Это постоянная карточка наших отношений — один экземпляр на клиента, который обе стороны поддерживают в актуальном состоянии всё время сотрудничества. Она не привязана к отдельному проекту или договору. Если меняется контактное лицо, закрывается проект либо выдаётся или отзывается доступ, вносите изменения сюда, а не заводите новый документ.
Раздел 1 — Организация и юридическое лицо
Коммерческое наименование:
Полное наименование юридического лица:
ОГРН / регистрационный номер:
ИНН / номер плательщика НДС:
Раздел 2 — Плательщик и требования к выставлению счетов
Плательщик (если отличается от указанного выше):
Контакт в бухгалтерии (кредиторская задолженность):
Адрес электронной почты для счетов:
Согласованный срок оплаты:
Нужна ли заявка (PO) до начала работ?
Портал, референс-коды и прочие формальности выставления счетов, которые мы обязаны соблюдать:
Раздел 3 — Контактные лица со стороны клиента
Все, с кем мы взаимодействуем со стороны клиента, за что они отвечают и каковы пределы их полномочий по согласованию. Поддерживайте список в актуальном виде — устаревший перечень согласующих чаще всего и тормозит сдачу результата.
Раздел 4 — Наша команда по клиенту
Контакт по текущим вопросам:
Контакт по счетам и администрированию:
Кто замещает руководителя по клиенту в его отсутствие:
Раздел 5 — Системы и доступы
Каждый инструмент, учётная запись или общее рабочее пространство, к которым нам предоставили доступ, с датой выдачи или отзыва. Никогда не записывайте здесь пароли — только систему, конкретного пользователя и даты.
Сквозной перечень всех работ, выполненных для этого клиента. Добавляйте строку при старте проекта и обновляйте статус при его закрытии.
Раздел 7 — Ритм встреч и предпочтительные каналы
Регулярная встреча — день и время:
Предпочтительный канал для текущего общения:
Куда направляются официальные результаты и согласования:
Часовой пояс и примечания о рабочем времени:
Раздел 8 — Согласованный порядок эскалации
К кому и в каком порядке обращаться, когда что-то идёт не так: сорван срок, есть претензия к качеству, оспаривается счёт.
Первый уровень эскалации (с нашей стороны):
Первый уровень эскалации (со стороны клиента):
Кто принимает окончательное решение, если первый уровень не справился:
Согласованный срок реакции на эскалированный вопрос и возможные исключения:
Раздел 9 — Заметки о сотрудничестве
Датированный журнал всего, что пригодится в следующий раз: реорганизация у клиента, предпочтение, которое мы усвоили на собственном опыте, решение, определившее нашу работу, данная или полученная обратная связь. Новые записи сверху.
Поддерживайте карточку в актуальном виде — это единственное место, где обе стороны найдут ответ на вопрос «кто, как и с какого времени».