收齊在同一個地方。

常見問題

活動策劃範本包裡有哪些範本？

活動策劃範本包共有 8 份範本：客戶活動檔案與常設偏好, 活動簡報與需求, 場地與供應商協調清單, 活動當天流程, 活動後回顧與意見, 活動預算提案與核准, 活動企劃服務合約, 活動企劃服務與方案指南。每一份都可以直接使用，也都能自由編輯。

這些範本可以自己改嗎？

可以。Pocper 的每一份範本都能完全編輯——新增或刪除欄位、修改文字，在分享給客戶之前先調整成符合你流程的樣子。

活動策劃範本要怎麼使用？

把範本包匯入你的 Pocper 工作區，打開任一份範本，依你的需求調整，然後分享連結讓客戶直接填寫並上傳文件，內容會即時同步。