Досье клиента и постоянные предпочтения
Это ваше постоянное досье у нас — единственный экземпляр, который мы вместе поддерживаем в актуальном состоянии для всех мероприятий. Оно не привязано к какому-либо одному событию. Вносите правки прямо здесь при любых изменениях: новое лицо, принимающее решения, ребрендинг, подрядчик, с которым вы больше не хотите работать. Каждый бриф, бюджет и тайминг, который мы готовим, начинается с того, что записано здесь.
Раздел 1 — Клиент и лица, принимающие решения
Клиент / название организации:
Основное лицо, принимающее решения:
Предпочтительный канал связи и часы:
Кто ещё может утверждать решения от вашего имени — имя, должность, что именно согласовывает и как связаться:
Раздел 2 — Выставление счетов и лимиты согласования
Плательщик (юридическое наименование в счетах):
Адрес для выставления счетов:
Контакт по счетам (имя и эл. почта):
Номер заказа или референс, обязательный в счетах:
Обычный диапазон бюджета на одно мероприятие:
Сумма, которую мы можем расходовать без предварительного согласования:
Всё, что превышает этот лимит, требует письменного согласования от:
Раздел 3 — Бренд и требования к стилю
Цветовая палитра (основной, дополнительный, акцентный):
Шрифты и место хранения макетов бренда:
Тональность, правила оформления и всё, что не соответствует вашему бренду — использование логотипа, формулировки на навигации, стиль фотографий, нежелательные цвета или мотивы:
Брендбук, файлы логотипа или референс-презентация:
Раздел 4 — Постоянные требования к питанию и доступности
Они действуют на каждом мероприятии, если вы не сообщите иное, — мы инструктируем кейтеринг и площадки отсюда, а не спрашиваем каждый раз заново.
Требования к питанию и аллергии, которые мы обязаны учитывать всегда, — включая постоянных гостей с тяжёлой аллергией:
Требования доступности — безбарьерный доступ, посадка, индукционная петля, субтитры, тихая зона, собаки-помощники, медицинские диеты:
Раздел 5 — Подрядчики и площадки
По одной строке на каждого подрядчика. Отмечайте статус, чтобы сразу было видно, кому звонить первым, а кого не бронировать никогда.
Подрядчики или площадки, которых нельзя бронировать ни при каких условиях, и почему:
Раздел 6 — Календарь регулярных мероприятий
Мероприятия, которые повторяются ежегодно, и даты, на которые нельзя ничего назначать, — заседания совета директоров, религиозные праздники, периоды низкого сезона продаж, конкурирующие отраслевые даты.
Даты и периоды, которых следует полностью избегать:
Раздел 7 — История мероприятий
Каждое мероприятие, которое мы провели вместе. Добавляйте строку после каждого — по ним мы сверяем бюджеты и количество гостей в следующий раз.
| | | | | Что повторить / чего избегать |
|---|
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Раздел 8 — Текущие заметки
Датированные записи по мере изменений — новый директор по маркетингу, ребрендинг, закрывшаяся площадка, договорённость, принятая по телефону. Новые записи сверху.
Досье в последний раз проверено:
Поддерживайте досье в актуальном состоянии — именно с него начинается подготовка каждого вашего мероприятия.