app.pocper.com

Hồ sơ sự kiện khách hàng và sở thích thường trực

Đây là hồ sơ thường trực của bạn tại chúng tôi — một bản duy nhất mà cả hai bên cùng cập nhật xuyên suốt mọi sự kiện. Hồ sơ không gắn với riêng sự kiện nào. Hãy sửa trực tiếp mỗi khi có thay đổi: người ra quyết định mới, tái định vị thương hiệu, một nhà cung cấp bạn không muốn hợp tác lại. Mọi bản brief, ngân sách và kịch bản chương trình chúng tôi lập đều bắt đầu từ những gì ghi ở đây.

Phần 1 — Khách hàng và người ra quyết định

Tên khách hàng / tổ chức:

Người ra quyết định chính:

Vai trò / chức danh:

Email:

Điện thoại:

Kênh và khung giờ liên hệ ưu tiên:

Những người khác có thể phê duyệt thay bạn — tên, vai trò, phạm vi được duyệt và cách liên hệ:

Phần 2 — Thanh toán và hạn mức phê duyệt

Pháp nhân xuất hóa đơn (tên pháp lý trên hóa đơn):

Địa chỉ xuất hóa đơn:

Đầu mối phụ trách hóa đơn (tên và email):

Số đơn đặt hàng hoặc mã tham chiếu bắt buộc trên hóa đơn:

Khoảng ngân sách thường có cho mỗi sự kiện:

Mức chi chúng tôi được phép cam kết mà không cần hỏi trước:

Mọi khoản vượt hạn mức đó cần phê duyệt bằng văn bản từ:

Phần 3 — Nguyên tắc thương hiệu và phong cách

Bảng màu (màu chính, màu phụ, màu nhấn):

Bộ phông chữ và nơi lưu trữ tài sản thương hiệu:

Giọng điệu, quy tắc thiết kế và những gì không phù hợp với thương hiệu của bạn — cách dùng logo, ngôn ngữ trên biển chỉ dẫn, phong cách hình ảnh, màu sắc hoặc họa tiết cần tránh:

Bộ nhận diện thương hiệu, tệp logo hoặc bản trình bày tham khảo:

Tải lên tệp

Phần 4 — Yêu cầu thường trực về ăn uống và tiếp cận

Những yêu cầu này áp dụng cho mọi sự kiện trừ khi bạn thông báo khác, để chúng tôi hướng dẫn đơn vị tiệc và địa điểm từ đây thay vì hỏi lại mỗi lần.

Yêu cầu ăn uống và dị ứng chúng tôi luôn phải đáp ứng — kể cả những người dự thường xuyên có dị ứng nặng:

Yêu cầu tiếp cận — lối đi không bậc thang, chỗ ngồi, vòng trợ thính, phụ đề, không gian yên tĩnh, chó trợ giúp, nhu cầu ăn uống theo chỉ định y tế:

Phần 5 — Nhà cung cấp và địa điểm

Mỗi nhà cung cấp một dòng. Ghi rõ trạng thái để chúng tôi biết ngay nên gọi ai trước và tuyệt đối không đặt lại ai.

Hạng mục	Nhà cung cấp / địa điểm	Trạng thái	Ghi chú

Nhà cung cấp hoặc địa điểm tuyệt đối không được đặt, và lý do:

Phần 6 — Lịch sự kiện định kỳ

Các sự kiện lặp lại hằng năm, cùng những mốc thời gian không bao giờ nên trùng — họp hội đồng quản trị, ngày lễ tôn giáo, mùa kinh doanh thấp điểm, sự kiện ngành cạnh tranh.

Sự kiện định kỳ	Thời điểm thường tổ chức	Quy mô thường thấy	Thời gian chuẩn bị cần có

Ngày và giai đoạn cần tránh hoàn toàn:

Phần 7 — Lịch sử sự kiện

Mọi sự kiện chúng ta đã cùng thực hiện. Thêm một dòng sau mỗi sự kiện — đó là căn cứ để so sánh ngân sách và số lượng khách cho lần sau.

Ngày	Sự kiện	Địa điểm	Số lượng khách	Chi phí cuối cùng	Điều nên lặp lại / nên tránh

Phần 8 — Ghi chú thường xuyên

Ghi chú có ngày tháng mỗi khi có thay đổi — trưởng phòng marketing mới, tái định vị thương hiệu, một địa điểm đã đóng cửa, một quyết định thống nhất qua điện thoại. Mới nhất ở trên cùng.

Hồ sơ được rà soát lần cuối vào:

Hãy giữ hồ sơ này luôn cập nhật — đây là căn cứ khởi đầu cho mọi sự kiện chúng tôi lập kế hoạch cho bạn.

Dùng mẫu này

Mẫu trong bộ này

The Tổ chức Sự kiện pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Câu hỏi thường gặp

What's included in the Tổ chức Sự kiện templates?

The Tổ chức Sự kiện pack contains 8 templates: Hồ sơ sự kiện khách hàng và sở thích thường trực, Bản tóm tắt & Yêu cầu Sự kiện, Danh sách Phối hợp Địa điểm & Nhà cung cấp, Lịch trình Ngày diễn ra Sự kiện, Đánh giá & Phản hồi Sau Sự kiện, Đề Xuất Ngân Sách Sự Kiện & Phê Duyệt, Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện, Hướng dẫn dịch vụ và gói tổ chức sự kiện. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Tổ chức Sự kiện templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.