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跨產業常用合約範本：服務委任、雙方保密、活動免責、個資同意、有限委任授權、肖像授權。僅供參考，請於使用前諮詢專業律師。

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合約與簽署流程指南


本指南說明各類合約分別適用於哪些情境、文件如何從草稿走到簽署並鎖定的最終版本、簽署人需要提出哪些證明，以及事後如何處理變更。本文件僅供參閱，無須填寫或回傳。本指南與已簽署合約內容不一致時，以已簽署合約為準。

第一節　各類文件的適用情境

本組文件各自回答不同的問題。多數合作關係只會用到其中兩三份，不需要六份全用。
文件
涵蓋內容
使用時機
簽署人
服務委任合約
工作範圍、費用、期間、解約、責任歸屬與成果物權利
在任何有償工作開始前
雙方當事人
保密協議
何謂機密資訊、允許使用的範圍，以及保密義務的存續期間
在交換敏感資訊前，通常早於工作範圍確認
雙方當事人
責任免除同意書
參與活動已知悉的風險，以及我方責任的界線
在參與具人身或財務風險的活動前
參加者本人；未成年者由法定代理人簽署
個人資料同意書
蒐集哪些資料、目的為何、提供對象，以及如何撤回同意
在首次蒐集個人資料時
該資料的當事人本人
授權書／委任書
一方可代他方為哪些行為，以及該權限的範圍限制
需要以您的名義與第三人接洽時
授權人本人；可能須見證或公證
肖像與見證推薦授權書
使用照片、影片、姓名或引用回饋的授權，以及可使用的通路
在公開任何可辨識身分的內容前
入鏡或被引用的當事人

第二節　簽署流程逐步說明

  1. 擬稿。我們依據您的往來對象主檔資料擬定合約，因此名稱、地址與登記號碼一開始就是正確的。
  2. 內部覆核。文件寄出前，由第二位審閱人對照雙方談定的商業條件檢視草稿。
  3. 送交審閱。您會收到文件連結。審閱期間為五個工作天，另以書面約定較短或較長期間者從其約定。
  4. 意見與修訂。請盡量一次提出所有意見。每一輪修訂僅就修改過的條款重新起算審閱期間。
  5. 電子簽署。由有權簽署人直接在文件中簽名，系統同時留存時間戳記與簽署人的連線資訊。
  6. 會簽。由我方會簽。在雙方簽名齊備前，該文件仍屬草稿，不產生任何義務。
  7. 鎖定與歸檔。已簽署文件標記為最終版並鎖定不得再編輯，隨後歸入您的往來對象主檔。
  8. 副本。雙方各取得鎖定後的副本。在保存期間內，您可隨時再索取副本。

若須親筆簽名，請列印最終版本簽署後回傳掃描檔。我們會將掃描檔附於同一份紀錄，使電子與紙本軌跡保存在一起。

第三節　身分確認與簽署權限

以個人身分簽署者
  • 一份有效的附照片身分證明文件：護照、國民身分證或駕照。
  • 屬於簽署人本人的簽署用電子郵件信箱，不得使用共用信箱。
  • 未成年人由法定代理人簽署時，須提出親屬或監護關係證明。

代表公司或合夥事業簽署者
  • 與公開登記資料一致的法定名稱全稱與登記號碼。
  • 證明該個人可代表該主體對外簽署的文件：董事身分、董事會決議、內部授權書或授權委任書。
  • 適用的內部簽核額度上限，以便判斷合約生效前是否需要第二位簽署人。
  • 需雙簽的情形，須兩份簽名齊備，合約才視為完成簽署。

往來對象主檔的用途就在於隨時維持簽署人資料正確。簽署人離職或簽核額度異動時，請在下一份文件擬稿前先更新主檔，不要等到簽署當下才處理。

第四節　變更、續約與終止

  • 已簽署的合約絕不就地修改。任何變更均以另一份經簽署的變更書處理，並明確載明所取代的條款。
  • 每一項變更都由變更申請開始，其中記載現行文字、建議文字、申請生效日與商業影響。
  • 條件不變的續約以一份簡短的續約通知確認；伴隨條件變動的續約則依變更程序處理。
  • 合約設有自動續約條款時，不續約的通知須於合約所定期限前送達。該期限記錄於往來對象主檔中追蹤。
  • 讓與或更約予其他主體，須經雙方書面同意，並由承接主體重新簽署。
  • 終止依合約所定通知期間辦理。保密、個人資料保護與付款義務通常於終止後繼續存續。
  • 每一次變更、續約、讓與與終止都會登錄於往來對象主檔，使完整歷程集中在同一處可供查閱。

第五節　紀錄保存與個人資料

  • 已簽署合約及其變更書，於合作關係存續期間持續保存，並於終止後保存至法定時效期間屆滿。
  • 簽名影像、時間戳記與稽核紀錄與其所屬合約保存相同期間，因為這些是合約有效簽署的證據。
  • 身分證明文件經查驗後，僅在防詐與紀錄保存義務所要求的期間內留存。
  • 同意書與授權書連同其有效期間一併保存，以便隨時判斷該項授權是否仍然有效。
  • 您可隨時要求取得紀錄副本、請求更正，或撤回同意。撤回同意不影響撤回前已合法進行的處理，也不會使已簽署的合約失效。
  • 文件的存取權限僅開放給業務上確有需要的人員，不會販售，也不會為行銷目的提供他人。

第六節　常見問題

電子簽名和親筆簽名一樣具有拘束力嗎？
就一般商務合約而言，多數法域的答案是肯定的。關鍵在於簽署人確有簽署意思、簽名可連結至其本人，以及文件事後無法被無痕變更。我們的流程會完整記錄這三項。少數文件類型仍須親筆簽名或公證，例如特定不動產移轉、遺囑及部分法定聲明；遇有這類情形我們會事先告知。

合約需要見證人嗎？
一般商務合約不需要。以蓋印證書形式作成的文件，以及許多法域的授權書則需要。見證人須為成年人，非該文件當事人且無利害關係，並須親眼見到簽名之作成。

如果簽完才發現錯誤怎麼辦？
請立即告知。明顯的文字誤繕以雙方簽署的簡短變更書更正；若是商業條件立場有所改變，則屬一般變更申請，須經雙方合意。

我可以超過審閱期間嗎？
可以。請在期間屆滿前提出，我們會予以延長。比起準時簽署，我們更希望您把文件讀懂。不會因為期間經過就視為接受。

可以由他人代我簽署嗎？
須有書面授權才可以，例如已登錄於往來對象主檔的職務、董事會決議或授權委任書。口頭授權不足採，因為相關證據必須留存至合作關係結束之後。

我需要另外尋求法律意見嗎？
您隨時可以這麼做。對於長期約定、非典型的責任配置，或任何您未完全理解的內容，我們也鼓勵您這麼做。在此期間我們會讓文件保持開放不催簽。

本指南僅概略說明我們的作業流程，並非針對個案的法律意見。各法域對簽署有效性、見證與保存的要求不同，涉及重大利益時請諮詢專業人士。
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