Ficha de cuenta del cliente
Este es el registro permanente de nuestra relación: una única ficha por cliente, mantenida al día por ambas partes durante todo el tiempo que trabajemos juntos. No está vinculada a ningún proyecto ni encargo concreto. Cada vez que cambie un contacto, se cierre un encargo o se conceda o revoque un acceso, actualízala aquí en lugar de abrir un documento nuevo.
Apartado 1 — Organización y entidad jurídica
Denominación social completa:
CIF / número de registro mercantil:
NIF-IVA (número de IVA intracomunitario):
Apartado 2 — Entidad facturadora y requisitos de facturación
Entidad a la que se factura (si es distinta de la anterior):
Contacto de cuentas a pagar:
Correo electrónico para facturas:
Condiciones de pago acordadas:
¿Se exige pedido de compra antes de iniciar el trabajo?
Portal, códigos de referencia u otros trámites de facturación que debemos seguir:
Apartado 3 — Contactos por parte del cliente
Todas las personas del lado del cliente con las que tratamos, de qué se ocupan y hasta dónde llega su capacidad de aprobación. Mantenlo al día: una lista de aprobadores desactualizada es la causa más habitual de que un entregable se quede parado.
Apartado 4 — Nuestro equipo de cuenta
Responsable de la cuenta:
Contacto de facturación / administración:
Sustitución cuando el responsable de la cuenta está ausente:
Apartado 5 — Sistemas y accesos
Cada herramienta, cuenta o espacio de trabajo compartido al que nos han dado acceso, con la fecha en que se concedió o se retiró. No anotes nunca contraseñas aquí: indica solo el sistema, el usuario asignado y las fechas.
Apartado 6 — Historial de encargos
Una lista continua de todos los trabajos que hemos realizado para este cliente. Añade una fila cuando empiece un encargo y actualiza el estado cuando se cierre.
Apartado 7 — Ritmo de reuniones y canales preferidos
Reunión periódica — día y hora:
Canal preferido para el contacto diario:
Dónde se envían los entregables formales y las aprobaciones:
Zona horaria y notas sobre el horario laboral:
Apartado 8 — Vía de escalado acordada
A quién se avisa, y en qué orden, cuando algo va mal: una fecha incumplida, un problema de calidad, una factura en disputa.
Primer nivel de escalado (por nuestra parte):
Primer nivel de escalado (por parte del cliente):
Responsable de la decisión final si el primer nivel no lo resuelve:
Plazo de respuesta acordado para una incidencia escalada, y excepciones:
Apartado 9 — Notas de la relación
Un registro fechado de todo lo que convenga recordar la próxima vez: una reorganización en el cliente, una preferencia que aprendimos por las malas, una decisión que marcó nuestra forma de trabajar juntos, comentarios dados o recibidos. La entrada más reciente arriba.
Mantén esta ficha al día: es el único sitio al que cualquiera de las dos partes debe acudir para responder «quién, cómo y desde cuándo».