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Serviceleitfaden und Preisliste für Sprachreisen

Dieser Leitfaden erklärt, wie wir arbeiten – von der ersten Beratung bis zur Rückkehr des Schülers –, was unsere Servicegebühr abdeckt, welche Kosten an Dritte gehen und wann jede Zahlung fällig ist. Es ist ein Nachschlagedokument: Es gibt nichts auszufüllen oder zurückzusenden. Die untenstehenden Beträge und Vorlaufzeiten sind Richtwerte; verbindlich sind die Beträge, die in Ihrer unterzeichneten Anmeldevereinbarung festgehalten sind.

Abschnitt 1 — Wie wir arbeiten, Schritt für Schritt

Beratung. Ein 45-minütiges Gespräch über das Sprachniveau, die Ziele, das Budget und den Reisezeitraum des Schülers. Kostenlos und unverbindlich.
Vorauswahl und Angebot. Wir schlagen zwei oder drei Reiseziele und Schulen mit einer vollständigen Kostenaufstellung vor, damit Sie sie gleichwertig vergleichen können.
Schulplatzierung. Sobald Sie sich entschieden haben, reservieren wir den Kurs, bestätigen das Startdatum und sichern die gewünschte Unterkunftsart.
Anmeldevereinbarung und Anzahlung. Wir stellen die Vereinbarung und die Rechnung aus. Die Buchung ist bestätigt, sobald beide erledigt sind.
Visumsunterstützung. Wir stellen das Zulassungsschreiben, den Unterkunftsnachweis und die Zahlungsbelege bereit und führen Sie durch die Antragscheckliste für das jeweilige Land.
Unterkunftsvermittlung. Wir bringen den Schüler in einer Gastfamilie oder Residenz unter und senden die vollständigen Platzierungsdetails, Hausregeln und Anreisebeschreibung.
Vorbereitungsgespräch vor der Abreise. Eine einstündige Sitzung zu Ankunftslogistik, Kultur, Geld, Telefon, Schulerwartungen und dem Notfallverfahren.
Ankunft und Eingewöhnung. Flughafentransfer, Schulorientierung am ersten Tag und ein Check-in-Anruf bei der Familie innerhalb von 48 Stunden nach Ankunft.
Betreuung vor Ort. Eine benannte örtliche Kontaktperson, eine Zwischenbewertung von Fortschritt und Unterkunft sowie eine 24-Stunden-Notrufnummer für den gesamten Aufenthalt.
Rückkehr und Nachbereitung. Zertifikat und Abschlussbericht werden eingeholt, ein Abschlussgespräch geführt und der nächste Schritt geplant, wenn der Schüler dies wünscht.

Abschnitt 2 — Was die Agenturgebühr abdeckt

In unserer Servicegebühr enthalten

Beratung, Bedarfsanalyse und Vorauswahl der Reiseziele
Schulrecherche, Kursauswahl und Abwicklung der Anmeldung beim Anbieter
Unterkunftsanfrage, Vermittlung und Abstimmung mit dem Gastgeber oder der Residenz
Visumsunterlagenpaket, Checklistenberatung und Vorbereitung auf den Termin
Vorbereitungsgespräch vor der Abreise und schriftliche Ankunftsanweisungen
Benannte örtliche Kontaktperson, Zwischenbewertung und 24-Stunden-Notrufnummer
Einholung des Zertifikats, Abschlussbericht und Nachbesprechung nach der Rückkehr

Nicht in unserer Servicegebühr enthalten

Kursgebühren, Einschreibegebühren und Prüfungsgebühren der Schule
Gastfamilien- oder Residenzkosten, Verpflegungszuschläge und Vermittlungsgebühren für die Unterkunft
Flüge, Flughafentransfers, Nahverkehrstickets und Übergepäck
Visumsgebühren, Biometrie, Kuriergebühren und etwaige Gesundheitszuschläge
Prämien für Reise- und Krankenversicherung
Kursbücher, Materialkautionen, optionale Ausflüge und persönliche Ausgaben
Betreuungsdienste (Guardianship), wenn ein Gastland sie für minderjährige Schüler verlangt

Abschnitt 3 — Kosten Dritter

Diese werden von der Schule, dem Unterkunftsanbieter, dem Versicherer oder den Behörden festgelegt – wir geben sie zum Selbstkostenpreis weiter und weisen sie als separate Posten auf Ihrem Angebot aus.

Kosten	Berechnet von	Wann fällig
Kursgebühren und Einschreibung	Sprachschule	Vollständig vor Einreichung des Visumsantrags
Gastfamilie oder Residenz	Schule oder Unterkunftsanbieter	Mit der Restzahlung, 30 Tage vor Ankunft
Reise- und Krankenversicherung	Versicherer	Vor dem Visumsantrag; der Schutz muss den gesamten Aufenthalt abdecken
Visumsgebühr, Biometrie, Gesundheitszuschlag	Konsulat oder Einwanderungsbehörde	Zum Zeitpunkt der Antragstellung – nicht erstattungsfähig
Flughafentransfer	Transferdienst der Schule oder örtlicher Anbieter	Mit der Restzahlung gebucht, sobald die Flüge feststehen
Bücher, Materialien und Prüfungsanmeldung	Schule oder Prüfungsstelle	Vor Ort, in der ersten Kurswoche

Abschnitt 4 — Zahlungsmeilensteine

Meilenstein	Was fällig ist	Zeitpunkt
Buchungsanzahlung	Agentur-Servicegebühr plus Einschreibegebühr der Schule	Bei Unterzeichnung der Anmeldevereinbarung
Zahlung zur Visumsunterstützung	Kursgebühren vollständig, sofern das Konsulat einen Zahlungsnachweis verlangt	Vor Einreichung der Visumsunterlagen
Restzahlung	Unterkunft, Transfers und alle verbleibenden Kurskosten	30 Tage vor Abreise
Kurzfristige Buchung	Der volle Betrag in einer einzigen Zahlung	Bei Buchung innerhalb von 30 Tagen vor Abreise
Zusatzleistungen vor Ort	Kursverlängerungen, Ausflüge, Materialkautionen	Direkt an die Schule während des Aufenthalts

Abschnitt 5 — Stornierung & Erstattungen

Alle Stornierungen müssen uns schriftlich erreichen. Das Datum, an dem wir die Mitteilung erhalten, ist maßgeblich.
Mehr als 60 Tage vor Abreise: Schul- und Unterkunftskosten werden abzüglich des Einbehalts des Anbieters erstattet. Die Agentur-Servicegebühr ist nicht erstattungsfähig, sobald die Vermittlungsarbeit begonnen hat.
60 bis 30 Tage vor Abreise: Erstattungen richten sich nach der veröffentlichten Stornostaffel der Schule; Vermittlungsgebühren für die Unterkunft werden in der Regel vollständig einbehalten.
Innerhalb von 30 Tagen oder nach Kursbeginn: keine Erstattung für ungenutzte Kursgebühren, Übernachtungen, Transfers oder Fehlzeiten.
Visumsablehnung: Wir erstatten alles, was die Schule und der Unterkunftsanbieter an uns freigeben, abzüglich der Agentur-Servicegebühr und bereits ausgegebener Konsulatsgebühren. Senden Sie uns die Ablehnungsmitteilung, sobald Sie sie erhalten.
Eine Verschiebung ist oft günstiger als eine Stornierung – die meisten Schulen verlegen eine Buchung einmal kostenlos, wenn dies mehr als 30 Tage im Voraus verlangt wird.
Erstattungen erfolgen in der Währung der ursprünglichen Zahlung, auf das Konto, von dem die Zahlung erfolgte, innerhalb von 30 Tagen nach Freigabe der Mittel durch den Anbieter.

Abschnitt 6 — Vergleich der Reiseziele

Nur eine grobe Orientierung. Visumskategorien und Bearbeitungszeiten ändern sich; wir bestätigen die aktuellen Regeln für Ihre Staatsangehörigkeit, bevor Sie sich zu etwas verpflichten. Die Kostenbänder vergleichen die Gesamtprogrammkosten pro Woche, nicht nur die Kursgebühren.

Reiseziel	Üblicher Visumsweg	Vorlaufzeit	Beste Saison	Kostenband
Vereinigtes Königreich	Besucher-Route für Kurzkurse; Student-Route ab 6 Monaten	6–10 Wochen	April–September	Hoch
Irland	Kurzaufenthalts-C-Visum; Studienerlaubnis für längere Aufenthalte	6–8 Wochen	Mai–August	Mittel–Hoch
Vereinigte Staaten	F-1 mit I-20 für Intensivkurse; B-2 für Teilzeitstudium	10–16 Wochen	Juni–August, Januar	Hoch
Kanada	eTA oder Besuchervisum unter 6 Monaten; Studienerlaubnis darüber hinaus	8–12 Wochen	Mai–September	Mittel–Hoch
Australien / Neuseeland	Besuchervisum für Kurzkurse; Studentenvisum ab 12 Wochen	8–14 Wochen	September–März	Hoch
Spanien	Schengen-Kurzaufenthalt bis 90 Tage; nationales Studentenvisum darüber hinaus	6–10 Wochen	März–Juni, September–Oktober	Mittel
Deutschland	Schengen-Kurzaufenthalt; Sprachkursvisum für längere Programme	8–12 Wochen	April–Oktober	Mittel
Japan	Vorübergehender Besucher für Kurzkurse; Studentenvisum mit CoE ab 90 Tagen	12–20 Wochen	Einstiege im April, Juli, Oktober	Mittel–Hoch

Abschnitt 7 — Häufig gestellte Fragen

Wie weit im Voraus sollten wir buchen?

Vier bis sechs Monate für ein Sommerprogramm und länger für Reiseziele mit langsamer Visumsbearbeitung. Beliebte Schulen und die besten Gastfamilien werden früh vergeben.

Können Sie das Visum garantieren?

Keine Agentur kann das. Die Entscheidung liegt bei den Behörden. Wir können dafür sorgen, dass die Unterlagen vollständig, stimmig und pünktlich sind – daher stammen die meisten Ablehnungen.

Was, wenn der Schüler mit der Gastfamilie unzufrieden ist?

Wenden Sie sich zuerst an die örtliche Kontaktperson – die meisten Probleme sind Missverständnisse über Mahlzeiten, Wäsche oder Ausgehzeiten und klären sich innerhalb weniger Tage. Andernfalls beantragen wir einen Umzug; Anbieter verlegen einen Schüler in der Regel innerhalb einer Woche nach schriftlicher Anfrage.

Kann ein Schüler in die falsche Kursstufe eingestuft werden?

Die Schulen testen am ersten Morgen und stufen einen Schüler in der ersten Woche kostenlos um. Sprechen Sie es früh an – nach der zweiten Woche werden Änderungen meist abgelehnt.

Betreuen Sie auch minderjährige Schüler?

Ja. Minderjährige werden in geprüfte Juniorprogramme mit begleiteten Transfers, Ausgehzeiten und einer Betreuungsregelung vermittelt, wo das Gastland dies verlangt. Einwilligungserklärungen der Eltern sind Teil des Anmeldepakets.

Kann ein Programm vor Ort verlängert werden?

Oft, abhängig von der Verfügbarkeit von Kurs und Unterkunft und – entscheidend – dem Visum. Fragen Sie uns, bevor Sie die Schule fragen, damit die Einwanderungsseite zuerst geprüft wird.

Wen ruft die Familie im Notfall an?

Die 24-Stunden-Nummer im Vorbereitungspaket, die eine reale Person in der Zeitzone des Reiseziels erreicht. Bei Gefahr zuerst den örtlichen Rettungsdienst, dann uns.

Dieser Leitfaden enthält allgemeine Informationen über unsere Leistungen und ist keine Einwanderungs- oder Rechtsberatung. Visumsregeln unterscheiden sich je nach Staatsangehörigkeit und ändern sich ohne Vorankündigung – bestätigen Sie die aktuellen Anforderungen stets mit uns, bevor Sie Reisen buchen.

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Vorlagen in diesem Paket

The Sprachreise-Agentur pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Häufig gestellte Fragen

What's included in the Sprachreise-Agentur templates?

The Sprachreise-Agentur pack contains 8 templates: Serviceleitfaden und Preisliste für Sprachreisen, Stammakte des Sprachreise-Schülers, Erstberatung & Zielsetzung, Programmempfehlung & Angebot, Gastfamilien- und Unterkunftsvereinbarung, Visumantrag & Dokumenten-Checkliste, Pre-Departure-Briefing & Reisevorbereitung, Zwischen-Check-in & Abschlussprotokoll. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Sprachreise-Agentur templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.