本指南說明各類合約分別適用於哪些情境、文件如何從草稿走到簽署並鎖定的最終版本、簽署人需要提出哪些證明，以及事後如何處理變更。本文件僅供參閱，無須填寫或回傳。本指南與已簽署合約內容不一致時，以已簽署合約為準。
本組文件各自回答不同的問題。多數合作關係只會用到其中兩三份，不需要六份全用。
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| 何謂機密資訊、允許使用的範圍，以及保密義務的存續期間 | | |
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| 蒐集哪些資料、目的為何、提供對象，以及如何撤回同意 | | |
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| 使用照片、影片、姓名或引用回饋的授權，以及可使用的通路 | | |
- 擬稿。我們依據您的往來對象主檔資料擬定合約，因此名稱、地址與登記號碼一開始就是正確的。
- 內部覆核。文件寄出前，由第二位審閱人對照雙方談定的商業條件檢視草稿。
- 送交審閱。您會收到文件連結。審閱期間為五個工作天，另以書面約定較短或較長期間者從其約定。
- 意見與修訂。請盡量一次提出所有意見。每一輪修訂僅就修改過的條款重新起算審閱期間。
- 電子簽署。由有權簽署人直接在文件中簽名，系統同時留存時間戳記與簽署人的連線資訊。
- 會簽。由我方會簽。在雙方簽名齊備前，該文件仍屬草稿，不產生任何義務。
- 鎖定與歸檔。已簽署文件標記為最終版並鎖定不得再編輯，隨後歸入您的往來對象主檔。
- 副本。雙方各取得鎖定後的副本。在保存期間內，您可隨時再索取副本。
若須親筆簽名，請列印最終版本簽署後回傳掃描檔。我們會將掃描檔附於同一份紀錄，使電子與紙本軌跡保存在一起。
- 一份有效的附照片身分證明文件：護照、國民身分證或駕照。
- 屬於簽署人本人的簽署用電子郵件信箱，不得使用共用信箱。
- 未成年人由法定代理人簽署時，須提出親屬或監護關係證明。
- 與公開登記資料一致的法定名稱全稱與登記號碼。
- 證明該個人可代表該主體對外簽署的文件：董事身分、董事會決議、內部授權書或授權委任書。
- 適用的內部簽核額度上限，以便判斷合約生效前是否需要第二位簽署人。
- 需雙簽的情形，須兩份簽名齊備，合約才視為完成簽署。
往來對象主檔的用途就在於隨時維持簽署人資料正確。簽署人離職或簽核額度異動時，請在下一份文件擬稿前先更新主檔，不要等到簽署當下才處理。
- 已簽署的合約絕不就地修改。任何變更均以另一份經簽署的變更書處理，並明確載明所取代的條款。
- 每一項變更都由變更申請開始，其中記載現行文字、建議文字、申請生效日與商業影響。
- 條件不變的續約以一份簡短的續約通知確認；伴隨條件變動的續約則依變更程序處理。
- 合約設有自動續約條款時，不續約的通知須於合約所定期限前送達。該期限記錄於往來對象主檔中追蹤。
- 讓與或更約予其他主體，須經雙方書面同意，並由承接主體重新簽署。
- 終止依合約所定通知期間辦理。保密、個人資料保護與付款義務通常於終止後繼續存續。
- 每一次變更、續約、讓與與終止都會登錄於往來對象主檔，使完整歷程集中在同一處可供查閱。
- 已簽署合約及其變更書，於合作關係存續期間持續保存，並於終止後保存至法定時效期間屆滿。
- 簽名影像、時間戳記與稽核紀錄與其所屬合約保存相同期間，因為這些是合約有效簽署的證據。
- 身分證明文件經查驗後，僅在防詐與紀錄保存義務所要求的期間內留存。
- 同意書與授權書連同其有效期間一併保存，以便隨時判斷該項授權是否仍然有效。
- 您可隨時要求取得紀錄副本、請求更正，或撤回同意。撤回同意不影響撤回前已合法進行的處理，也不會使已簽署的合約失效。
- 文件的存取權限僅開放給業務上確有需要的人員，不會販售，也不會為行銷目的提供他人。
就一般商務合約而言，多數法域的答案是肯定的。關鍵在於簽署人確有簽署意思、簽名可連結至其本人，以及文件事後無法被無痕變更。我們的流程會完整記錄這三項。少數文件類型仍須親筆簽名或公證，例如特定不動產移轉、遺囑及部分法定聲明；遇有這類情形我們會事先告知。
一般商務合約不需要。以蓋印證書形式作成的文件，以及許多法域的授權書則需要。見證人須為成年人，非該文件當事人且無利害關係，並須親眼見到簽名之作成。
請立即告知。明顯的文字誤繕以雙方簽署的簡短變更書更正；若是商業條件立場有所改變，則屬一般變更申請，須經雙方合意。
可以。請在期間屆滿前提出，我們會予以延長。比起準時簽署，我們更希望您把文件讀懂。不會因為期間經過就視為接受。
須有書面授權才可以，例如已登錄於往來對象主檔的職務、董事會決議或授權委任書。口頭授權不足採，因為相關證據必須留存至合作關係結束之後。
您隨時可以這麼做。對於長期約定、非典型的責任配置，或任何您未完全理解的內容，我們也鼓勵您這麼做。在此期間我們會讓文件保持開放不催簽。
本指南僅概略說明我們的作業流程，並非針對個案的法律意見。各法域對簽署有效性、見證與保存的要求不同，涉及重大利益時請諮詢專業人士。