Руководство по услугам и пакетам организации мероприятий
Это руководство объясняет, что входит в каждый из наших пакетов, как выстроен график от первого звонка до демонтажа, как работают вознаграждение и платежи подрядчикам и что нам понадобится от вас по ходу подготовки. Это справочный документ — здесь нечего заполнять и возвращать. Обязательными для сторон являются условия подписанного вами договора на оказание услуг.
Раздел 1 — Какой пакет подходит
Три уровня обслуживания. Разница не в том, насколько мы вовлечены, — а в том, как рано мы начинаем и какая часть работы лежит на нас, а не на вас.
| | | Координация в день мероприятия |
|---|
| | | |
Концепция, тема и дизайн-направление | | Дорабатываем то, что есть у вас | |
Подбор площадки, выезды и проверка договора | | Только проверка — бронируете вы | |
Подбор подрядчиков, сбор предложений и переговоры | | | |
Построение и контроль бюджета | Полный бюджет с контролем до закрытия | Проверка бюджета в двух контрольных точках | |
| Без ограничений плюс ежемесячные письменные отчёты | Шесть запланированных встреч | Две встречи по передаче дел |
Тайминг, план расстановки и график подрядчиков | | | Восстанавливаем по вашим материалам |
Команда на площадке в день мероприятия | Ведущий менеджер плюс команда по числу гостей | Ведущий менеджер плюс один ассистент | Ведущий координатор, от монтажа до демонтажа |
Сверка расходов и разбор после мероприятия | Полное финансовое закрытие и письменный разбор | | |
Раздел 2 — График подготовки
Проект с полным сопровождением идёт примерно так. При меньшем запасе времени ранние этапы сжимаются, а не исчезают.
- За 12–9 месяцев. Установочный звонок, бриф, рамки бюджета, шорт-лист дат и подбор площадки. Договор подписан и аванс внесён до обращения к любому подрядчику.
- За 9–6 месяцев. Площадка законтрактована. Дизайн-направление зафиксировано. Ключевые подрядчики — кейтеринг, техника, продакшн, артисты — подобраны, оценены и забронированы.
- За 6–3 месяца. Дегустация меню, черновик плана расстановки, аренда и декор подтверждены, приглашения и регистрация запущены, собраны требования по доступности и питанию.
- За 8 недель. Программа и сценарий подготовлены. Брифы спикерам и артистам разосланы. Навигация и печатные материалы отправлены в производство.
- За 4 недели. Динамика по числу гостей ясна. Начата рассадка. Разослан график подрядчиков. Написан план на случай сбоев и непогоды.
- За 2 недели. Финальное число гостей передано кейтерингу. Финальный осмотр площадки. Тайминг зафиксирован. Выставлен счёт на остаток вознаграждения.
- Неделя мероприятия. Поставки подтверждены, команда проинструктирована, при необходимости проведена репетиция, всем подрядчикам разослан список экстренных контактов.
- День мероприятия. Монтаж, управление подрядчиками, потоки гостей, ведение программы, решение проблем, демонтаж и сдача площадки.
- В течение 15 рабочих дней. Финальные счета сверены, расходы на ущерб или переработки закрыты, передан письменный разбор с рекомендациями на будущее.
Раздел 3 — Вознаграждение и порядок оплаты подрядчиков
- Полное и частичное сопровождение оцениваются фиксированным вознаграждением, определяемым после установочного звонка. Координация в день мероприятия оценивается фиксированной суммой за оговорённое число часов на площадке.
- Очень крупные или многодневные мероприятия могут оцениваться как процент от общих расходов с указанным минимумом. Применяемая схема прописывается в договоре до начала работ.
- Наше вознаграждение покрывает только наше время и экспертизу. Расходы подрядчиков — площадка, кейтеринг, аренда, техника, артисты, флористика, персонал — оплачиваются отдельно и относятся на вас.
- Везде, где возможно, подрядчики выставляют счета вам напрямую, и вы платите им напрямую. Вы видите реальную цену, и никакая наценка через нас не проходит.
- Если подрядчик работает только с нами, мы платим от вашего имени из предварительно согласованного аванса и передаём счёт по себестоимости с приложением чеков.
- Мы не принимаем комиссий или вознаграждений от подрядчиков. Если есть партнёрская ставка, скидка достаётся вам, а не нам.
- Любые расходы сверх лимита, зафиксированного в вашем досье, требуют вашего письменного согласия до того, как мы их подтвердим.
Раздел 4 — Авансы и платёжные этапы
| | |
|---|
| | Закрепляет вашу дату и позволяет нам начать работу. Возврату не подлежит. |
| При подтверждении площадки и ключевых подрядчиков | Этап подбора и контрактования в составе вознаграждения. |
| По договору каждого подрядчика | Оплачивается по графику самого подрядчика — мы отслеживаем и напоминаем. |
Финальное количество гостей | За 14 дней до мероприятия | Кейтеринг и рассадка считаются по этой цифре. Её можно увеличить, но не уменьшить. |
| | Остаток вознаграждения. К оплате до начала монтажа. |
| В течение 15 рабочих дней после | Переработки, ущерб, бар по факту потребления и любые отклонения по авансу. |
Раздел 5 — Изменения, перенос и отмена
- Небольшие изменения — часть подготовки и оплаты не требуют. Изменение, требующее повторного подбора подрядчиков, пересборки бюджета или перепечатки готовых материалов, оценивается письменно до начала работ.
- Перенос на новую дату в пределах двенадцати месяцев переносит ваше вознаграждение без доплаты — один раз. Подрядчики устанавливают собственные условия переноса и могут не поступить так же.
- Второй перенос или перенос за пределы двенадцати месяцев рассматривается как новый заказ и оценивается заново.
- При отмене аванс за бронирование не возвращается, а любой уже выставленный платёж остаётся к оплате за работу, выполненную к этой дате.
- Отмена менее чем за 30 дней до мероприятия означает оплату полного вознаграждения, поскольку к этому моменту работа в основном выполнена.
- Штрафы за отмену у подрядчиков регулируются их собственными договорами, а не нашим. Мы всегда отстаиваем ваши интересы, но не можем отменить их условия.
Раздел 6 — Погода и обстоятельства непреодолимой силы
- Для каждого элемента под открытым небом составляется письменный план на случай непогоды, и мы согласуем крайний срок решения — обычно за 24–48 часов до открытия дверей, — чтобы решение принималось спокойно, а не в день мероприятия.
- Стоимость шатра, навеса или запасного помещения оценивается заранее, чтобы решение никогда не стало финансовым сюрпризом.
- Обстоятельства непреодолимой силы — сильная непогода, чрезвычайная ситуация, закрытие площадки, остановка транспорта, ограничения органов власти — приостанавливают обязательства обеих сторон на время их действия.
- При обстоятельствах непреодолимой силы мы в первую очередь стремимся перенести дату, а не отменить мероприятие, и плату за перенос не берём.
- Страхование мероприятия настоятельно рекомендуется при существенных невозвратных расходах. Мы можем порекомендовать брокеров, но сами не продаём и не оформляем страховку.
Раздел 7 — Переработки, поездки и дополнительные расходы
- Часы работы на площадке указаны в вашем договоре. Время сверх них оплачивается почасово за каждого члена команды с шагом 30 минут и подтверждается с вами в тот же вечер, до начисления.
- Переработка площадки, продление работы бара и время ожидания подрядчиков оплачиваются этими подрядчиками по их собственным тарифам и передаются напрямую.
- Поездки за пределы стандартного радиуса обслуживания оплачиваются по фактической стоимости — километраж или билеты, а также проживание, если ночёвки не избежать.
- Дополнительные выезды на площадку сверх включённых в пакет и поздно добавленные репетиции оцениваются до постановки в график.
- В итоговом счёте не будет ничего, что вы не видели и не согласовали заранее.
Раздел 8 — Что нам нужно от вас
- В начале — реалистичный бюджет, имена всех, кто может утверждать решения, и ваш брендбук, если мероприятие несёт вашу айдентику.
- На этапе подбора — решение по шорт-листам и предложениям в течение пяти рабочих дней. Брони на удержании истекают, а хорошие подрядчики уходят первыми.
- На этапе дизайна — честная обратная связь. Сказать заранее, что что-то не так, ничего не стоит; сказать после производства — стоит денег.
- За четыре недели — имена спикеров, содержание программы, требования к питанию и доступности, а также всё церемониальное или культурное, что нужно сделать безупречно.
- За две недели — финальное количество гостей и подтверждённая рассадка, а также один назначенный человек, который может принимать решения в день мероприятия.
- В день мероприятия — доверьте ведение нам. Лучшее, что вы можете сделать, — наслаждаться собственным событием и направлять все вопросы вашему координатору на площадке.
Это руководство описывает наш обычный порядок работы и само по себе не является договором. Состав пакета, суммы и даты для вашего мероприятия — те, что указаны в подписанном договоре на оказание услуг.