Este é o registro permanente único do seu relacionamento com o nosso escritório. Não está vinculado a nenhum exercício fiscal e nunca é preenchido de novo — você e seu contador o mantêm atualizado, e toda obrigação acessória, apuração e orientação que prestamos parte do que está escrito aqui. Sempre que algo mudar — um novo estado, um novo banco, um novo sócio administrador, uma troca de sistema — atualize a seção correspondente e acrescente uma linha datada nas Notas de acompanhamento. Nunca registre números de conta completos nem o CPF integral; apenas os quatro últimos dígitos.
Seção 1 — Identificação e dados cadastrais da empresa
Razão social (exatamente como registrada):
CNPJ — apenas os 4 últimos dígitos:
Estado de constituição (UF da Junta Comercial):
Cliente do escritório desde:
Composição societária — sócios, acionistas ou cotistas e respectivos percentuais:
Endereço para correspondência — onde intimações e comunicados devem ser enviados:
Domicílio fiscal registrado / responsável legal:
Local principal de atividade (se diferente do endereço de correspondência):
Seção 3 — Exercício social e calendário anual de obrigações
Encerramento do exercício social (dia e mês):
Regime contábil (caixa / competência / misto):
As obrigações recorrentes desta empresa a cada ano, quem prepara cada uma e o respectivo prazo:
Periodicidade das obrigações de folha de pagamento (recolhimentos e declarações):
Periodicidade das apurações de ICMS / ISS:
Cronograma de recolhimentos por estimativa:
Seção 4 — Lista permanente de contatos
Todos com quem podemos precisar falar sobre esta empresa — sócio, controller ou responsável pelo financeiro, gerente do banco, advogado, prestador de folha de pagamento, corretor de seguros. Mantenha atualizado para que nada pare enquanto procuramos a pessoa certa.
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Controller / responsável pela escrituração | | |
Gerente da conta bancária | | |
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Prestador de folha de pagamento | | |
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Seção 5 — Inscrições estaduais e municipais, presença fiscal
Estados e municípios em que a empresa possui inscrição — IRPJ, ICMS, ISS, retenções de folha, taxas ou declarações anuais — com o número de inscrição ou a referência do cadastro de cada um:
Situações que acompanhamos e podem gerar novas obrigações — equipe remota, estoque em outro estado, limites de faturamento próximos, vendas por marketplace:
Seção 6 — Sistemas contábeis e acessos
Sistema contábil / de escrituração:
Versão do plano de contas / última reestruturação:
Sistemas de folha, despesas, PDV e guarda de documentos em uso:
Quem tem acesso a cada sistema e em que nível — apenas nomes e funções. Nunca registre senhas ou credenciais nesta ficha.
Seção 7 — Contas bancárias e de recebimento
Informe apenas a instituição e os quatro últimos dígitos — nunca o número completo da conta.
Seção 8 — Histórico do trabalho
Uma linha por ano de trabalho, para que quem assumir esta ficha veja o que foi feito e por quem.
Seção 9 — Saldos e créditos a compensar
Saldos que passam de um exercício para o outro. Atualize-os à medida que cada declaração é entregue — são a primeira informação de quem retoma a ficha.
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Prejuízo fiscal a compensar | | | |
Créditos tributários a compensar | | | |
Base de depreciação / depreciação acumulada | | | |
Lucro tributável do exercício anterior | | | |
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O que está em aberto agora — documentos aguardados, intimações a responder, inscrições em andamento, dúvidas não resolvidas. Registre o responsável por cada item e o prazo:
Última revisão conjunta em:
Seção 11 — Notas de acompanhamento
Registros datados, do mais recente para o mais antigo — opções e regimes escolhidos, posições adotadas e o motivo, alterações societárias, imóveis comprados ou vendidos, intimações recebidas e como foram resolvidas, orientações dadas e a decisão tomada. Esta é a memória do trabalho.
Seção 12 — Anexos da pasta permanente
Anexe os documentos que compõem a pasta permanente — contrato social, alterações contratuais, cartão CNPJ, comprovante de opção pelo regime tributário, inscrições estaduais e municipais, declarações de anos anteriores:
Esta ficha permanece aberta durante toda a relação com o escritório. Mantenha-a atualizada e toda declaração, obrigação e conversa começará em terreno firme.