app.pocper.com

Досье клиента и постоянные предпочтения

Это ваше постоянное досье у нас — единственный экземпляр, который мы вместе поддерживаем в актуальном состоянии для всех мероприятий. Оно не привязано к какому-либо одному событию. Вносите правки прямо здесь при любых изменениях: новое лицо, принимающее решения, ребрендинг, подрядчик, с которым вы больше не хотите работать. Каждый бриф, бюджет и тайминг, который мы готовим, начинается с того, что записано здесь.

Раздел 1 — Клиент и лица, принимающие решения

Клиент / название организации:

Основное лицо, принимающее решения:

Должность:

Эл. почта:

Телефон:

Предпочтительный канал связи и часы:

Кто ещё может утверждать решения от вашего имени — имя, должность, что именно согласовывает и как связаться:

Раздел 2 — Выставление счетов и лимиты согласования

Плательщик (юридическое наименование в счетах):

Адрес для выставления счетов:

Контакт по счетам (имя и эл. почта):

Номер заказа или референс, обязательный в счетах:

Обычный диапазон бюджета на одно мероприятие:

Сумма, которую мы можем расходовать без предварительного согласования:

Всё, что превышает этот лимит, требует письменного согласования от:

Раздел 3 — Бренд и требования к стилю

Цветовая палитра (основной, дополнительный, акцентный):

Шрифты и место хранения макетов бренда:

Тональность, правила оформления и всё, что не соответствует вашему бренду — использование логотипа, формулировки на навигации, стиль фотографий, нежелательные цвета или мотивы:

Брендбук, файлы логотипа или референс-презентация:

Загрузить файл

Раздел 4 — Постоянные требования к питанию и доступности

Они действуют на каждом мероприятии, если вы не сообщите иное, — мы инструктируем кейтеринг и площадки отсюда, а не спрашиваем каждый раз заново.

Требования к питанию и аллергии, которые мы обязаны учитывать всегда, — включая постоянных гостей с тяжёлой аллергией:

Требования доступности — безбарьерный доступ, посадка, индукционная петля, субтитры, тихая зона, собаки-помощники, медицинские диеты:

Раздел 5 — Подрядчики и площадки

По одной строке на каждого подрядчика. Отмечайте статус, чтобы сразу было видно, кому звонить первым, а кого не бронировать никогда.

Категория	Подрядчик / площадка	Статус	Примечания

Подрядчики или площадки, которых нельзя бронировать ни при каких условиях, и почему:

Раздел 6 — Календарь регулярных мероприятий

Мероприятия, которые повторяются ежегодно, и даты, на которые нельзя ничего назначать, — заседания совета директоров, религиозные праздники, периоды низкого сезона продаж, конкурирующие отраслевые даты.

Регулярное мероприятие	Обычные сроки	Обычный масштаб	Срок начала подготовки

Даты и периоды, которых следует полностью избегать:

Раздел 7 — История мероприятий

Каждое мероприятие, которое мы провели вместе. Добавляйте строку после каждого — по ним мы сверяем бюджеты и количество гостей в следующий раз.

Дата	Мероприятие	Площадка	Количество гостей	Итоговые расходы	Что повторить / чего избегать

Раздел 8 — Текущие заметки

Датированные записи по мере изменений — новый директор по маркетингу, ребрендинг, закрывшаяся площадка, договорённость, принятая по телефону. Новые записи сверху.

Досье в последний раз проверено:

Поддерживайте досье в актуальном состоянии — именно с него начинается подготовка каждого вашего мероприятия.

Использовать этот шаблон

Шаблоны в этом наборе

Набор «Организация мероприятий» включает 8 готовых шаблонов. Каждый — структурированная и полностью редактируемая форма, которой можно поделиться с клиентами, чтобы собрать сведения, документы и подписи в одном месте.

Часто задаваемые вопросы

Что входит в шаблоны «Организация мероприятий»?

Набор «Организация мероприятий» содержит 8 шаблонов: Досье клиента и постоянные предпочтения, Бриф и требования к мероприятию, Чек-лист координации площадки и подрядчиков, Программа дня мероприятия, Обзор и отзыв после мероприятия, Бюджет мероприятия и его утверждение, Договор на услуги по организации мероприятий, Руководство по услугам и пакетам организации мероприятий. Все готовы к работе и полностью редактируются.

Можно ли изменить эти шаблоны?

Да. Любой шаблон Pocper полностью редактируется — добавляйте и удаляйте поля, меняйте формулировки и подстраивайте форму под свой процесс, прежде чем отправлять её клиентам.

Как использовать шаблоны «Организация мероприятий»?

Импортируйте набор в своё рабочее пространство Pocper, откройте шаблон, настройте его под себя и отправьте ссылку — клиенты заполнят форму и загрузят документы, а данные придут в реальном времени.