這是我們與您之間的常設檔案——一份雙方共同維護、貫穿每一場合作活動的紀錄，不隸屬於任何單一活動。只要有任何變動（新的決策者、品牌改版、再也不想合作的廠商），請直接在此更新。我們製作的每一份需求簡報、預算與流程表，都從這裡寫下的內容開始。
其他可代您核准決策的人員——姓名、職務、可核准的範圍，以及聯絡方式：
語氣、風格規則，以及任何不符合您品牌的元素——標誌用法、指標文案、攝影風格、應避免的顏色或圖樣：
除非另行告知，這些需求會沿用到每一場活動，我們會直接依此向餐飲業者與場地說明，不再每次重問。
我們必須始終顧及的飲食需求與過敏原——包含經常出席且有嚴重過敏的人員：
無障礙需求——無台階通道、座位安排、聽力輔助迴路、字幕、安靜空間、服務動物、醫療飲食需求：
每家供應商一列。請標註狀態，讓我們一眼就知道該優先聯絡誰、又有誰絕不再合作。
每年固定舉辦的活動，以及絕不可安排在同期的日期——董事會、宗教節慶、營運淡季、同業競爭檔期。
我們一同完成的每一場活動。每辦完一場就新增一列——這是我們下次評估預算與人數的基準。
隨情況變動的日期式紀錄——新任行銷主管、品牌改版、歇業的場地、通話中議定的常設決策。最新的放最上面。
請保持本檔案更新——我們為您規劃的每一場活動，都以此為起點。